Обязательные реквизиты для первичных документов. Бухгалтерские регистры и их реквизиты. Натуральное или денежное измерение

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких - указание на первичном документе всех необходимых реквизитов. Рассказываем, какие реквизиты являются обязательными для всех документов, а какие - для первичных.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные реквизиты документа

Большинство деловых бумаг составляется на специальных бланках предприятия. Бланк представляет собой стандартный лист с двумя блоками информации – постоянным и переменным. Постоянный блок печатается на бланке в типографии или компьютерным способом, а переменный заполняется в соответствующих структурных подразделениях. Заполнение данного блока осуществляется по строго установленным правилам. Каждый элемент носит определенное назначение и местоположение в структуре документа.

Один из таких элементов составляют реквизиты, они наиболее часто используются в практике оформления деловых бумаг. Современные стандарты оформления деловых бумаг, закрепленные в ГОСТ Р 6.30-97, содержат перечень из 29 возможных реквизитов. При оформлении первичных документов используется семь. О них и пойдет речь ниже.

В момент совершения любой хозяйственной операции, либо сразу после ее окончания – оплаты товара, выдачи наличных денег и т.п. – составляется письменное свидетельство этого факта. Оно называется "первичным документом ". Вся совокупность первичной документации делится на три группы: организационно-распорядительные (приказы, указания, распоряжения, доверенности), оправдательные (накладные, ордера, акты приемки, требования) и бухгалтерские. Часть бумаг может быть одновременно разрешительными и оправдательными. Например, расходный ордер или платежная ведомость.

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких – указание на нем всех необходимых реквизитов.

Обязательные реквизиты первичного документа в 2017 году

Во втором пункте ст. 9 Закона №402-ФЗ дается перечень обязательных в 2017 году реквизитов первичных документов. Рассмотрим подробно каждый из них.

Наименование первичного документа

Каждая организация самостоятельно утверждает формы первичной документации. Конечно, названия этим формам можно дать какие угодно, но лучше этого не делать во избежание путаницы. Традиционные названия документов – "товарная накладная", "счет", "товарный чек", "акт выполненных работ", "договор" и т.п.

Читайте также:

• Реквизиты договоров: о чем важно помнить, оформляя документ
• Оформление реквизитов и бланков документов в госорганах

Дата составления документа

Традиционный реквизит любой деловой бумаги. Без него невозможно определить период, к которому относится расход денежных средств. Ошибка в данном параметре приведет к тому, что учет расходов придется на другой период, чем время составления бумаги. Оправдать расходы будет сложно даже через суд. Обратите внимание также, что если дата в накладной предвосхищает факт отгрузки, то это для налоговой инспекции будет накладная по несуществующей сделке, поскольку первичная документация составляется во время или сразу после операции, но никак не до нее.

Название компании

Ситуация, когда поставщик, оформляя сопроводительную бумагу, путает название покупателя, - не редкость. Например, ООО "ТД НИКА" вместо ООО ТД "НИКА" или "АЛЬФА ТЕК" вместо "Альфа-Тек". Иногда вместо полного названия пишут сокращенное. Можем вас успокоить. Если такие реквизиты, как ИНН и адрес, указаны верно, то ошибка в написании названия может считаться несущественной. Отсюда правило – всегда указывайте ИНН компании.

Суть хозяйственной операции

Иногда этот реквизит называют "содержание факта хозяйственной жизни".

В любом случае, за этими словами стоит либо факт поставки товаров, либо оказания услуг.

Когда речь идет о поставке товара, то в соответствующей накладной указывается название этих товаров:

Если речь идет об услугах, то в соответствующем акте дается их перечень:

Натуральное или денежное измерение

Наличие и денежной стоимости, и натурального измерителя одновременно не является обязательным требованием для деловых бумаг данного типа. Можно привести любой из них. Например, составляя акт об оказании услуг, достаточно указать их стоимость. Совершенно необязательно указывать единицу измерения. Когда же дело касается поставки товаров, то здесь необходимо указать и стоимость в деньгах, и количество в штуках (комплектах, коробках, упаковках).

Бывают обстоятельства, когда корректнее привести только натуральный измеритель. Требование-накладная на передачу материалов внутри компании – пример такой ситуации.

Обратите особое внимание на расшифровку суммы прописью. Если в текстовый вариант не совпадет с цифровым, то последствия своей ошибки вам придется исправлять в суде.

Должности

Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее правильное оформление, должны быть указаны в обязательном порядке.

Приведем пример. В товарной накладной существует три строки с должностями:

1. Сотрудник, отпустивший груз;
2. Специалист, разрешивший отпуск;
3. Главный бухгалтер.

Сотрудник, который произвел отпуск груза – это совершивший сделку, специалист, давший разрешение на отпуск и главный бухгалтер являются ответственными за правильность оформления сделки.

Подписи

Подписи в договоре и в первичных документах визуально должны соответствовать друг друга. Это скорее пожелание, чем обязательное требование.

Естественно, что должна быть расшифровка подписей. В целях вашей безопасности целесообразно проверить полномочия людей, подписывающих бумаги. Впрочем, если вы являетесь покупателем, то в ваши обязанности не входит проведение расследования по достоверности подписи. Учесть расходы по покупкам вы можете даже и в том случае, если продавец откажется признать подпись своей.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

Ст.6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" не допускает исправлений в кассовых и банковских документах.

В остальные виды первичной документации по согласованию с участниками хозяйственных операций такие изменения могут быть внесены. Факт согласования должен быть подтвержден подписями участников операции. Также должна быть указана дата, когда исправления были сделаны.

Как исправляется неверный реквизит? Это нужно сделать тонкой четкой чертой. Первоначальное значение реквизита должно оставаться видимым. Рядом с зачеркнутыми данными делается отметка от руки: "Исправленному верить". Далее исправление следует заверить подписью лица, который внес его и указать фамилию и инициалы.

Подведем итоги

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, необходимо указать на нем ряд обязательных реквизитов:

1. Название документа;
2. Дата операции;
3. Наименование компании;
4. Суть хозяйственной операции;
5. Измерение – денежное или натуральное;
6. Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
7. Подписи всех участников операции.

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

• кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
• платежные поручения и прочие банковские документы,
• расчетно-платежная ведомость,
• транспортная накладная,
• бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
• дата его составления,
• наименование фирмы, которая составила документ,
• содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
• его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
• должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
• подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций - в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

Форма первичного документа может быть как обязательной, утвержденной в законодательном порядке, так и разрабатываемой организациями самостоятельно, в индивидуальном порядке. При этом существует список реквизитов, которые всегда должны присутствовать в документах первичного порядка. Это позволяет установить унификацию и закрепить определенный порядок. В число обязательных реквизитов входят следующие пункты:

• Название составляемого документа, также может использоваться наименование формы.
• Дата, когда документ был составлен.
• Название учреждения или компании, деятельность которой описывается в этом документе.
• Описание факта хозяйственной жизни.
• Величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием используемых единиц измерения.
• Указание должности тех, кто совершал сделку и несет за нее ответственность. Также могут указываться должности лиц, ответственных за оформление документации.
• Подписи лиц, участвовавших в сделке, с указанием фамилий и инициалов или другие варианты оформления, необходимые для идентификации.

Все эти пункты должны обязательно указываться на бланках для составления первичных документов, вне зависимости от того, считается ли форма документа утвержденной законодательством или организация разрабатывала ее самостоятельно.

Бухгалтерские регистры и их реквизиты

Формы некоторых бухгалтерских регистров организация может разрабатывать самостоятельно, однако при этом необходимо соблюдать наличие ряда определенных реквизитов. Такой порядок необходим, чтобы унифицировать документы:

• Название данного регистра.
• Название организации.
• Дата начала и окончания или период ведения регистра.
• Группировка объектов, которые относятся к бухгалтерскому учету.
• Величина денежного измерения этих объектов.
• Указание должностей тех, кто несет ответственность за ведение регистра.
• Подписи ответственных с указанием фамилий и инициалов или другим вариантом идентификации.

Перечень перечисленных реквизитов является обязательным, однако организация также может добавлять к ним дополнительные пункты по своему усмотрению, если это необходимо по каким-либо причинам. Использование дополнительных реквизитов может потребоваться для учета, в связи с какой-то особой спецификой организации или другими подобными обстоятельствами, требующими определенных подробностей при характеристике какой-либо хозяйственной операции.

Для форм бухгалтерской отчетности также существуют определенные реквизиты, установленные соответствующим указом. Кроме того, используемые для ведения документации бланки имеют свое назначение. Вся систематизация документов необходима для поддержания порядка в документообороте, а также унификации, которая облегчает взаимодействие между различными подразделениями и организациями.

В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы - регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.

Суть первичного документа - фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Примеры первичной документации

Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:

• ТОРГ-12 или транспортная накладная;
• счет-фактура;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• акты выполненных работ и услуг;
• акты передачи материальных ценностей;
• товарно-транспортная накладная;
• платежные поручения и выписки банка;
• требование на выдачу материальных ценностей.

К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности - оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.

Регламент

Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.

Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.

Реквизиты документов

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

• наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
• банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
• номер и дата документа;
• номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
• единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
• итоговая сумма по всем позициям в документе;
• подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
• марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
• количество мест, масса и категория перевозимого груза;
• основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

Кто может подписывать первичные документы

Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, - все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:

• генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
• главный бухгалтер;
• кладовщик, отпустивший товар;
• водитель, принявший товар к перевозке;
• кладовщик, принявший товар на склад;
• специалист, принявший к учету документацию;
• сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.

Доверенность на подпись

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное - на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный - на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц - водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая - самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика. Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей - сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.

Электронная подпись

Первичка может быть подписана и другим способом - электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.

Позволяет юридически подтвердить факт совершения хоз. операций. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов (за небольшим исключением: касса, банк) при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. По типовым операциям орг-ции могут применять разработанные формы содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

наименование документа

дата его составления

наименование организации, от имени которой составлен документ

измерители операций

денежная оценка операции

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

личные подписи указанных лиц

При наличии тихнич. возможностей между контрагентами может быть организован электронный обмен, в том числе с использованием средств в электронно-цифровой подписи.

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не позволяется. В остальных случаях документы исправлять можно при условии, что они согласованы с лицами подписывавшими документ.

Внесения изменений оговариваются датой и подписями указанных лиц.

22. Организация документа оборота на предприятии

Организацией занимается гл. бух. Документы сост. ответственные лица в установленные сроки в соотв с графиком документа оборота. Под графиком док-та оборота обозначается движение документов с момента составления или поступления в организацию, до момента передачи в архив. После использования документов их сдают в бухгалтерию. При приеме бух. должен убедится в правильности их оформления в соотв с установленными требованиями.

Процесс обработки док-ов в бух сост из следующих этапов:

1.Принятые документы бухгалтер проверяет по существу. Устанавливает законность совершаемых операций, их соотв нормативным актам и действующим инструкциям.

2.Проверка документов по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц). Проводится проверка правильности расчета натуральных, стоимостных и денежных показателей.

3.Документы группируются по однородным признакам, определяется их корреспонденция счетов по каждому документу.

Каждая партия документов вкладывается в папки по видам хоз.деят.

Переплетенные документы сдаются в архив при этом срок хранения не должен быть менее 5 лет.

Ответственность за хранение документов несет главный бухгалтер. В случае кражи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин кражи или гибели. Результат работы комиссии отражается актом, который утверждает руководитель.

23. Инвентаризация

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.

Когда проводится обязательная инвентаризация:

ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности

при продаже имущества, сдаче в аренду,

при смене материально-ответственного лица,

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

при реорганизации или ликвидации предприятия.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.

Документы: инвентарная опись, сличительная ведомость (отклонения), акт инвентаризации.

Излишки по инвентаризации зачисляются в прочие доходы организации (сч. 91.1)

Недостача отражается в момент возникновения на сч. 94

Дальнейшая судьба недостачи отражается в учете следующим образом:

Если виновное лицо установлено, то сумма недостачи списывается на 73.2, либо 76

Если не установлено или его взыскание, установленного лица отказано судом, тогда сумма списывается в состав прочих расходов сч. 91.2