Что можно назвать документом. Виды документов в делопроизводстве

Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например,

знакразъединения).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строкеубирают знаком).

Знак ↓ применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркиваютзнааками соединения).

Знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, о ш и б о ч н о напечатанные в разрядку, восстанавливают).

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник).Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа.Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный

и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника.Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческохозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.),контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его

форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г . Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм)

и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерациипомещают на бланках докумен-

тов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организацииили товарный знак (знак обслуживания)помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документовОКУД (класс 0200000) .

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год.День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000 . Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца.Например: 2000 .01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).Например: 1 марта2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией

о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) простав-

ляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалистуА.С. Сидорову

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию

и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12 А.Н. Гуляеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из словаУтверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа втворительном падеже , его даты и номера.Например:

Утверждаю

Протокол общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 12

Утверждаю

Приказ Председателя Правления банка от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Личная подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке

к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1 к постановлению администрации области от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица,

с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляютвизой , которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже рекви-

зита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

Из статьи вы узнаете:

Понятие и виды документов

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”. В основном, они сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

• хранение данных и их накопление;
• учет информации;
• многократное использование;
• передача другим лицам;
• возвращение к данным во времени;
• доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация - это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Из чего состоит документ?

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.

Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами . Согласно Госстандарту 351141-98 в сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав. От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно.

Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма - набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

Зачем классифицировать документы по видам?

Классификация представляет собой деление служебных бумаг на виды, исходя из признаков сходства и различия. Это необходимо в современном делопроизводстве для определения принципов составления и оформления документации, выявления оптимальных форм и методов работы.

Основная цель классификации - повысить оперативность и эффективность работы административного аппарата. Она помогает обеспечить быстрый поиск в документальном массиве, ускоряет делопроизводственные процессы, исполнение и контроль.

Классификация необходима для унификации официальных бумаг. Она служит базой для создания автоматизированных систем делопроизводства, разработки единых правил составления и оформления документации, создания шаблонов и трафаретных текстов.

Вложенные документы:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
• Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Современные службы делопроизводства в основном имеют дело с официальными документами. Они создаются юридическими или физическими лицами для реализации основных функций управления: учет, планирование, финансирование, снабжение, прогнозирование и контроль.

Помимо происхождения, существует множество оснований для выделения основных видов документов в делопроизводстве:

• способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи;
• содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу;
• наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.;
• особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые;
• степень сложности: сложные и простые;
• место составления: внутренние и внешние;
• сроки исполнения: срочные и несрочные;
• степень гласности (ограничение доступа): обычные, секретные, для служебного пользования;
• юридическая сила: подлинные и подложные;
• назначение: оригинал, копия (отпуск, выписка, дубликат);
• срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Среди видов документов в общем делопроизводстве принято выделять организационно-распорядительные, справочно-информационные и кадровые (по личному составу).

Читайте также:

Организационно-распорядительные документы

К данному виду, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, входят: приказы, постановления, решения, распоряжения. Этот вид служебных бумаг служит для документирования деятельности организаций, принадлежащих различным уровням управления или власти, а также негосударственных учреждений. В этой группе можно выделить: учредительную документацию предприятия и акты, регламентирующие текущую деятельность. Порядок принятия административных решений в конкретной компании (принимается ли решение единоначально или коллегиально) определяет выбор конкретного способа документирования управленческой деятельности, технологии делопроизводства.

Так, например, первое лицо компании издает приказы и дает указания. Его заместители, а также руководители основных организационных подразделений - распоряжения и указания. Если же административный вопрос решается коллегиально (например, советом директоров), то он документируется постановлением или решением. В некоторых случаях для повышения эффективности делопроизводства к разработке проекта привлекаются рабочие группы или комиссии, состоящие из специалистов и практиков.

Справочно-информационная документация

К этому виду принадлежат бумаги, содержащие сведения, необходимые для производственно-хозяйственной деятельности компании. Их используют для передачи информации между адресатами и для фиксации данных и значимых фактов.

К этой группе относятся: официальные письма, служебные записки, докладные, справки, акты, сводки, телеграммы, телефаксы, отчеты, прогнозы и аналитические материалы.

Основная особенность данного вида состоит в том, что бумаги могут не требовать обязательного исполнения. Основанием для принятие решений на базе данной группы может быть только резолюция руководства.

Документы по личному составу

Данный вид официальных бумаг необходим в делопроизводстве для того, чтобы регламентировать трудовые взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, специалистами одного организационного уровня. Кроме того, они характеризуют работников компании. В эту группу входят: личные заявления сотрудников, приказы о назначении в должность или снятии с нее, листок по учету кадров, автобиографии сотрудников, трудовые книжки, а также вся документация, которая подшивается в личное дело сотрудника.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам голосования включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ
герб субъекта РФ
эмблема организации или товарный знак
код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа
место составления или издания документа
адресат
гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту
отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Классификация документов.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всœех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определœения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. В случае если создание документа обычно является функцией руководителœей структурных подразделœений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. По этой причине выделяются следующие ресурсы использования документа:

1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются крайне важно сть удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определœенного времени.

Чтобы выработать определœенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это делœение документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителœей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - крайне важно е условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов состоит в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Размещено на реф.рф
Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателœем этого признака является срок исполнения документа͵ который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всœех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истинœе.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа͵ оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа͵ а дубликат - второй экземпляр документа͵ выданный в связи с утратой подлинника.

Классификация документов. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Классификация документов." 2017, 2018.

В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством. В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы. Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения. В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: их виды регулируются законодательством Беларуси. В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.

Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

• правильное и качественное составление бумаг;
• организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

• стандартизация;
• законодательное регулирование;
• создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами - почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

• организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
• справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
• личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные - следующие:

• трафаретные;
• индивидуальные;
• типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение. В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ. Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

• название;
• дата оформления;
• наименование фирмы;
• описание операции;
• измерители;
• перечень ответственных лиц;
• подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Виды записок

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.

Служебная записка - это или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

• регистрацию;
• издание;
• исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

• их формируют в разные дела - по времени хранения;
• папки должны группироваться по году;
• не следует допускать перенаполнения дела;
• бумаги хранятся в хронологическом порядке;
• с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
• приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.