Является ли счет на оплату платежным документом. Обязателен ли счёт? Приведем инструкцию по выставлению счета на оплату

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Сегодня счет является обычным документом, который служит основанием для согласования с руководством оплаты по безналичному/наличному расчету.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота. Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

• организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
• организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
• организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Зачем нужен счет

Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует . Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

Можно ли выставить счет от физического лица?

Поскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна .

Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги. Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

Счет на оплату от ИП или ООО

Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт . Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее:

• реквизиты ИП или юридического лица (идентификационный код, название организации, ее правовая форма и юридический адрес);
• реквизиты обслуживающего банка (наименование, адрес, расчетный и корреспондентский счета, БИК);
• коды (ОКПО, ОКОНХ).

После указания ИП своих реквизитов и реквизитов покупателя, проставляется номер счета и дата его формирования и указывается наличие или отсутствие НДС. В конце документа ИП необходимо указать фамилию, инициалы и поставить подпись. Печать ставить не обязательно.

Чаще всего счет создается в стандартной офисной программе Excel или Word: там необходимо сделать шаблон, в который в дальнейшем будут вноситься данные.

Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета. К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности. Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет.

На следующем видео — выписка счета в программе 1С 8.2:

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

• исходящий и входящий собственный номер;
• имя, контактные данные продавца;
• сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
• дату выписки;
• данные о компании и налогообложении;
• дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
• номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
• итоговая сумма;
• платежные условия;
• и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

• Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
• Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры — в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
  В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
• Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
• На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
• Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
• Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Вряду документов, служащих подтверждением предварительной договоренности о покупке товаров или получении услуг есть и счет на оплату. Он не входит в перечень первичных бухгалтерских документов и может быть составлен в свободной форме.

Тем не менее, есть ряд условий, которые следует соблюсти при составлении счета. Каких именно, сейчас выясним.

В нижней части страницы размещены кнопки, нажав на которые, посетитель может бесплатно скачать бланк счета на оплату, а также образец заполнения этого документа.

Какие данные должен содержать счет на оплату

Документ остается документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Проще всего бесплатно скачать образец счета на оплату 2018 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?

• порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
• платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
• реквизиты плательщика и грузополучателя.

  Первичная документация

  Вслучаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их, КПП (если эти коды присвоены);

• названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
• облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
• использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
• подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

Бесплатно скачав бланк счета на оплату 2018 года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки. Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.

Особенности применения документа

Каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать форму этого документа, но если бесплатно скачать бланк счета на оплату 2018 года, то вы заранее будете знать, какие сведения в него требуется внести обязательно. Обращаем ваше внимание на пункт о подписях и печати. Здесь не обязательно должны быть оригинальные оттиски печатей и собственноручные подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия. Законодательством РФ допускается и другой вариант: счета, что отправляются по e-mail или факсу, могут быть скреплены факсимильными копиями подписи уполномоченных лиц и оттиском печати компании.

Неким конкурентным преимуществом будет применение фирменного бланка, с использованием логотипа организации, ее слогана, корпоративных цветов и прочей символики.

Но никакие украшения не помогут, если счет заполнен неграмотно. То есть, не соответствует самым главным требованиям к оферте: в нем отражен не весь список товаров, сами товары имеют неполные названия, отсутствуют подписи уполномоченных лиц и иные важные детали, перечисленные выше.

В этом случае договор поставки будет считаться заключенным лишь после передачи товара потребителю и подписания товарной накладной. Но покупатель и после оплаты товара не сможет, имея такой несовершенный счет, предъявлять поставщику претензии, базирующиеся на договоре поставки. Скажем, покупатель не сможет потребовать заменить товар или изменить его количество. Но право потребовать возврата уплаченных за товар денег он имеет, основание: необоснованное обогащение. На нашем сайте можно бесплатно скачать образец счета на оплату 2018 года, составленный на основе требований самых распространенных бухгалтерских программ.

Счет на оплату является официальным подтверждением факта продажи. На его основании поставщик осуществляет учет движения товара на складе, а для покупателя он служит основанием для оплаты заказанного товара.

Иногда документ выписывают предварительно, дают таким образом покупателю шанс оценить ассортимент товаров и услуг, их стоимость. Взвесив все аргументы, потребитель производит предварительную оплату.

Другой вариант: счет на оплату выписывается в момент отгрузки, так же как и иные сопроводительные документы: товарная накладная ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная 1-Т и другие, требуемые в связи со спецификой товара. В этом случае оплата производится по факту покупки.

В ряде случаев вообще счет на оплату не оформляется, это все же не обязательный документ. Его могут заменить накладная, договор, другой документ, который предусмотрен в данном случае по договоренности сторон.

Скачать бланк и образец счета на оплату

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

Главная > Бухгалтерия Онлайн

๑۩۞۩๑

подскажите плиз. копии счетов на оплатус визами, с подписями действительны или нужны обязательно оригиналы счетов?

Мария

нужны оригиналы…..лучше перестраховаться,чем дрожать при проверке))))

Ксения

Совсем не обязательно. При проверке нужны счета-фактуры и соответственно накладныеили акты.

Валентина

Согласна с Ксенией, при проверке например НДС налоговики как правило к отсутствию счета на оплату претензий не имеют. При проверке Налога на прибыль тоже. Но вот при общей документальной проверке в некоторых случаях претензии могут. Например:
В договоре с покупателем или поставщиком четко прописано, что наличии счета обязательно.
В учетной политике организации, есть условие, например что бухгалтерия имеет право производить платежи только при наличии счета завизированного руководством.
Но отмечу, ни в налоговом ни в гражданском ни в бухгалтерском законодательстве, счет на оплату не является обязательным документом, подтверждающим факт сделки или обязательным условием для оплаты. Поэтому проще не делать на этот документ обязательным при составлении договора или учетной политики и проблем не будет.

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Мадина

Факт реализации товара, оказания услуги или выполнения работы подтверждает счет-фактура и соответствующая накладная или акт, их мы и проводим, а счет на оплату может быть и по факсу и оригиналы не обязательны!

๑۩۞۩๑

Спасибо большое всем за ответы!

Олег

Факт реализации товара, оказания услуги или выполнения работы подтверждает накладная или акт выполненых работ. Счет фактура не может служить даже косвенным подтверждением реализации. Это доказано арбитражной практикой, но это так, к слову.
ПО ГК РФ все сделки должны быть оформлены договорами. Счет является одной из форм письменного договора. Именно поэтому некоторые сделки осуществляются только с выставлением счета. А вот тут вы уж делайте выводы сами — примут у Вас контролирующие органы документ подтверждающий факт заключения сделки в формате факсимильного сообщения?
Я думаю нет. 😀

Александра

Валентина права! Тем более если это коммерческая организация, то вопросов вообще никаких не должно быть! Могу доколупаться в бюджете……и то не факт……

счета на оплату

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ (заполните форму ниже)

Открываем секреты счета на оплату. Является ли первичным документом счет?

Как известно, счет предоставляется компанией-продавцом – покупателю (юридическому или физическому лицу).

Счет содержит информацию, необходимую для перечисления оплаты.

А именно:

Наименование компании-продавца

Юридические реквизиты компании-продавца (адрес, код)

Банковские реквизиты продавца (номер банковского счета, наименование банка, код банка)

Номенклатуру товаров или услуг, за которые производится оплата

Сумма к оплате

Наименование покупателя

Подпись лица, выписавшего счет

Является ли счет первичным документом?

Прежде всего, следует разобраться в понятиях.

Первичный документ – это документ, оформленный надлежащим образом, который содержит информацию о хозяйственной операции и подтверждает факт осуществления такой операции. Записи в бухгалтерском учете осуществляются на основании первичных документов.

Первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты.

Заметим, что все счета можно разделить на 2 вида: счет-проформа и счет-фактура.

Счет-проформа – это счет, который выставляется до передачи товаров покупателю или до оказания работ или услуг.

Счет это первичный бухгалтерский документ

То есть, это счет на предоплату.

Счет-фактура – это счет, который выставляется покупателю по факту осуществления хозяйственной операции.

Некоторое время назад были внесены изменения в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»*, целью которых было упрощение документооборота на украинских предприятиях и сокращение перечня обязательных реквизитов первичных документов.

В то же время, ГФС Украины придерживается иной позиции. В своей индивидуальной налоговой консультации*** налоговики утверждают, что счет-фактура по своему назначению не соответствует признакам первичного документа. Он не фиксирует хозяйственных операций, распоряжений или разрешений на проведение хозяйственной операции, и носит только информационный характер.

Надо заметить, что на практике, на предприятиях не всегда понимается разница между счетом-проформой и счетом –фактурой. Нередко на предприятии все счета называют «счет-фактура», в том числе и те, которые выставляются на предоплату, что, конечно, не правильно. В таких случаях, говорить об использовании счета-фактуры, как первичного документа, с точки зрения автора, рано.

* Закон України від 03.11.2016 N 1724-VIII "Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар’єрів для експорту послуг"

У меня такой вопрос: если мы оплатили услуги по счету без заключения договора, обязателен ли оригинал счета или достаточно его копии?

Оригинал счета лучше иметь в том случае, если его оплата подтверждает заключение договора на оказание услуг. В Вашем случае оригинал необходим.
Письменная форма сделки считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор (оферта) принято в порядке пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ. Для этого лицо, получившее предложение заключить договор (оферту), должно совершить действия, указанные в этом предложении (акцепт). В Вашей ситуации в качестве письменного предложения заключить договор (оферты) выступает выставленный счет на оплату услуг независимо от суммы сделки. А действием, свидетельствующим о принятии данного предложения (акцептом, т. е. заключением договора), является оплата данного счета организацией. Такой порядок основан на положениях пунктов 1 и 3 статьи 434 и статьи 435 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, законодательство не ограничивает возможности сторон вступить в гражданско-правовые отношения посредством направления одной из них в адрес другой счета и его оплаты второй стороной. Договор оказания услуг будет считаться заключенным при таких условиях. Но в этом случае оригинал счета лучше иметь от исполнителя и приложить к счету платежное поручение, подтверждающее факт заключения договора.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статьях газ еты «Учет.Налоги.Право», которые Вы можете найти в закладке «Журнал»

1. Статья: Что проверить в счете контрагента перед оплатой

Поставщик прислал счет на оплату, в котором отсутствуют некоторые обязательные реквизиты первички. Например, вместо подписи директора стоит факсимиле. Действителен ли такой документ?

Да, действителен. Счет на оплату не является первичным документом. Первичку оформляют на каждый факт хозяйственной жизни (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ ). А счет - это лишь информация для покупателя о цене товара и реквизитах, по которым можно перечислить деньги. Компания вправе разработать бланк счета со своим набором реквизитов. Например, решить, что в счете будут круглая печать и факсимильная подпись директора. Стороны сделки могут согласовать форму счета на оплату в договоре.*

2. Ситуация: Может ли покупатель принять к вычету НДС с аванса (частичной оплаты) в денежной форме, если в договоре предусмотрена предварительная оплата товаров (работ, услуг, имущественных прав), но не указана конкретная сумма авансового платежа

Да, может.

В рассматриваемой ситуации покупатель (заказчик) вправе принять к вычету сумму НДС, указанную в счете-фактуре, который поставщик (исполнитель) выставил ему при поступлении аванса (частичной оплаты).

Если в договоре не предусмотрено условие о предварительной оплате или сам договор отсутствует, покупатель (заказчик) не имеет права на вычет. Даже если предоплата перечислена по счету, выставленному поставщиком (исполнителем).

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39 *.

Ольга Цибизова , начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Статья: Когда покупателю и продавцу никак не обойтись без счета на оплату

Марина Астахова, эксперт «УНП»

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ

Счетом на оплату можно подтвердить расходы
По счету проще взыскать неустойку за просрочку оплаты

Участники форума на сайте «УНП» обсуждали вопрос, надо ли выставлять счета на оплату и насколько вообще нужен такой документ. Ведь ни в одном законе о счете на оплату не сказано. Это действительно так, но есть ситуации, когда такой счет все же нужен и поставщику, и покупателю.

КСТАТИ. Разницы между просто счетом и счетом на оплату нет. Это один и тот же документ. Унифицированной формы такого счета нет, к первичным его также не относят. Обычно в нем приводят дату и номер счета, банковские реквизиты поставщика, основание платежа и его сумму, а также срок внесения платы.

Счет на оплату для подтверждения расходов

Если обязанность поставщика выставить счет на оплату прописана в договоре, то счет необходим. К примеру, по коммунальным услугам или услугам связи, когда их точное количество и сумму за месяц можно узнать только на основании счета на оплату от поставщика. В налоговом и бухгалтерском учете счет на оплату подтвердит экономическую обоснованность затрат, в частности количество полученных работ или услуг (письмо Минфина России от 04.06.10 № 03-03-06/1/382).

Счет на оплату может защитить и поставщика. Покупатели, которые не вовремя оплачивают поставку или выполненные работы, ссылаются именно на то, что поставщик не выставил счет на оплату. А значит, не имеет права требовать неустойку или пени за просрочку. Суды поддерживают поставщиков, только если в договоре четко прописано, в какие сроки должна поступить оплата и покупателю известна сумма платежа (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 11.08.09 № КГ-А40/7477-09, Волго-Вятского округа от 09.04.09 № А39-3128/2008-138/21).

Счет на оплату для внутреннего учета

Когда обязанность выставлять счета на оплату договором не предусмотрена, то сумму, которую должен заплатить покупатель, сроки расчетов и поставки в таких случаях стороны подробно согласуют в договоре.

Однако счет на оплату может понадобиться покупателю для внутреннего учета. Например, когда финансовой службе покупателя для перечисления денег необходимо получить на нем визу руководителя. Вместе с тем «необязательный» счет на оплату для бухгалтерского и налогового учета не нужен. Хозяйственные операции он не подтверждает, поэтому в любом случае потребуются подписанные акты, накладные, счета-фактуры и другая первичка.

Счет на оплату может заменить договор

Счет может выступать как оферта и заменять договор, оплата счета рассматривается тогда как акцепт оферты. Но для этого счет должен содержать все существенные условия договора. Например, для поставки это цена товара, его наименование и количество, а также порядок и сроки расчетов. Поэтому в счете-оферте важно написать срок действия (п. 2 ст. 437, п. 3 ст. 438 ГК РФ). Такой счет подтвердит обоснованность расходов покупателя (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.03.09 № КА-А40/1402-09).*

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

28.01.2014 г.
С уважением, Александр Ермаченко, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».

Поставщик по заявке выставил счет электронно на товар в сумме 1000рублей без подписей и без печати организации. Наш руководитель поставил визу и я перечислила на основании данного счета платеж. По факту товар пришел на сумму 800 рублей т.г. в наличии товара на момент отправки осталось меньше. Пришли документы с товаром: счет и ТТН на сумму 800руб. Я попросила прислать счет на сумму 1000 рублей оригинал с подписью и печатью чтобы подшить к банковским документам, ведь перечисление сделано на основании первого счета. Имею ли я право требовать ориганал счета до исправления и чем нужно мотивировать?

Ответ

при отсутствии оригинала счета налоговым органом может быть сделан вывод о том, что в связи несоблюдением письменной формы сделки договор следует считать не заключенным. Как следствие, все расходы по этой сделке могут быть исключены из налогооблагаемой базы по прибыли (как у продавца, так и покупателя). А также покупателю может быть отказано в вычетах по НДС по такому договору.

Таким образом, оформление письменного договора (или счета) в интересах как продавца, так и покупателя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» vip -версия

При этом важно, чтобы счет-оферта содержал все существенные условия договора. Иначе суд не признает договор заключенным и взыщет со стороны, получившей оплату, неосновательное обогащение и проценты за пользование чужими денежными средствами.

Пример из практики: покупатель перечислил аванс поставщику по выставленному счету. Счет-оферта не содержал существенные условия договора поставки. Суд отклонил довод о заключении между сторонами договора и удовлетворил требования о взыскании неосновательного обогащения

ЗАО «Н.» перечислило ОАО «С.» денежные средства в размере 1 515 000 руб., указав в назначении платежа: «аванс за систему внутриобъектовой связи по договору от 27.04.2009 № 090427-9. по счету от 27.04.2009 № 122». Позже стороны не заключили договор, и ЗАО «Н.» письмом попросило вернуть перечисленные средства.

ОАО «С.» решило, что договор поставки заключен, а ЗАО «Н.» своими конклюдентными действиями по оплате выставленного счета-оферты дало свое согласие на заключение договора. Поскольку ОАО «С.» не собиралось возвращать деньги, ЗАО «Н.» обратилось в суд с требованием о взыскании 1 515 000 руб. неосновательного обогащения и 3935 руб. процентов за пользование чужими денежными средствами.

Суд удовлетворил требования ЗАО «Н.», указав на то, что «направленный в адрес истца счет-оферта не может свидетельствовать о заключении между сторонами названного выше договора, поскольку не содержит существенные условия договора поставки (наименование и количество товара, срок поставки)» ().

Виктор Анохин

доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлия Копеева

старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Екатерина Ковалева

ведущий юрисконсульт договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

2. Статья: Отсутствие письменного договора поставки не причина для доначислений

С поставщиком не заключался письменный договор. Это нарушение статьи 161 ГК РФ.* Так заявила инспекция, отказав в вычете «входного» НДС.

Контракт, как возразил налогоплательщик, признается заключенным в момент получения поставщиком акцепта (). На получение акцепта, к примеру, указывает оплата товара (). Она произведена. Это, как вытекает из статьи 434 ГК РФ, свидетельствует о соблюдении письменной формы расчетов.

Реальность поставки не опровергнута. В суд предъявлены накладные, в которых перечислены поставляемые товары, их стоимость и количество. Если такая информация имеется, то «условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным» (). Подчеркнув это, ФАС Северо-Западного округа отменил доначисления.*

Налогоплательщикам помогают выиграть дело в суде и другие доводы. Например, ссылка на документы о реализации закупленных товаров либо использовании материалов (). Или платежки, счета-фактуры, дебетовые записи по счетам 10 либо 41 (). Или уведомления на отгрузку материалов, документы на их перевозку, приходные ордера на поступившие ценности ().

Вышеприведенная информация не касается вычета НДС с аванса. Допустим, он перечислен без наличия письменного договора. Но имеются заявки на продукцию и счета, в которых приведены сведения о товаре и сумма аванса. В этом случае ФАС Центрального округа признавал законность вычета (). Только это решение единично. Оно противоречит . И в других округах налогоплательщика могут не поддержать. статьи 172 НК РФ прямо указывает на то, что НДС с аванса вычитается «при наличии договора, предусматривающего» внесение предоплаты. Не прописана возможность вычета, если условие о предоплате закреплено не в контракте, а в других документах.

Решения судов по похожим спорам

Раз товар оприходован, то отсутствие письменного договора — недостаточная причина для отказа в вычете НДС по полученным ценностям, на что и указал арбитраж, защищая интересы налогоплательщиков (см., например, постановления , и .

В подобных обстоятельствах суд отменяет и доначисление налога на прибыль. Сошлемся, в частности, на постановления , и .

Есть единичные решения в пользу инспекции (например, ). Они принимаются в том случае, когда есть причины усомниться в реальности сделки. Скажем, отсутствуют документы на хранение приобретенных товаров и дальнейшую их реализацию, не представлена отчетность поставщиком, не приведена полная информация в накладных…

3. Статья: Отвечает чиновник. Налог на прибыль: расходы учитывайте грамотно

Для нужд бухгалтерии магазина был куплен компьютер стоимостью 18 700 руб. Организация-поставщик представила накладную по и счет-фактуру. Заключить договор в письменном виде продавец отказался. Вправе ли магазин включить стоимость компьютера в состав материальных расходов при отсутствии договора?

Магазин вправе так поступить. Поясню. В НК РФ сказано, что расходы необходимо подтвердить документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В частности, требования гражданского законодательства таковы. Сделки юридических лиц между собой должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (последние заключаются в нотариальной форме). Основание - статьи 161 ГК РФ. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность (). Но обязанность сторон письменно оформлять договор купли-продажи оргтехники Гражданским кодексом РФ прямо не предусмотрена. Поэтому несоблюдение письменной формы договора при покупке компьютера само по себе не приводит к недействительности сделки. При наличии косвенных документов, подтверждающих расходы на приобретение компьютера, его стоимость можно учесть в целях налогообложения прибыли. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 27 мая 2011 г. № 03-03-06/1/314.&

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.