Образец акта приема передачи основных. Подвиды акта приема-передачи. Особенности и юридическая поддержка
В бухгалтерском учете объекты ОС ставятся на учет на основании соответствующей «первички». В частности, речь идет об унифицированной форме акта приема-передачи № ОС-1, без которого при покупке основных средств не обойтись. Ошибки, допущенные при оформлении данного документа, могут повлечь весьма неблагоприятные налоговые последствия. Поэтому имеет смысл сделать все возможное, чтобы предотвратить различные недоразумения.
Быть или не быть?
Прежде чем составлять акт приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1, необходимо разобраться, действительно ли в нем есть необходимость и сколько экземпляров нужно оформить.
Составляется такой акт № ОС-1 «О приеме-передаче основных средств (за исключением зданий, сооружений)» в следующих случаях (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утв. постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7):
Для включения объекта имущества в состав основных средств и ввода его в эксплуатацию, если такой объект поступил в результате заключения договоров купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если объект учитывается на балансе лизингополучателя).
В случае выбытия из состава основных средств при передаче другой организации.
Следует отметить, что если передается объект ОС, относящийся к материально-производственным запасам, акт по форме № ОС-1 составлять необязательно. Речь идет об имуществе, в отношении которого организацией принято решение о его учете в составе материально-производственных запасов. На это указывает Минфин в письме от 30 мая 2006 г. № 03-03-04/4/98. Напомним, что подобная возможность существует, если стоимость актива не превышает 40 000 руб., или лимита, установленного компанией, но укладывающегося в упомянутый предел.
Особо нужно выделить процесс документирования операций по приобретению основных средств, которые требуют монтажа. При покупке такого оборудования необходимо сначала составить акт о приеме (поступлении) оборудования по форме № ОС-14, а уже после завершения процесса монтажа и перевода оборудования в состав основных средств оформляется акт по форме № ОС-1.
Специальный порядок составления акта предусмотрен также для основных средств, бывших в эксплуатации. По ним отдельный акт по форме № ОС-1 не составляется. Организация-покупатель просто заполняет отдельные строки и графы в том акте, который ему передал продавец. Причем ели такое имущество приобретается для перепродажи, свою часть акта покупателю заполнять вообще не нужно (это следует из анализа положений подп. «в» п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина от 30 марта 2001 № 26н, письмо Минфина от 16 апреля 2010 г. № 07-02-10/17).
Прежде чем приступить к рассмотрению порядка заполнения акта приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1, следует отметить, что в данной статье речь пойдет о заполнении именно унифицированной формы. Однако у организаций есть возможность дополнить закрепленную форму собственными реквизитами, утвердив получившийся вариант формы приказом руководителя (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержден постановлением Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20). Например, целесообразно добавить графы или строки для данных налогового учета.
Делай раз…
Приступая к заполнению первой страницы акта № ОС-1, начать следует со сведений об организации-получателе и организации-сдатчике. Причем данные о последней компании указываются только в том случае, если акт составляется при приобретении «подержанных» ОС. Для операций по покупке нового имущества указываются только данные покупателя (письмо Росстата от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205).
Расположенная справа от вышеуказанного реквизита таблица («Дата принятия к бухгалтерскому учету», «Дата снятия с бухгалтерского учета» и т.д.) заполняется продавцом и только в том случае, если передается бывшее в употреблении имущество. При продаже нового ОС в указанной таблице необходимо проставить прочерки.
Особое внимание при заполнении данной таблицы следует обратить на реквизит «Номер амортизационной группы». Там передающая сторона указывает амортизационную группу, к которой у нее относилось основное средство, если, конечно, речь идет о бывшем в употреблении ОС. К той же группе будет его относить и покупатель (п. 12 ст. 258 НК), поэтому если данный реквизит не будет заполнен, у получающей стороны возникнут проблемы с налоговым учетом основного средства. Исключением являются случаи, когда актив приобретается у организации, применяющей спецрежим, поскольку таковые не определяют амортизационную группу для целей налогообложения. В подобной ситуации сделать это можно и самостоятельно.
В графе «Место нахождения объекта в момент передачи» указывается адрес склада продавца, если имущество передается покупателю на складе продавца. Если же продавец доставляет оборудование до склада покупателя, то в данной графе прописывается адрес покупателя.
В технической документации также можно найти данные об организации-изготовителе объекта имущества, отражаемые в графе «Организация-изготовитель».
Если какой-либо из реквизитов заполнить невозможно, то в соответствующей графе необходимо проставить прочерк.
Также следует отметить, что первая страница акта обязательно должна быть подписана обеими сторонами – покупателем и продавцом. Сделать это нужно в специально предусмотренном месте, где проставлен гриф «Утверждаю». Подписи должны быть проставлены с указанием должности подписавшего лица и расшифровкой подписи. Там же указывается дата утверждения сторонами акта. Многие люди задуют вопрос: чем же так привлекают индивидуалки мужчин? Естественным и понятным является то, что чаще всего клиенты индивидуалок – это свободные люди, не обремененные постоянными связями. Когда мужчина пользуется услугами индивидуалки г. Владивосток , то он удовлетворяет одну из своих физических потребностей – секс. Осуждать таких мужчин не имеет смысла, ведь они действуют согласно зову природы, а индивидуалки в этом им помогают, по своей личной инициативе. Вот поэтому индивидуалок еще называют жрицами любви.
Это важно! Как разъяснил Минфин в письме от 5 июля 2010 г. № 03-03-06/1/448, в случае отсутствия у получателя акта приема-передачи по бывшему в эксплуатации основному средству амортизация по такому основному средству у него не начисляется.
…делай два…
Вторая страница акта № ОС-1 начинается с раздела 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи». Этот раздел заполняется передающей стороной, что, в свою очередь, означает, что при передаче нового актива он не заполняется.
Особого внимания здесь заслуживает графа 4 «Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)». Указанный срок определяется путем уменьшения срока, прошедшего от даты ввода основного средства в эксплуатацию до даты списания его с учета, на срок, в течение которого объект фактически не использовался.
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» заполняется покупателем основного средства.
В графе 1 «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету» указывается сумма, которая списывается с кредита счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в дебет счета 01 «Основные средства» (План счетов бухгалтерского учета, утвержден приказом Минфина от 31 октября 2000 № 94н).
В графе 2 «Срок полезного использования» отражается СПИ, установленный покупателем для данного основного средства. В графе 4 «Норма амортизации» указывается показатель, рассчитанный с учетом СПИ, отраженного в графе 2.
В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» указывается дополнительная информация о передаваемом объекте, например его состояние, наличие дефектов. Обязательным заполнение данного раздела является только в том случае, если в состав передаваемого оборудования входят детали из драгоценных металлов. Такая информация, как правило, отражается в технической документации основного средства. В противном случае в третьем разделе можно проставить прочерки.
…делай три
Третья страница акта № ОС-1 начинается со сведений о комиссии по приему-передаче. Заполняется данный раздел, естественно, только в том случае, если такая комиссия создавалась.
Тогда на третьей странице акта комиссия указывает дату испытания, указывает, соответствует или нет основное средство техническим условиям, а также устанавливает необходимость доработки и делает соответствующую пометку в акте.
Ниже комиссия подробно раскрывает, что именно не соответствует техническим условиям и какая доработка требуется. После этого с учетом всех замечаний комиссия делает вывод о результатах проверки.
Графа «Примечания» заполняется в том случае, если по результатам проведенной проверки был составлен какой-либо документ. В этом случае его реквизиты указываются в данной графе.
В самом конце третьей страницы акта предусмотрены реквизиты подписи лиц, сдавших и принявших объект основных средств. После подписания документа он передается в бухгалтерию, где на его основании открывается инвентарная карточка учета по форме № ОС-6. Об открытии карточки делается пометка в самом акте № ОС-1.
Валерия Постнова, эксперт ООО «Центр экономической информации»
Субъекты предпринимательства могут заключать различные договора, которые являются основанием для возникновения определенных прав и обязательств. На практике очень часто они также передают друг другу определенное имущество, которое относится к категории основных средств.
Данный факт должен быть документально подтвержден. При этом возникает необходимость заключения не только соответствующего договора, но и акта о передаче имущества, в том числе и основных средств.
Его оформление должно производиться согласно утвержденной форме ОС-1. Оно необходимо в тех случаях, когда принятый объект включается в состав основных средств, которые принадлежат стороне, принимающей их.
Если передаваемый объект не нуждается в проведении монтажных работ, то акт составляется непосредственного после его приобретения. Если же требуется проведение подобных работ, то данный документ должен быть составлен после их окончания.
А какие особенности имеет акт о приеме передаче объекта основных средств, как он должен быть составлен, и какие законодательные требования предъявляются?
Цель подобной бумаги
Акт о приеме передаче основных средств применяется для осуществления операций с дорогостоящим имуществом, которые проводятся между субъектами предпринимательства. Основной целью данного документа является юридическое оформление определенных действий.
Например, составление подобного документа требуется в тех случаях, когда предприятия заключили какую-нибудь сделку, и имущество должно быть передано от одного к другому из них. При этом оно в соответствии с требованиями действующего правового регулирования оформлено в балансе предприятия.
Соответственно, составление акта необходимо для документального оформления списания переданного имущества и для постановки его на учет в другом предприятии. Необходимость составления подобного документа возникает также в тех случаях, когда создается новое имущество за счет собственных средств предприятия.
Также необходимо знать о том, что данные, которые отражены в акте, необходимы для составления и ведения отчетности компании. Данный документ нужен бухгалтеру для расчета суммы налогов, а также для исчисления .
К составлению данного документа нужно отнестись очень внимательно. Также необходимо соблюдать все законодательные требования, предъявляемые к нему.
Законные параметры документов
Порядок составления акта о приеме передаче основных средств получил свое четкое законодательное регулирование. В частности, в бюджетном законодательстве РФ.
Определенным вопросам посвящены Приказы Минфина №162н и № 174н. Форма ОС-1 утверждена соответствующим постановлением Госкомстата. Именно данный документ является основанием для постановки имущества на учет.
Товар также приобретается у продавца на основании соответствующего акта приема-передачи. Но подобное имущество покупается с целью реализации. Закон гласит, что покупатель в этом случае не обязан оформлять дополнительный документ. В частности, решение вопроса о том, каким именно документом должен быть оформлен договор поставки товара, оставлено руководителю фирмы.
Согласно правовому регулированию единые формы первичной документации являются обязательными к применению для всех предприятий, которые осуществляют деятельность на территории РФ. Исключение предусмотрено для кредитных организаций и бюджетных учреждений.
Но закон дает предприятиям возможность в некоторых случаях вносить в данные документы дополнительные реквизиты. Они могут лишь вписать новые данные, удаление установленных реквизитов не допускается.
Согласно действующему законодательству форма ОС-1 используется с целью оформления факта приема или передачи определенных объектов между субъектами предпринимательства. Данная форма может не использоваться в тех случаях, когда оформление приема-передачи конкретных основных средств должно проводиться особыми способами.
Бланк формы ОС-1:
Когда и как используется
Акт о приеме передаче объекта основных средств составляется в следующих случаях с целью включения конкретного имущество в категорию основных средств предприятия, а также с целью его исключения из данной категории. При этом основанием для составления подобного документа могут служить различные сделки и другие действия компаний (например, создание нового объекта).
В подобных случаях необходимо знать о том, что форма ОС-1 используется для всех основных средств, кроме зданий и сооружений (для данной категории используется другая форма, которая также утверждена законодательством).
К числу подобных основных средств можно отнести:
- инвентарь, необходимый для организации работы;
- скот;
- капитальные вложения;
- транспорт и т.д.
А для оформления приема передачи зданий и сооружений применяется форма ОС-1а. Также утвержден отдельный бланк данного документа, используемый в тех случаях, когда передается целая группа основных средств. Данный факт необходимо учитывать во время заключения договора о передачи нескольких объектов. При этом акт должен быть составлен в двух экземплярах, которые подписываются руководителями учреждений.
Необходимо знать о том, что сведения о передаваемых объектах основных средств должны быть заполнены в соответствующую карточку, которая оформляется с целью ведения учета.
Бланк акта приема передачи состоит из нескольких разделов, которые должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. Например, реквизит о государственной регистрации прав должен быть заполнен в тех случаях, когда передается недвижимое имущество.
Заполнение акта о приеме передаче объекта основных средств
При заполнении акта о приеме передаче объекта основных средств необходимо придерживаться определенных правил, установленных действующим законодательством.
В частности, в данном документе должна быть отражена следующая информация:
- его наименование;
- дата составления документа;
- данные сторон;
- содержание сделки;
- величина натурального и денежного измерения сделки;
- имена должностных лиц, которые подписали документ.
Акт должен быть составлен, учитывая техническую документацию на передаваемый объект. Если у стороны, которая передает имущество, оно являлось основным средством, нужно использовать также данные бухгалтерского учета (например, промежуток использования передаваемого основного средства).
Если передаваемое имущество находилось на балансе у продавца, то в процессе заполнения бланка акта о приеме передаче объекта основных средств должны принимать участие обе стороны сделки. Продавец должен составить 2 экземпляра данного документа. При этом он должен оставить незаполненным 2-ой раздел данного документа, который должен заполнить покупатель.
В дальнейшем приобретатель также должен заполнить дополнительный экземпляр данного документа, который должен использоваться для ведения бухучета. В нем необходимо зафиксировать дату постановки объекта на бухучет, его инвентарный номер.
Если приобретается новое имущество, которое ранее нигде не использовалось, то акт должен заполнить покупатель. При этом разделы, которые касаются передаче объекта основных средств, остаются незаполненными.
Акт должен быть утвержден исполнительным органом компании. Это основные правила заполнения акта о приеме передаче основных средств.
Образец заполнения формы ОС-1:
Подробная инструкция по оформлению
Акт состоит из 3 основных страниц. Ниже приведены таблицы с описаниями и инструкциями заполнения каждой из них.
Главная (титульная) страница документа, в которой заполняется основная информация о сторонах сделки и передаваемом объекте:
| Продавец и покупатель | Заполняются данные сторон (наименование, ИНН, адрес и т.д.) |
| Основание | Данные документа, на основании которого составляется акт (например, приказ, договор и т.д.) |
| Дата передачи и принятия | Указывается дата, когда основное средство было введено в эксплуатацию |
| Счет | Заполняются бухгалтерские данные для правильного отражения имущества в бухучете |
| Данные акта | Нужно указать номер и дату составления документа |
| Государственная регистрация | Информация заполняется, если передается недвижимое имущество |
| Номера | Нужно заполнить данные об амортизационной группе, также необходимо указать инвентарный номер |
| Информация об объекте | Необходимо заполнить наименование и краткое описание объекта, указать его модель, данные о том, где он находится на момент составления документа |
| Данные о долевой собственности | Если объект является предметом долевой собственности, необходимо указать об этом |
| Валюта | Стоимость необходимо указать в рублях |
Вторая страница документа (необходимо знать о том, что данная страница не должна быть заполнена для новых объектов):
Последняя страница:
Также в данном документе необходимо указать информацию об открытой инвентаризационной карточке. Кроме основных данных желательно заполнить также дополнительную информацию, которая даст более полное представление о приобретаемом объекте.
К числу дополнительных данных можно отнести:
- метод отражения объекта в специальной бухгалтерской программе;
- промежуток полезного использования;
- проводка с бухгалтерской документацией и т.д.
Образец заполнения акта можно найти в интернете. На самом деле заполнение подобного документа- довольно легкая процедура, которая не отнимет много времени.
Важность подписи
Акт о приеме и передаче основных средств должны подписать руководители компаний, которые выступают в качестве сторон сделки. От их имени документ также могут подписать их представители. Но в этом случае необходимо наличие соответствующей доверенности. При этом в доверенности нужно указать полномочия проведения проверки и подписания акта о приеме и передаче основных средств.
Только подписанный документ является основанием для списания переданного имущества с баланса компании и для ее постановки на баланс принявшей организации.
Кроме руководителей предприятий акт также должны подписать члены комиссии, которые проводила осмотр и проверку объекта.
Из вышеуказанного следует, что при передаче объектов основных средств составление документа, подтверждающего данный факт, является обязательным. При этом законодательством утверждена специальная форма акта о приеме передаче объектов основных средств. А наглядный пример его заполнения несложно найти.
Все предприятия должны строго придерживаться установленной формы документа. За допущенные нарушения руководитель компании может быть привлечен к ответственности.
Перемещение основного средства от одного владельца к другому сопровождается оформление передаточного акта, по которому бывший собственник передает объект новому собственнику. Для оформления может быть использован типовой бланк акта приема-передачи форма ОС-1. Данный бланк используется для передачи одного объекта, не относящегося к зданиям, сооружениям.
В отношении последних предусмотрена отдельная форма акта — . Если оформляется передача группы однородных объектов, то следует вместо нескольких актов ОС-1 составить одну форму ОС-1б.
Скачать бланк акта приема-передачи основных средств форма ОС-1 и образец заполнения можно в данной статье ниже.
Акт приема-передачи обычно выступает приложение к договору, заключенному между двумя сторонами, и подтверждает факт выполнения обязательства по передаче объекта другому лицу. Это может быть договор купли-продажи, дарения, мены. Также передаточный акт составляется при принятии объекта к учету после его создания, изготовления.
Передаточный акт формируется как минимум в двух экземплярах — для передающей и принимающей стороны. Если в сделке участвует еще одна сторона, например, инвестор, то для него также подготавливается один экземпляр акта. Дополнительно к документу прилагается техническая документация на основное средство, паспорт на него.
Если объект требует монтажа, то перед вводом его в эксплуатацию его нужно принять на склад по акту о приеме оборудования ОС-14, после чего передать в монтаж по акту форма ОС-15. После того, как основное средство будет собрано, проверено и испытано, оно может быть принято к учету в качестве основного средства.
Образец заполнения ОС-1
По передаточному акту может быть принят новый объект основных средств или бывший в эксплуатации. Заполнение формы ОС-1 в данных случаях будет немного отличаться. Если объект ранее использовался, то должны быть приведены в первом разделе сведения о состоянии основного средства на дату приема-передачи, эти сведения заполняются представителем передающей стороны. Если объект новый, то первый раздел не заполняется.
В верхней части бланка акта следует указать сведения об обоих участниках сделка по передачи основного средства. В поле для указания госрегистрации прав на недвижимость нужно указать сведения только по тем объектам, которые можно отнести к недвижимым, в отношении которых предусмотрена обязательная государственная регистрация права собственности нового владельца на объект. Если по акту приема-передачи передается оборудование, транспортные средства или иное имущество, не относящееся к недвижимым объектам, то поле не заполняется.
Второй раздел формы ОС-1 заполняется только получающая сторона в своем экземпляре, здесь показываются данные об объекте на момент принятия к учету.
Если объект был в использовании, то в графе для указания срока полезного использования следует учитывать оставшийся срок с учетом того периода, на протяжении которого он эксплуатировался (из первого раздела).
В третьем разделе показываются индивидуальные характеристики объекта, в частности указывается содержание драгоценных металлов в составе основного средства.
При приеме и передаче основного средства собирается комиссия, которая проводит осмотр и оценку объекта, устанавливает степень соответствия характеристик нужным требованиям. Если в состоянии объекта обнаружены дефекта, они должны быть зафиксированы в форме ОС-1.
На последнем листе акта приема-передачи ОС-1 пишется заключение комиссии, в приложении перечисляется техническая документация, прикладываемая к акту. Документ должен быть подписан представителями обеих сторон.
Вверху формы ОС-1 имеется место для постановки утверждающей визы. Если приобретается новый объект в магазине, у поставщика, то ставится подпись только представителя принимающей стороны. Если же осуществляется передача не нового объекта, то утверждающая виза должна быть поставлена представителями обеих сторон.
Имущество, которое любая организация приобретает, получает, длительно арендует, вводит в эксплуатацию и др., чтобы использовать для собственных нужд, необходимо принять и поставить на баланс. К одному из документов по учету основных средств относится передаточный акт, оформляемый на унифицированном бланке, утвержденном законодателем.
К основным средствам (ОС), которые субъекты хозяйственной деятельности могут использовать в процессе работы более 1 года, относятся строительные объекты, земельные участки, оборудование, в том числе и вычислительная техника, различные приборы, инвентарь, транспортные средства, скот и зеленые насаждения, другое.
Строительные объекты можно относить к ОС только после ввода в эксплуатацию по результатам завершения строительных работ или покупки готового сооружения. Бланк представляет собой форму ОС-1 и называется актом приема-передачи ОС.
Документ используют для ведения бухучета, информация об основном средстве там отображается полностью. Если, например, происходит покупка материальных ценностей, которые требуется поставить на баланс, как основные средства, то на основании передаточного акта продавец может провести списание, а покупатель оформить приобретение.
Акт приема-передачи основных средств оформляется в качестве приложения к соглашению между участниками сделки и подтверждает факт передачи имущества одного лица другому. В другом случае, например, предприятие строит здание и на основании акта ввода в эксплуатацию оформляет .
Кроме договоров дарения, купли-продажи, наследования, долгосрочной аренды и других, сопровождающей документацией к акту является техническая – на оборудование, землю, здания и другие материальные ценности.
Оформляется акт по числу участников сделки, если это продавец и покупатель, то необходимо заполнить 2 бланка, когда, например, к участию присоединяется инвестор, то 3. В других случаях, когда, например, объект приобретается в разобранном виде, то сначала его оформляют по акту приема оборудования для хранения на складе по ф. ОС-14, затем передают для монтажа по акту ОС-15, а только потом принимают, как ОС по акту ОС-1.
По типовой форме ОС-1, которую можно скачать в интернете, происходит не только принятие, но и списание ОС в адрес других юр. лиц, подразделений или филиалов предприятия, которые находятся на выделенном балансе. Когда списание происходит по причине износа ОС, например, оборудования, то следует оформлять акт по ф. ОС-4.
Для чего применяется
Передаточный акт служит документом, где отображается информация об имуществе, перемещаемом в пределах предприятия, или между ним и сторонним СХД.
Акт используют, когда группа однородных объектов или один:
| Вводится в список ОС | После:
|
| Выводится из ОС | По причине:
|
Назначение передаточного акта – это оформление юридических действий при осуществлении хозяйственных операций с дорогостоящим имуществом (не товаром). С помощью акта ведется не только бухгалтерский учет имущества предприятия, но и налоговый при исчислении , и на .
Бланк акта приема-передачи основных средств:
Особенности и юридическая поддержка
Бюджетные учреждения обязаны для организации первичного документооборота руководствоваться формами, утвержденными законодателем, что говорится в ФЗ № 402 (06.12.11 г.), в ст. 9.
К нормативным актам об утверждении бухгалтерских форм относятся Приказы Министерства Финансов:
- № 162н (06.12.10 г.);
- № 174н (16.12.10 г.).
Так, поставить ОС на учет в государственном предприятии можно с помощью акта по ф. ОС-1 или 0306001. Если имущество было приобретено с целью последующей продажи, а не эксплуатации, что не может сделать бюджетная организация, то его следует считать товаром.
В этом случае акт оформляет только продавец ОС, а для покупателя имущество становится товаром и учитывается на другом счете. Руководитель коммерческой организации может самостоятельно решить, какими первичными документами оформлять сделку по получению (приобретению) товара, руководствуясь тем же ФЗ № 402.
Постановлением Госкомстата № 7 (21.01.03 г.) утверждена унифицированная форма по учету ОС, которую следует относить к первичной документации.
Так, для учета ОС следует использовать акт по форме:
В Налоговый кодекс законодатель не вкладывает понятие «первичных документов», они требуются для бухгалтерского учета. Причем принять к учету можно, только документы, заполненные соответствующим образом, куда будут внесены необходимые сведения об ОС, реквизиты предприятий и другие данные.
Так, хозяйственная операция:
- Приема-передачи ценностей сопровождается оформлением акта по ф. ОС-1 или, в других случаях, ОС-1а, ОС-1б. Если участников купли-продажи двое, то каждому заполняется по 1 экземпляру. Для оформления акта используется техническая документация. Хозяйственная операция контролируется специальной комиссией, если имущество приобретается в качестве товара, то форма ОС-1 оформляется только продавцом, списывающим ОС. Алгоритм действий ничем не отличается при получении (покупке) имущества от физ. лица. Каждый материальный объект, оформленный как ОС или товар, должен быть принят по передаточному акту или товарной накладной, к которым прилагается техническая документация. Иногда товарную накладную можно использовать вместо акта, если имущество, приобретаемое в качестве ОС, нуждается в последующем монтаже, но ее должна подписать специальная комиссия. Дополнительно составляется акт по ф. ОС-14, затем, после монтажа будет составлен акт по ф. ОС-1.
- Ввода в эксплуатацию будет сопровождаться оформлением дополнительного акта после или до того, как оформится ОС-1. Также необходимо будет оформить инвентаризационную карту по форме ОС-6 или ОС-6б, куда следует занести сведения из акта ввода в эксплуатацию. Когда акт ввода в эксплуатацию будет подписан, на ОС можно начислять амортизацию.
Требования к содержанию
Когда ОС продается или передается после определенной эксплуатации, то бланк акта обе стороны заполняют совместно. Так, продавцу необходимо заполнить 2 экземпляра акта, оставив незаполненным II раздел, его заполнит покупатель сведениями об объекте, актуальными на момент поступления имущества на бухгалтерский учет. Для учета покупателю важна дата, когда средства поступят на учет и инвентарный номер, который будет присвоен объекту.
Акт для заполнения состоит из 2 частей:
| «Шапка» документа | Там необходимо представить информацию о:
|
| Таблица | Здесь необходимо указать сведения о:
|
Важно, чтобы акт содержал сведения, как покупатель собирается использовать приобретаемое имущество и кто его изготовил. Акт также должен содержать сведения о членах специальной комиссии, которая получила право принять ОС для нужд предприятия.
В своем заключении комиссия указывает период, в течение которого предполагается эксплуатировать ОС на предприятии. Комиссия может состоять минимально из 2 человек, кандидатуры утверждаются руководителем предприятия специальным приказом.
Памятка для акта приема-передачи основных средств
Каждому бухгалтеру немаловажно иметь памятку о том, как заполняется акт приема-передачи основных средств:
| Графы и разделы | Как заполнять |
| Дата постановки на бухучет | Проставляется дата, когда имущество включается с состав ОС. Для получателя – это дата, когда оформляется акт. |
| Дата вывода ОС (списания) с бухучета | Продавец проставляет дату оформления акта, а покупатель ставит прочерк. |
| Номер инвентарный | Присваивается комиссией, когда объект поступает на предприятие. Если имущество поступило на основании договора аренды, то можно использовать номер, который ранее присвоил арендодатель. |
| Номер заводской | Способ узнать заводской номер довольно простой, его следует выписать из:
В другом случае номер может быть промаркирован на самом объекте. |
| Расположение объекта на момент получения (приобретения) | Название организации, у которой на балансе числится ОС к моменту оформления акта. |
| Собственники, владеющие долями имущества | Раздел заполняется при наличии у объекта долевых собственников, причем указываются данные о них и сведения о размерах долей. |
| Валюта | Раздел заполняется, если стоимость ОС выражается в иностранной валюте, необходимо указать ее вид и сумму по курсу БР. Курс для расчета суммы необходимо взять на день поступления имущества на учет к покупателю. |
| Раздел I: | Заполняется продающей стороной, если объект ранее использовало другое юрлицо. Когда ОС приобретается у физлица или через торговую сеть, то заполнять раздел не нужно. |
| 1. Срок эксплуатации. | Его необходимо выразить в годах и месяцах. Необходимо указать период, в течение которого объект фактически использовали все собственники с момента, как он был впервые введен в эксплуатацию. |
| 2. Стоимость остаточная. | Она является первоначальной для получателя. |
| 3. Стоимость договорная или приобретения. | Графу заполняет продающая сторона, если стоимость ОС отличается от указанной в договоре. В этом случае получатель в качестве первоначальной принимает договорную. |
| Раздел II: | Заполняется принимающей стороной на дату постановки ОС на учет. |
| 1. Первоначальная стоимость. | Если объект, например, здание под офис ранее было в эксплуатации, то указывается его договорная стоимость или остаточная. При покупке нового ОС, например, оборудования, оформляется акт по ф. ОС-1б и указывается в нем стоимость по договору, т. е. приобретения, но вычесть из нее необходимо расходы на доставку и монтаж. |
| 2. Период полезного использования (ППИ). | Существует 3 варианта:
|
К акту следует приложить техническую документацию, главный из документов – это техпаспорт, дополнительные – план сооружения, когда передается строительный объект, инструкция по эксплуатации, другие.
Если субъектом, которое принимает или передает ОС является бюджетная организация, то акт следует составить в 3 экземплярах, 2 из них должны получить стороны сделки, а третий – государственная инстанция Росимущество.
Визируется акт в этом случае не только специальной комиссией, но и руководителями госпредприятий. Графа о госрегистрации прав должна заполняться только при передаче недвижимости.
Образец заполнения акта приема-передачи основных средств:
Пример заполнения формы ОС-1
На основании передаточного акта может приниматься и передаваться новый объект или ранее использованный, поэтому заполнение формы будет отличаться. Так, когда передается не новое ОС, то I раздел формы заполняет передающая сторона, внося сведения о состоянии объекта к моменту передачи. Если передается новый объект, то I раздел заполнять не следует.
Верхняя часть или «шапка» предназначена для внесения сведений об участниках сделки. Поле о госрегистрации прав на недвижимое имущество заполняется только в отношении объектов, которые подлежат обязательной госрегистрации со стороны нового собственника. Если передается недвижимое имущество, то поле о госрегистрации заполнять не нужно.
Раздел II заполняется получающей стороной на своем экземпляре. В него следует внести сведения в отношении ОС на дату принятия на учет. Если принимается не новое ОС, то в графе «период полезного использования» указывается тот, на протяжении которого объект еще можно эксплуатировать.
Раздел III предназначен для внесения различных характеристик объекта. Комиссия, которая подписывает передаточный акт, обязана осмотреть ОС, дать ему оценку, установить его характеристики предъявляемым требованиям.
Если для оформления акта используется не типографский бланк, а распечатанный в формате word с компьютера, он может быть заполнен не вручную, а помощью программного обеспечения. Но свое заключение комиссия должна оформить только собственноручно.
Если при проверке будут выявлены дефекты, их обязательно следует указать в акте. Свое заключение комиссия оформляет на последнем листе передаточного акта. После заключения комиссии следует оформить список приложений, который должен состоять из технических документов, прилагаемых к акту.
Кто должен расписаться
Подписывается акт обеими участниками сделки. Подобные акты, как и накладные должны визироваться руководителями предприятий. Когда происходит смена материального лица разрешение на списание ОС и ввод в эксплуатацию должен обязательно дать руководитель. Другими лицами, заверяющими акт, являются члены комиссии во главе с председателем. Указываются не только их Ф. И. О., но и занимаемые должности.
Вверху формы также есть графа «Утверждаю». Подпись в ней ставится представителем только принимающего предприятия, если оно приобретает новое ОС. Когда происходит передача не нового ОС, то подписи в графе проставляют представители обоих предприятий.
Только после того, как передающая сторона завизирует своей подписью третью страницу акта, бухгалтер принимающей стороны может проставить отметку в инвентаризационной карточке. Принимающая сторона визирует последнюю страницу документа с правой стороны. Последнюю подпись на акте проставляет руководитель принимающей стороны.
О первичных учетных документах, которыми оформляются операции с объектами основных средств, мы рассказывали в нашей . Подробнее о форме № ОС-1 расскажем в этом материале.
Обязательна ли форма?
Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Этим же Постановлением утверждены Указания по заполнению данной формы. Так, отмечается, что акт приема-передачи основных средств по форме № ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для следующих целей:
- включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;
- выбытия из состава основных средств при передаче другой организации.
Скачать форму № ОС-1 в формате Excel можно по ссылке ниже:
В то же время важно учитывать, что использование данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это значит, что для указанных выше целей организация может использовать форму ОС-1, документ, разработанный на ее основе, или иную первичку. В любом случае, используемый первичный документ организации необходимо закрепить в .
Приведем некоторые особенности заполнения формы № ОС-1, если организация решит использовать этот унифицированный первичный документ.
Необходимо иметь в виду, что для оформления приема-передачи некоторых отдельных объектов основных средств Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждены иные аналогичные бланки:
- при приеме-передаче здания (сооружения) - форма № ОС-1а ;
- при приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) - форма № ОС-1б .
О некоторых вопросах оформления акта № ОС-1
Для включения объектов имущества в состав ОС и учета ввода их в эксплуатацию момент составление формы № ОС-1 зависит от того, требуется монтаж объекта или нет:
- для объектов, не требующих монтажа, акт оформляется в момент приобретения;
- для объектов, которым нужен монтаж, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.
При этом Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусматривается оформление акта № ОС-1 для объектов, поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, лизинга (если объект ОС учитывается на балансе лизингополучателя) и др., а также принятых в результате изготовления для собственных нужд.
Акт по форме № ОС-1 составляется в количестве не менее 2-х экземпляров и утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту необходимо приложить техническую документацию, относящуюся к объекту ОС.
Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» в Акте заполняется только в отношении объектов ОС, бывших в эксплуатацию. Данные сведения носят информационный характер.
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» заполняются организацией-получателем только в своем экземпляре.
