Главная » Семейное право » Бесплатные ECM системы - обзор. Управление корпоративным контентом: спрятать то, что внутри

Бесплатные ECM системы - обзор. Управление корпоративным контентом: спрятать то, что внутри

2018. В бесплатной версии Citeck EcoS доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента

Компания Citeck выпустила новую стабильную версию бесплатной платформы для управления бизнес-процессами, кейсами и корпоративным контентом Citeck EcoS Community . Теперь в версии Community доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента. Новый графический редактор BPMN c WEB-интерфейсом. Теперь создавать бизнес-процессы стало еще легче. Причем без программирования. Интеграция с мессенджером Telegram. Передавать данные в систему, запускать бизнес-процессы, согласовывать документы и делать другие вещи теперь можно через чат-бота. Изменился интерфейс: появилось боковое меню с деревом задач и журналов, изменилось меню создания новых документов, появилась карточка сотрудника в организационной структуре, изменилась цветовая схема.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition . Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2015. Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3

Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3 - решение с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом и кейсами. Сiteck Ecos Community доступна для бесплатного скачивания и распространяется по лицензии LGPL. Лучше всего решение подходит для технических специалистов и разработчиков, которые готовы самостоятельно настраивать и поддерживать систему. Citeck Ecos базируется на Open Source платформе Аlfresco и помимо основных функций этой системы обладает рядом уникальных возможностей. Функциональность адаптивного управления кейсами – главная из дополнительных возможностей. Решение представляет собой не просто классическую СЭД, но систему управления бизнес процессами и документами. Помимо стандартного для СЭД функционала, такого как управление договорами, ОРД и Корреспонденицей, Citeck EcoS позволяет создавать и администрировать бизнес-процессы, совместно редактировать документы и управлять кейсами.

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team . Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

2008. Alfresco намерена захватить ECM рынок

Новая версия open-source системы Alfresco 2.2 содержит много усовершенствований в функциональных возможностях по сравнению с предыдущей версией. Среди новых функций - возможность устанавливать и управлять ЕСМ решением на кластере вэб серверов. Также существует возможность предварительного просмотра результатов в таких системах разработки как Java Struts, Ruby on Rails, PHP или.NET. Также Alfresco упрощает управление ЕСМ при помощи шаблонов, которые помогают в создании сайтов, микросайтов или страниц. Продукт Alfresco Enterprise 2.2 является протестированной и сертифицированной ЕСМ системой. Alfresco также готовит версию для сообщества разработчиков, которая обладает такой же функциональностью. Ожидается, что версия Alfresco Community 3.0 выйдет в июле этого года. Выпуск версии 3.0 усовершенствует социальные и пользовательские возможности системы.

2008. Alfresco - open-source ECM в стиле Web 2.0

Лондонская компания Alfresco , которая занимается разработкой одноименной ECM системы, была основана в 2005 году сооснователем Documentum Джоном Ньютоном и топ-менеджером Business Objects Джоном Пауэллом (на фото). Переманив к себе довольно много сотрудников из Documentum (который был куплен EMC), а также других игроков сферы (Interwoven и Vignette) и заполучив 20 млн долларов инвестиций (в т.ч. от SAP Ventures), компания серьезно угрожает лидерам ECM рынка. А помогает ей в этом сообщество разработчиков - ведь Alfresco публикует открытый код системы по лицензии GPL. Правда, это не означает, что система Alfresco - бесплатная. Существует бесплатная версия для сообщества Alfresco Community и платная - Alfresco Enterprise, которая продается вместе с поддержкой компании.

2008. Бесплатная ECM в мире web 2.0

John Powell, исполнительный директор Alfresco с оптимизмом смотрит на будущее компании и на её роль на рынке систем управления контентом предприятий. Подход компании Alfresco отличается от других крупных игроков рынка ЕСМ, таких как IB, Oracle и Microsoft. Они продают не программное обеспечение (оно бесплатное), а свои услуги по внедрению и поддержке. Powell считает: «Пользователи уже не воспринимают системы управления контентом предприятий как сложное комплексное решение.Им нужны простые и функциональное инструменты.» Традиционно, из-за «неуклюжих» интерфейсов и архитектур, которые в действительности не являются сервисно-ориентированными, довольно тяжело внедрить системы управления контентом предприятий. Большинство же сервисов Alfresco используют вэб-архитектуру Representational State Transfer (REST), которая помогает значительно быстрее настроить необходимые функции.Powell приводит в пример недавнюю интеграцию с Facebook, чтобы показать, что программное обеспечение его компании «разработано для Web 2.0.» «Используя REST, нам понадобилось всего лишь два дня для интеграции с Facebook. Меньше чем через неделю наши клиенты имели возможность использовать портал Facebook, при помощи которого они передавали данные и совместно работали в реальном времени.»

2007. Alfresco интегрировалась с Facebook

Компания Alfresco, разрабатывающая системы управления контентом предприятий (ЕСМ), интегрировала свою систему популярной социальной сетью Facebook. Интеграция системы Alfresco с платформой Facebook позволяет использовать регистрационные данные из Facebook для входа в систему, загружать документацию в свой профайл и просматривать документы, загруженные коллегами через ленту новостей Facebook. Facebook , как и остальные социальные сети, по разному воспринимаются руководством на предприятиях. Согласно недавнему исследованию, которое провела фирма Sophos, занимающаяся обеспечением корпоративной безопасности, половина работодателей запрещает или ограничивает доступ в Facebook, так как считают, что это может отрицательно повлиять на безопасность и производительность. Тем не менее, некоторые компании пользуются этой платформой в качестве способа внутреннего общения, так как считают, что лучше использовать эту возможность для взаимодействия с клиентами и предпринимать дополнительные меры для обеспечения безопасности, чем пытаться запретить её.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, а неограниченному количеству пользователей - просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием "Бесплатный дистрибутив NauDoc". Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc - система электронного документооборота и NauPhone - центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

Движение ECM в сторону контент-сервисов в России началось, конечно, не с прогноза аналитиков Gartner. Кризис 2014 г. сильно укрепил и повысил компетенции как заказчиков, так и поставщиков ИТ-решений. От CIO компаний потребовалось стратегическое планирование развития ИТ-сред с учетом жесткой ограниченности бюджетов.

Аналитики ECM, в том числе из Gartner, выделяют пять уровней зрелости, на которых находятся заказчики систем.

Многие российские заказчики сегодня либо прошли, либо миновали периоды, когда внимание сфокусировано на повышении продуктивности отдельных сотрудников и используется много разрозненных приложений (начальный уровень). Или, когда лучшие практики ECM применяются непоследовательно, а возможности интеграции приложений недостаточны (открывающий возможности). Компании, которые смотрят в сторону ECM сейчас, как правило, находятся на двух верхних уровнях. У них описаны бизнес-кейсы, внедрен интегрированный ECM-пакет (организованный уровень), и приходит понимание прямой связи между ECM и результатами бизнеса (корпоративный уровень). Трансформирующий уровень отличает организации, которые выбирают новые технологии, опираясь на стандарты управления контентом, широко используют метаданные. Именно такие компании сегодня готовы к смене парадигмы c ECM на контент-сервисы.

2012: Магический квадрант Enterprise Content Management, ECM

Аналитики отметили продолжение роста рынка платформ ECM – объем продаж этого ПО в мире поднялся на 11,1% в 2011 году и достиг 4,3 млрд долл. В Gartner считают, что многие предприятия уже не ограничиваются базовыми функциями платформ ECM, такими как защищенное хранение файлов в упорядоченных библиотеках, и начинают с их помощью решать более серьезные бизнес-задачи. Это приводит к трансформации ECM в среду, объединяющую приложения, которые удовлетворяют различным потребностям бизнеса. Такие приложения в Gartner называют композитными контентными приложениями (Composite Content Applications, CCA) и считают, что необходимость в самых разных типах CCA является одним из ключевых факторов дальнейшего роста рынка ECM.

Анатитики отмечают, что в ответ на тенденции рынка все больше поставщиков платформ ECM начинают предлагать облегченные облачные среды. Тем самым они стремятся также удержать своих клиентов от использования облачных файловых сервисов, которые обеспечивают лишь малую часть возможностей полнофункциональной ECM. Среди таких вендоров Gartner называет EMC, купившую компанию Syncplicity, Oracle с ее продуктом Social Network и OpenText, недавно выпустившую решение Tempo. По мнению аналитиков, эти решения привлекут к ECM новое поколение пользователей, привыкших совместно работать с файлами с мобильных устройств, и это будет еще одним стимулом развития рынка. По прогнозам Gartner, поддержка мобильности в ближайшие годы может стать обязательной функцией платформ ECM, которые будут уходить все дальше от своего традиционного облика сред для бэк-офиса.

К лидерам рынка ECM аналитики Gartner отнесли компании IBM ,

А динамика есть, и она была отчетливо видна в условиях недавнего экономического кризиса. Именно с этого аспекта начинает свой очередной ежегодный отчет по теме ECM компания Gartner : в то время как многие ИТ-направления испытывали очевидные трудности и даже демонстрировали спад, мировые продажи ECM-продуктов выросли в 2009 и 2010 гг. соответственно на 5,1% и 7,6%, их объем в 2010 г. составил 3,9 млрд. долл. И прогнозируется, что темпы роста в ближайшие годы будут еще выше - говорится о ежегодных 11,4% до 2015 г. Эксперты объясняют это достаточно просто: ECM - это как раз то направление ИТ, которое сейчас обеспечивает повышение эффективности работы организаций, улучшая бизнес-процессы и качество используемых данных, помогая строить новые схемы взаимодействия внутри компаний, а также с заказчиками и партнерами.

Проведенный в рамках исследования Gartner опрос заказчиков показал, что использование ими ECM-средств связано с решением следующих деловых задач.

Повышение эффективности за счет повышения качества принимаемых решений при более полном использовании имеющейся в организации информации. Здесь решающая роль отводится разнообразным средствам управления знаниями и поддержки групповой работы, в том числе с ориентацией на проектные модели организации деятельности. ECM-средства играют также большую роль для улучшения работы с внешними клиентами.

Снижение операционных затрат во многом в результате перехода на электронные методы управления документами и информационного взаимодействия с клиентами. В отношениях с внешними миром улучшения достигаются в значительной степени путем перехода от традиционных методов почтового взаимодействия к применению оптимизированных Web-каналов. Снижение затрат обеспечивается также за счет консолидации разных хранилищ контента.

Составные части и `четыре мира` ECM

Само название ECM ввела в обиход в 2000 г. компания Gartner . Нужно напомнить, что термин ECM она трактует в двух связанных, но все же разных понятиях: как общую стратегию работы с различного рода корпоративным контентом и как набор программных продуктов для управления полным жизненным циклом такого контента.

В целом структуризация ECM-рынка также остается примерно той же, что и 10 лет назад, хотя все же происходят внутренние изменения, связанные с появлением новых технологий и бизнес-моделей. В последние годы Garnter выделяет следующие базовые направления ECM: управление документами, управление веб-контентом (WCM), управление записями (Records management), управление образами документов, управление социальным контентом, управление потоками работ и управление деловыми процессами, а также расширенные ECM-функции.

В то же время для систематизации представления о спектре предложений Gartner предлагает сейчас выделять четыре наиболее динамично развивающиеся группы программных решений - `четыре мира (four worlds) ECM`: для управления транзакционным контентом, для управления социальным контентом, для оптимизации онлайновых каналов, для управления `контентом как инфраструктурой`. Эта классификация отличается от классического варианта категоризации ECM тем. что ориентируется на решение некоторых комплексных задач. При этом Gartner отмечает, что мало кто из вендоров предлагает лидирующие средства во всех четырех направлениях.

Управление ИТ-сервисами и контентом
Лекция 4
Тема лекции: «Управление корпоративным информационным контентом предприятия»
1.Системы управления корпоративным контентом (ECM - Enterprise Content Management).2.Получение, хранение и предоставление контента в ECM.3.Измерение и оценка контента.
1.СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ КОНТЕНТОМ (ECM - ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT).
1.1.Понятие ECM (Enterprise Content Management).
Управление невероятно быстро растущими объемами информации и извлечение из них необходимых знаний является одной из наиболее сложных задач, стоящих перед современными организациями. При этом управление структурированной информацией (такой как финансовые счета и складские номера) является более развитой сферой деятельности и считается критически важным процессом для работы бизнеса. Как правило, управление такой информацией осуществляется при помощи систем управления базами данных (СУБД), а используется она бизнес-приложениями и инструментами (к примеру, хранилищами для функций интеллектуального анализа данных и бизнес-аналитики). Но истинная ценность этой информации для организации проявляется при возможности ее соединения и совместного использования с другой информацией, не имеющей четко определенной структуры - неструктурированной информацией. К неструктурированной информации относят документы, электронные таблицы, презентации, электронные письма, аудио- и видеофайлы, отсканированные документы, CAD-файлы и другие функционально-графические документы. В наши дни мы все чаще сталкиваемся с такой неструктурированной информацией («контентом»). Дело осложняется тем, что не весь контент является электронным — многие организации все еще утопают под грудами бумажных документов.
Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на:
- формализованные,
- неформализованные, - специальные.
В формализованных документах заранее определена форма — расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные. ПРИМЕР. Формализованными документами, например, являются бланки, накладные, анкеты, картотеки. К неформализованным документам относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев. Эти документы печатаются, публикуются, пересылаются, отправляются по факсу и хранятся в картотечных шкафах и хранилищах по всему миру.
Современное общество уже не просто потребляет контент, а превратилось в его создателя. Контент создается в огромных объемах. Интернет породил одновременно унификацию и фрагментацию. Благодаря использованию общего протокола мир стал компактнее, а старые организационные барьеры рухнули. Благодаря широте охвата, Интернет превратился в источник знаний и взаимодействий (рисунок 1).
Корпорации поощряют персонал создавать высококачественный контент, чтобы можно было быстро и обоснованно принимать управленческие решения. Вызовы, с которыми сталкиваются компании, связаны с тем, как лучше повторно использовать информацию или сделать ее более доступной. При этом компании решили использовать те каналы, которые ранее были освоены обществом.

Рисунок 1. Люди, организации и Интернет.
В то же время Интернет не лишен и недостатков, таких как недостоверность источников и неэффективность или несфокусированность поиска. Интернет остается неструктурированным, небезопасным и неконтролируемым.
Все эти недостатки неприемлемы для корпораций, от которых, в соответствии со стандартами корпоративного управления, требуется прозрачность. Их источники информации должны поддаваться аудиту, а за точность информации компании отвечают перед акционерами.
Самой важной задачей является сохранение внутрифирменной информации под контролем. Вопросы понятны:
Куда поместить множество электронных писем?
Что делать с электронно-подписанной бизнес-корреспонденцией?
Куда помещать данные по налогам?
Как передавать информацию из неорганизованной файловой системы?
Как консолидировать информацию в репозитории, который могут использовать все?
Как получить один логин для всех систем?
Как создать единообразный входной лоток для всей входящей информации?
Как быть уверенным, что никакая информация не теряется и не игнорируется?
Документные технологии играют важную роль во всех этих вопросах. Документные технологии, подобные управлению корпоративным контентом, делают традиционную обработку данных завершенной. Они сводят вместе структурированную, слабо структурированную и неструктурированную информацию. Каждая компания, каждое правительственное учреждение и каждая организация сталкивается с этой проблемой. И малая величина бизнеса не защитит от неё.
Дисциплина ECM (Enterprise Content Management) включает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение и предоставление сотрудникам организации корпоративного контента.
ЕСМ позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы. Для малого предпринимательства также актуальны современные решения в сфере управления информационно-технологическими сервисами и контентом, так как они являются источником экономической эффективности функционирования предприятий.
Создание, обработка и использование контента осуществляется сотрудниками в масштабах всего предприятия. Решения ECM являются необходимыми базовыми компонентами для многих приложений. Организации начинают включать ECM-технологию в состав уже используемой модели сервисов общего доступа, что позволяет распределять связанные с контентом расходы по различным отделам предприятия. Это дает возможность более эффективно осуществлять управление и уменьшать общий уровень затрат при помощи многократного использования настроек и процессов, а также концентрации наборов навыков. Кроме того, благодаря модели сервисов общего доступа, ИТ-отделы могут внедрять согласованные политики и сервисы, контролирующие безотказность работы и выполнение соглашений об уровне обслуживания (SLA), создание и восстановление резервных копий систем и контента, равномерное внедрение политик архивирования, правил безопасности и установку программных патчей.
ECM — это область, которая, согласно классификации Gartner, включает несколько направлений, в том числе, управление Web-контентом. Эксперты Gartner отмечают, что потребности заказчиков (как бизнеса, так и государственных структур) и возможности программных продуктов сейчас уже выходят за традиционные рамки WCM-публикации контента в область использования методов интерактивного взаимодействия как с внешними контрагентами и потребителями, так и внутри своих организаций. Понимая перспективы малого бизнеса как клиента, разработчики ECM подстраиваются под его потребности: выпуск версий эконом-класса, введение совместных низких тарифов с хостинговыми компаниями и многое другое.
Можно считать, что ЕСМ - дисциплина зрелая и развитая. За тридцать лет ее существования и развития накоплен значительный объем международных стандартов и эффективных практик, связанных с разработкой, внедрением и использованием ЕСМ-решений. Главный двигатель эволюции ECM - развитие информационных технологий и изменение потребностей бизнеса. Сам факт существования организации - коммерческой или государственной — означает, она получает, обрабатывает и генерирует информацию с использование систем, процессов и персонала. Т.е. работа с информацией, управление ею — это естественное состояние любой организации.
Современное общество в целом, в значительной мере живущее в Интернете и социальных сетях, - не только потребитель информации, но ее создатель. Так что масштаб, в рамках которых должны работать ЕСМ-системы, охватывает все информационное общество.
Поскольку управление контентом - явление общественное, сталкивается с ним каждый из нас. И по много раз на дню. Что-то найти в Интернете, собрать и просмотреть папку с документами, разархивировать старые почтовые ящики, чтобы найти сообщения по вопросам прошлогоднего совета директоров, — постоянно приходится, что называется, работать с документами. Несмотря на это, термин ЕСМ популярным не назовешь. Разговоры с топ-менеджерами и даже с некоторыми ИТ-директорами компаний о ECM часто приходится предварять объяснениями, что понимается под этим термином и как его можно интерпретировать. Термин ЕСМ и все, что скрывается за этой аббревиатурой, настоятельно нуждается в популяризации.
Принято считать, что 70-90% корпоративной информации - это неструктурированная информация. Также признается, что основная часть этой неструктурированной информации никак не управляется. Зачем же тогда ECM? Затем, что наш мир стремится стать цифровым. К этой цели, какой бы она ни была мифической, в меру сил стремятся все компании. Разумеется, реальная задача при этом не решается: вся «соль» подхода к неструктурированной информации не в переходе от бумажной документации к цифровой, а в управлении расширяющимся спектром разных типов информации.
Вследствие глобализации деловой мир становится все более «плоским». Мультинациональные компании становятся действительно международными, отказываясь от модели сети с единым центром. Они переходят на работу по модели «непрерывной связанности», когда для успеха компании требуется совместная работа сотрудников по всему земному шару. Такие структурные перемены привели к определенным трудностям: новое поколение персонала нуждается в методах работы, позволяющих формировать небольшие, но быстро адаптируемые группы для решения проблем, создания продуктов и генерации идей. Персонал все больше нуждается в инструментах, позволяющих сотрудникам самостоятельно создавать модель работы, вместо использования корпоративного шаблона, не способствующего совместной работе. На организации оказывает влияние приток новых сотрудников, привносящих методы работы, выработанные на основе своего личного опыта, что приводит к изменению запросов бизнес-пользователей. Сотрудникам нужна возможность постоянной связи с любого устройства. Они заинтересованы во внедрении социального программного обеспечения и в переходе на новые методы совместной работы над контентом в рамках бизнес-процесса. Для соответствии запросам эволюционирующей рабочей силы, организациям необходим переход на модель «социального предприятия».
Информация представляет собой реальную интеллектуальную собственность организации. Наряду с капиталом и персоналом она относится к числу важнейших активов, которыми компании необходимо грамотно распоряжаться, принимая повседневные решения, стремясь обрести понимание рынков, потребителей и рисков. Как важнейший актив информацию необходимо использовать по максимуму. Но этого не происходит. К информации, зачастую, относятся как к чему-то второсортному. В большинстве случаев она создается в результате действий, совершаемых нами и нашими системами.
Одним словом, ECM — это важно. Контент или неструктурированная информация имеет особое значение. Сбор, хранение, понимание, описание, совместное использование и управление контентом в течение его жизненного цикла требуют специальных технологий. Усилия должны быть направлены на то, чтобы разгрести максимум информационных «завалов», добиваясь четкого понимания, что необходимо сохранить, а с чем можно расстаться. Кроме того, организациям необходимо понять, что все это стоит денег. Бремя администрирования колоссально, а технологии (которые пока несовершенны, что затрудняет внедрение и чревато негативным воздействием на корпоративную культуру) ранее были сосредоточены в разрозненных функциональных департаментах, но теперь социализуются, а то и коммодитизируются. Это, возможно, позволит, наконец, использовать ранее упускавшиеся возможности.
Новые возможности позволят гораздо полнее использовать неструктурированную информацию. Они создадут предпосылки глубокого анализа всего контента, чтобы выявить тенденции и решить сложные проблемы. Поначалу в центре внимания будет пользователь, но ползущая автоматизация позволит принимать решения и инициировать события на основе неструктурированной и структурированной информации. В будущем контент потеряет особое значение. В конце концов, решения принимаются исходя из имеющейся информации, вне зависимости от ее формы или типа. Компании все больше будут искать общие подходы к организации, описанию и реализации политики в отношении всей совокупности информации. Информация будет пользоваться доверием: мы начнем понимать, как именно она обрабатывается, и сможем охватывать огромные массивы данных, благодаря автоматизированной классификации и отношениям, создаваемым при приобретении и использовании информации. Доступность информации станет такой, что вместо необходимости искать и действовать наугад, достоверное представление информации и ее контекста будет автоматически предоставляться в точке принятия решения. Информация очень важна.
1.2.Краткая история ECM.
ECM представляет собой развитую дисциплину, где за тридцать лет накоплен значительный объем международных стандартов и оптимальных практик. Данная концепция эволюционировала параллельно с изменениями ИТ и потребностями бизнеса.
Дисциплина эволюционировала вместе с изменениями технологий и бизнес-условий.
При широком распространении телевидения в 60-е годы прошлого века возник огромный спрос на информацию и контент, а удовлетворять его могли лишь немногие. В 90-е годы XX века развитие Интернета еще больше увеличило этот спрос. Технологии совместной работы возникли как средство, позволяющее сторонним участникам принимать участие в работе организаций и решать существующие внутри них проблемы. Возможны различные форматы совместной работы (например, выработка политик, форумы, поддержка, управление проектами и встречи). С точки зрения организации они зависят от управления участием заинтересованных сторон. Совместная работа требует широкого доступа к участникам. Контент, используемый при совместной работе, также должен быть широко доступен в масштабе всей организации. Так, информацию на бумажном носителе трудно распространить множеству сторон без затрат и усилий по репродуцированию. При этом использование компьютеров для хранения отсканированных бумажных документов и их распространения позволяет уменьшить затраты.
Через какое-то время подход к управлению документами изменился с учетом двух тенденций — вытеснения бумажных носителей электронными документами и носителями и использования Интернета как инструмента публикации.
Затем, чтобы облегчить управление и распространение информации, ECM вобрала в себя управление бизнес-процессами. Кроме того, дисциплина все больше ориентируется на совместную работу посредством Интернета. Это позволяет пользователям собирать и создавать контент безопасным и управляемым образом и эффективно его распространять.
В перспективе ECM стремится решать следующие задачи:
- способствовать превращению хранилищ контента в Интернете и в организациях в интегрированные, доступные для поиска и совместного использования, проверяемые и постоянно поддерживаемые источники;
- превращать идеи в ценное и исполнимое знание посредством совместной работы;
- защищать идеи организаций, одновременно обеспечивая распространение и продвижение тех из них, которые заслуживают широкого общественного внимания.
Первоначально системы управления контентом представляли собой специализированные приложения, предназначенные для конкретных видов хозяйственной деятельности, которые создавались на основе разобщенных прикладных программ и платформ. Кроме того, эти приложения служили для управления только определенными видами контента. Например, одно приложение использовалось для управления документами, второе - для управления Web-сайтами, третье - для управления цифровыми активами, еще одно - для управления электронными записями. Это приводило к возникновению таких ситуаций, когда, например, предприятия, создающие онлайновый отдел кадров для просмотра резюме, политик и процедур, покупали сначала системы управления документами. А затем, когда им требовалось добавить, например, функционал хранения записей или создать новые Web-приложения, - им приходилось покупать еще один дополнительный программный пакет уже на другой сервер от совсем другого производителя, специализирующегося в данном приложении.
В процессе взросления систем управления контентом требования заказчиков к их функциональным возможностям постоянно возрастали, и производители стали приобретать дополнительные технологии, которые включали в свои собственные программные продукты. Такая стратегия была выгодна для компаний, обслуживающих конечных пользователей, поскольку они могли объединить несколько приложений от различных поставщиков в единую платформу, что позволило бы управлять всеми типами контента на предприятии. Так родилась ECM. Хотя такой метод оптимизации решений и устраивал заказчиков, поскольку позволял работать с одним поставщиком программного обеспечения, им приходится вкладывать больше средств в консалтинг и внедрение. Это происходило потому, что для решения своих задач предприятия хотели получить приложения с более широкими функциональными возможностями, а имеющиеся функциональные приложения по управлению контентом не были интегрированы между собой. Чтобы решить эту проблему производители создали стандартные интеграционные компоненты между приложениями, созданными на одной платформе (интегрированная ECM), что позволило быстрее внедрять приложения для управления контентом. Вернее, интегрированная ECM предоставляла некоторые преимущества; однако проблемы оставались, и для их решения потребовались дополнительные усилия. Например, слабая интеграция, различия в поддержке операционных систем и языков программирования, сложная система обновлений, дублирование контента из различных приложений, трудоемкое обучение различным интерфейсам: все это усложняло внедрение интегрированных ECM.
Исторически сложилось так, что приложения по управлению контентом, которые изначально предназначались для отдельных подразделений, со временем вышли на уровень всего предприятия. Хотя многие внедрения ECM происходили как интеграционные проекты, только в последние годы возникли тенденции для реализации единого подхода к проблеме управления неструктурированным контентом. Предприятия осознали необходимость единой платформы с единой кодовой базой и единым интерфейсом, что привело к созданию единой платформы ECM. Единая платформа и единый интерфейс для различных приложений позволяют многократно использовать один и тот же контент, быстро и просто обновлять и тестировать решения, легко обучать пользователей. Как уже отмечено ранее, приложения для управления контентом исторически создавались для управления лишь одним типом контента в конкретных, отдельно взятых приложениях (например, управления записями, Web-контентом, цифровыми активами, документами изображениями). Рассматривая эти различные программы для управления контентом, можно заметить, что все они имеют одинаковый набор функциональных возможностей, например, возможность контроля версий, безопасность и контроль доступа, поиск, управление метаданными, а также функции поддержки бизнес-процессов.
Имеется общий набор служб, которые используются совместно в рамках независимых приложений по управлению контентом. Каждый тип контента требует отдельного функционала, например,
-управление файлами или хранилищем цифровых или физических записей;
-надежное преобразование видео файлов или цифровых активов (например, преобразование файлов Adobe Photoshop в различные форматы с изменением разрешения и размеров);
-WYSIWYG редакторы, схемы и шаблоны или модели динамической и статической публикации для Web-сайтов - все эти независимые системы управления контентом используют общий набор служб и функционала.
Единая система ECM предоставляет такой набор возможностей в одном решении для всех типов контента. Любые другие функции управления контентом можно добавлять или удалять в рамках этой единой платформы, в зависимости от требований бизнес-приложения. Единая ECM предоставляет полный набор функций по управлению контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, записями и хранением. Все это осуществляется в рамках единой платформы, что устраняет необходимость интеграции различных ECM-компонентов. Единая платформа ECM предлагает полный набор функциональных возможностей для управления контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, а также записями и хранением - и все эти функции возможны на единой платформе. Интегрированный подход подразумевает значительно больший возврат инвестиций (ROI) всего лишь за несколько лет, в особенности в случаях, когда использовалось более одного приложения. Консолидация всей архитектуры на базе одного кода, единой модели безопасности и одного программного интерфейса не требует интеграции. При этом используется общая ИТ-инфраструктура, сокращаются затраты на разработку и поддержку приложений, что упрощает работу и позволяет легко обновлять и сопровождать систему, обучать пользователей.
Пользователям неважно, создавался ли контент в Microsoft Word, Visio или Adobe Photoshop. Вне зависимости от того, добавляют ли они контент к Web-сайту или общаются на презентации, необходимые им возможности остаются теми же - возможность легко находить контент, эффективно с ним работать, безопасно хранить контент и контролировать его версии, преобразовывать контент из одной формы в другую и использовать там, где он требуется. Единая архитектура предоставляет удобный графический пользовательский интерфейс, что упрощает обучение и эксплуатацию. Преимущества единой системы ECM для пользователей следующие.
- Простота использования, связанная с тем, что функции управления документами и изображениями, цифровыми активами, Web-контентом и записями доступны через интуитивно понятный Web-интерфейс. - Более высокая производительность, поскольку пользователи могут совершать все связанные с контентом операции в одном и том же месте. - Более быстрая адаптация, что повышает ценность системы для всех пользователей. 1.3.Преимущества Enterprise Content Management (ECM).
Использование ECM дает предприятию ряд преимуществ.
ECM позволяет контролировать доступ к контенту, проводить аудит и отслеживать данные аудита, автоматизировать процесс публикации контента на основании согласованных политик, что сводит к минимуму риски и позволяет управлять контентом в течение его жизненного цикла. Помимо этого, одним из ключевых аспектов ECM является совместное использование контента. У предприятий нет проблем с созданием контента, а есть проблемы с совместным использованием этого контента. ECM позволяет доставлять нужный контент нужным людям на нужное устройство и в нужном формате. И наконец, ECM - это автоматизация процессов управления контентом: устранение ненужных шагов и автоматизация ранее ручных этапов, таких, например, как преобразование документов в Web-формат или поиск документов. Как результат, использование ECM позволяет сократить затраты и увеличить прибыль предприятия. ECM помогает предприятию: - Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия, а также улучшить связь с Веб-сайтами, внутренними сетями и учетными системами. - Обеспечить соответствие требованиям нормативных и регламентирующих документов.
- Многократно использовать один и тот же контент на предприятии и за его пределами для повышения эффективности работы сотрудников и сокращения затрат на доставку, печать и хранение.
2. ПОЛУЧЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОНТЕНТА В ECM.
2.1.Определение ECM.
Простейшее определение управления контентом предприятия (ECM) таково:
ECM — это управление всеми формами информации в организации. ECM призвано обеспечить сбор информации, ее хранение и предоставление в качестве корпоративного актива в соответствии с такими критериями, как систематичность, естественность и возможность повторного использования.
Все это позволяет компании сохранять, увеличивать и трансформировать свои инвестиции в знания.
Все бизнес-приложения содержат в своей основе сочетание структурированной и неструктурированной информации. ECM предоставляет компаниям платформу для хранения неструктурированного контента и доставки его в подходящем формате многочисленным корпоративным приложениям. ECM позволяет эффективно многократно использовать контент и интегрировать сотни сервисов по управлению контентом (например, учет контента, поиск контента, вывод результатов поиска или подтверждение рабочего процесса) с другими бизнес-приложениями предприятия. Все это дает возможность предприятиям превратить неструктурированный контент в активы и использовать стратегию безопасного управления контентом. Помимо управленческих аспектов, ECM также охватывает соответствующие стратегии, методики и инструменты. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять любой неструктурированной информацией компании (рисунок 2).

Рисунок 2. Жизненный цикл управления контентом (Content Management Lifecycle).
ECM — это и стратегия, и методология. Как показано на рисунке 3, данная аббревиатура ECM включает три взаимосвязанных понятия:
Рисунок 3. Охват ECM.
Перспектива предприятия дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в систему) и доступа к ней. Перспектива предприятия определяет, где и как работает ECM.
Понятие «контент» охватывает все многофункциональные компоненты, информацию, данные (структурированные или неструктурированные), записи, правила, структуры, темы и шаблоны. Понятие «контент» определяет, что составляет ECM.
Управление включает коммуникации, процессы, потоки работ, совместную работу, взаимодействие и обмен с широким кругом контрагентов. Здесь определяется, кто задействован в ECM, а также, почему и когда они вступают во взаимодействие.
Ключевым элементом базовой модели процесса ECM, представленной выше, является жизненный цикл контента. В него входит управление получением, хранением и предоставлением контента в масштабе организации. Все эти действия имеют три измерения: предприятие, контент и управление (рисунок 4).

Рисунок 4. Жизненный цикл контента.
Данный процесс называется жизненным циклом информации, потому что платформы и условия, в которых контент получается или возникает, часто становятся инструментами его предоставления.
Настольные, Интернет- или многофункциональные устройства (факс/электронная почта/принтер/сканнер) служат тому примерами.
Рассмотрим все три составляющие — получение, хранение и предоставление контента, взяв за минимальную единицу контента один объект.
2.2.Получение контента в ECM.
Контент может быть получен путем сканирования, преобразования, передачи через Интернет и сбора информации.
Рассмотрим получение контента с точки зрения предприятия, самого контента и управления — измерений жизненного цикла контента.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Получая информацию с помощью различных механизмов, предприятие может при этом иметь центральное хранилище для сбора, что помогает решать задачи эффективности и хранения. Помимо традиционных форм получения контента возможно создание цифровых документов на компьютерах компании, посредством интернета, куда материалы добавляются с помощью web-приложений, или сканирования в специальных центрах, занимающихся сканированием и индексированием больших объемов данных. Получение контента предприятием также может происходить путем сканирования с помощью многофункциональных устройств, которые способны распространять изображения посредством электронной почты или центрального хранилища файлов, к которому реализован совместный доступ.
К полученному таким образом контенту затем предоставляется доступ тем, кто имеет представление о его контексте, что важно для успешной каталогизации или индексирования.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Формат, приобретаемый контентом в процессе накопления и каталогизации, может быть различным. Контент может сохранить свой оригинальный формат (бумажный или электронный) или может быть преобразован при поступлении в соответствии с теми форматами, которые используются предприятием для хранения, приема и просмотра.
УПРАВЛЕНИЕ ПОЛУЧЕНИЕМ КОНТЕНТА.
Управление сбором подразумевает каталогизацию контента квалифицированным персоналом, сосредоточенным в различных подразделениях предприятия. Для этого используется информационный центр по передаче массивов данных, выполняющий сканирование больших объемов документов и каталогизацию в соответствии с заданным протоколом или принципами индексирования. Кроме этого, обычно используется электронная форма заявки, в которую можно ввести информацию для категоризации, что обеспечивает повторный поиск контента.
Управление также подразумевает, что преобразование, выполненное при получении, может быть улучшено путем анализа на более поздних этапах. По мере того как в рамках документооборота создается контент, уточняются атрибуты, используемые при индексировании. В начале получения или создания контента барьеры, связанные с индексированием или каталогизацией для включения в систему, незначительны. После анализа контент «обрастает» опорным индексом, четкими атрибутами и контекстом.
2.3. Хранение контента в ECM.
ECM не сводится только к электронным механизмам хранения. Рассмотрим, как осуществляется хранение контента в рамках его жизненного цикла.
ХРАНЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
У предприятия есть несколько вариантов того, каким может быть хранилище — распределенным, объединенным или виртуальным, т.е. реализованным в облаке. Также имеются инструменты управления доступом к виртуальному хранилищу и большим пулам устройств хранения данных (часто именуемым «storage farms»). И склад со шкафами для оригинальных документов, и удаленное хранилище файлов, доступное через Интернет, где находятся электронные изображения, — все это разновидности корпоративного хранилища.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Контент влияет на то, каким образом сохраняется объект: преобразуется ли он или распределяется на элементы. Также возможно хранение нескольких версий объекта, приложений, содержащих анализ, или слоев объекта, фиксирующих изменения, произошедшие с ним.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Управление хранением строится на процессном управлении и обеспечивает контроль версий контента и лиц, имеющих право вносить изменения в контент и направлять его тем, кто занимается анализом и оценкой контента. В долгосрочной перспективе этот аспект также может включать цифровую защиту прав, позволяющих инкапсулировать контент и защищать его от изменений или маркировать его с помощью фоновых изображений («водяныхзнаков»), фиксирующих принадлежность контента.
В техническом отношении данный аспект также может включать инструменты, расширяющие возможности хранения или позволяющие управлять продолжительностью хранения контента, что обеспечивает его корректное уничтожение в соответствующие сроки.
2.4. Предоставление контента в ECM.
К числу механизмов предоставления относятся поиск и публикация. Поиск считается механизмом предоставления контента, потому что при этом объем выводимой информации заметно сокращается.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Интернет, обеспечивающий доступ к приложениям посредством браузеров, предоставляет широкий спектр возможностей распространения информации. В настоящее время существуют способы распределенной публикации в точках продаж или эффективного создания специализированных медиа в больших объемах. Предприятие оценивает затраты на определенный канал предоставления контента и устанавливает критерии, по которым это предоставление будет происходить.
Многие системы управления контентом берут за отправную точку управление предоставлением контента одному департаменту (например, департаменту маркетинга, финансовой отчетности или обработки платежных требований).
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Информация может быть представлена на web-странице, включена в доступные для скачивания электронные файлы или распространяться в печатном виде. При предоставлении каждая единица контента может браться из хранилища в целостном виде или автоматически конструироваться.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Управление предоставлением включает технологии поиска: с его помощью пользователи могут быстро находить контент для публикации или демонстрации. Управление потоками работ или бизнес-процессами (BPM) создает возможность управлять предоставлением нужных объектов тем, кто вносит в них изменения или просто использует при работе.
Успех предоставления в ECM зависит от внимания, уделенного каждому из вышеперечисленных девяти аспектов получения, хранения и предоставления контента, а также ресурсов и механизмов, используемых в каждом из этих случаев.
3.ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА КОНТЕНТА.
3.1.Проблемы управления контентом. Перейдя в век цифровой информации, предприятия столкнулись с некоторыми задачами создания, управления и распространения контента - как бумажного, так и электронного. Многие предприятия используют различные системы для хранения неструктурированного контента, созданного в процессе деловой деятельности. В число этих документов входят файлы Microsoft PowerPoint, сканы, электронные таблицы, графики, видео, электронная почта и ZIP-файлы, которые обычно хранятся на совместно используемых сетевых дисках, Web-сайтах, ноутбуках отдельных пользователей, и все эти данные используются для работы специальных приложений, FTP-серверов или для работы собственных серверов и приложений. Эти разрозненные системы приводят к дублированию контента и практически не позволяют эффективно использовать один и тот же контент в различных целях. Кроме того, хранение контента в различных местах чрезвычайно усложняет задачу его совместного использования на предприятии и за пределами корпоративной сети - например, при встрече с заказчиками, партнерами и поставщиками. Ранее многие предприятия пользовались подручными средствами, например, FTP-сайтами для совместного использования контента, однако в таком случае пользователи не могут контролировать доступ или безопасность, нет возможности проверки версий документов или «блокировки» файлов. В результате пользователи создают и обмениваются различными версиями одного и того же документа, что вызывает сложности и противоречия. Затраты на доставку и печать - еще одна проблема, связанная с контентом. На многих предприятиях сотрудники печатают сотни и тысячи страниц технической документации, руководств и отчетов, а затем отправляю их в различные подразделения и на склады. Более того, ожидание печати контента и его доставки отнимает время. Контент может устареть за то время, пока он будет перемещаться в новое местоположение. Поиск в сотнях файлов на сетевых хранилищах или получение устаревшей информации может привести к тому, что решения будут приниматься на основании не самой точной информации. Все это в итоге приводит к дорогостоящим, отнимающим время неавтоматизированным процессам.
Другим фактором, связанным с управлением контентом, является управление рисками и обеспечение соответствия нормативным требованиям. Цифровой контент, например, все больше и больше используется в судебных разбирательствах, и официальным органам необходимо обеспечивать соответствие контента нормативным актам и требованиям. Точная информация также требуется организациям для принятия решений, тогда как в Интернете информация часто носит достаточно неопределенный характер. Успеха добиваются те, кто осознает ценность информации, поддерживает надежные источники, стремится обмениваться идеями, создает бизнес-предложения и защищает свои знания, сочетая меры предосторожности c взаимодействием.
Это лишь часть движущих факторов, играющих роль при распространении систем класса ECM.
Корпорации представляют собой благоприятную среду для управления изменениями и инновациями. Они часто выступают создателями новых приложений, принимаемых Интернет-сообществом. В связи с усложнением задач по управлению контентом предприятия начали активно использовать для этого ECM. Технология ECM «понимает» весь жизненный цикл контента, включает достаточный уровень контроля и дополнительную поддержку пользователей в течение каждой фазы работы с контентом. Это означает, что управление контентом происходит в течение всего цикла его существования: во время создания, использования и хранения. Технология ECM включает в себя такие функции, как контроль версий, индексация поиска, очистка контента для снижения рисков, поддержка метаданных и безопасность. Имеются дополнительные функции по распространению, публикации, классификации, хранению и удалению контента (рисунок 2). ECM помогает компаниям понять, как задействовать мощные ресурсы коллаборативного контента, предоставляемые глобальной сетью, не утрачивая при этом полноты контроля.
Информационному обществу необходимо двигаться к реализации недостижимых пока идеалов хранилищ истинного знания и автоматизированных «брокеров идей».
Внедрение ECM дает компании возможность войти в нарождающийся мир, где информация и ее хранилища становятся доступной частью глобального Интернет-сообщества, причем сделать это, выбрав правильное время и обеспечив необходимые механизмы защиты интересов компании.
Перечисленные выше факторы существенно влияют на широкое распространение систем управления контентом. Технология ЕСМ позволяет предприятиям преобразовать неструктурированный контент в активы и реализовать единую стратегию для безопасного управления контентом. Исторически сложилось так, что многие предыдущие внедрения и решения ECM были реализованы на основе интегрированного метода, однако сейчас предприятия двигаются в сторону единого ECM для большей экономии средств, более удобной работы пользователей, простой системы обновлений, технической поддержки и обучения. Единая система ECM предоставляет полный набор ECM-функций, включая управление документами и изображениями, Web-контентом, цифровыми активами, а также хранением информации. Единый подход позволяет всего лишь за несколько лет получить гораздо больший возврат инвестиций, в особенности, если используются различные функции управления контентом. Объединение всей архитектуры на базе одного кода, модели безопасности и API устраняет необходимость интеграции, позволяет использовать общую ИТ-инфраструктуру, а также сводит к минимуму разработки и затраты на техническую поддержку. 3.2.Оценка ценности информации.
Одной из сложных задач ECM является оценка ценности информации как актива для бизнес-плана. Важно оценивать ценность в течение жизненного цикла и обеспечивать механизмы оценки общего уровня активов. Модель жизненного цикла информации стимулирует оценку контента в системе ECM (рисунок 5).

Рисунок 5. Оценка жизненного цикла контента.
При переходе от получения к хранению технологии совместной работы дают два показателя этого периода: количество создаваемых постоянных объектов контента и количество взаимодействий для каждой версии объекта. Все вместе это задает срок, в течение которого элемент контента (в сравнении с компанией и всем ее контентом в целом) сохраняет свою полезность.
На стадии от предоставления до получения ценность контента можно оценить, определив полноту атрибутов для определенного класса контента. Исторические отчеты о ключевых словах, использованных при предоставлении, позволяют понять и оценить, насколько эффективна схема индексирования. Благодаря этому можно модифицировать схему, чтобы усовершенствовать предоставление или уменьшить трудоемкость категоризации или затраты на нее. Для упрощения предоставления полезны статистические данные о том, сколько раз осуществлялся поиск объекта контента, и о количестве обращений к нему. Они также могут отражать степень связанности с другими объектами, чтобы прояснить связи между контентом.
Напомним следующее определение.
Ключевой Показатель Эффективности (КПЭ) (Key Performance Indicator (KPI)). Метрика, которая используется для управления ИТ-услугой, процессом, планом, проектом или другой деятельностью. Ключевые показатели эффективности используются для измерения реализации ключевых факторов успеха.
Только важнейшие из всех измеримых метрик определяются как ключевые показатели эффективности и используются для отчётности и управления процессом, ИТ-услугой или деятельностью. Организации, которым понятны отношения между объектами контента, видят, какие из них побуждают заинтересованные стороны обращаться к хранилищу. Это повышает привлекательность всего контента в целом и его способность удерживать пользователей. Для разработки показателей для корпоративных отчетов необходимо создать соответствующие ключевые показатели эффективности (KPI).
ВЫВОДЫ.
1.ECM — дисциплина, обеспечивающая всеобъемлющее, многофункциональное и интерактивное управление корпоративной информацией. Это зрелая концепция, учитывающая потребности бизнеса и ИТ. Она предоставляет организациям преимущества, принесшие успех Интернету: доступность, возможности совместной работы и многообразие контента.
2.ECM охватывает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение, сохранение и предоставление контента. Данная дисциплина позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы.
3.Объяснены три ключевых процесса для ECM: получение, хранение и предоставление. Каждый из них может быть описан с точки зрения предприятия, контента и управления. Для создания непротиворечивой и полной модели предоставления для ECM компании необходимо найти решение в каждой из этих девяти сфер.
4. Применение оценки стоимости контента является важным элементом сохранения и оценки преимуществ, а также реагирования на изменения рынка.
5.Для измерения оценки общего уровня активов предприятия необходимо создавать ключевые показатели эффективности (KPI). Ключевые показатели эффективности (KPI) должны быть выбраны таким образом, чтобы обеспечить управление эффективностью, результативностью и эффективностью затрат.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
Долженко А.И. Управление информационными системами. Курс лекций. Ростов-на-Дону, 2007.
Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем. Монография. Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. - 270 с.
Кириченко А.А. Разработка электронного портала (Создание Web-представительства. Контент-инжиниринг). Учебное пособие. М.: МЭСИ, 2005. - 104 с.
Кэмерон C. Управление контентом предприятия. Вопросы бизнеса и ИТ. Пер. с англ. А. Кириченко. — М.: Логика бизнеса, 2012. — 176 с.
Ланкин В.Е., Бричеева Н.Н., Макарова И.В. Управление ИТ-сервисами и контентом. Учебное пособие. Таганрог, 2012. - 100 с.

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

ECM система для крупных компаний. Содержит полный набор инструментов для управления любым контентом, документооборотом, бизнес-процессами. Предоставляет веб-интерфейс с широкими возможностями для совместной работы и социального взаимодействия.

Корпоративная веб-ориентированная ECM система для управления контентом и совместной работы. Предоставляет пользователям персонализированный Web 2.0 интерфейс и безопасные Enterprise 2.0 инструменты: блоги, вики, форумы, тэги для разметки, опросы... Доступ с мобильных устройств

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

Системы управления корпоративным контентом (Content Management Systems, ECM) с каждым годом становятся всё более востребованными. Аналитические компании пытаются количественно оценить рынок программного обеспечения в области ECM и описать его структуру.

Хорошо известна склонность западных ИТ-аналитиков к применению аббревиатур. Различные источники говорят о том, что ECM-рынок включает программные решения в области DMS, WCMS, RMS, DAMS, BPMS и ряда других компонентов. Проблема не в том, что сходу запомнить все эти аббревиатуры нелегко - толкование каждого из вышеперечисленных терминов можно найти в энциклопедии; проблема в том, что все эти определения не создают целостной картины. Вопервых, перечисленные технологии частично перекрывают друг друга; во-вторых, термины быстро эволюционируют; втретьих, появляются новые технологии, которые внедряются в существующие. Поэтому без сравнительного толкования и наглядных структурных схем разобраться в таксономии очень трудно. В настоящей статье мы постараемся не только привести количественные оценки мирового рынка ECM, но и пояснить его структуру на графических схемах, а также дать сравнительное толкование основных терминов, обозначающих сегменты данного рынка.

Системы управления контентом - взгляд сверху

Под «взглядом сверху» в данном случае мы подразумеваем рассмотрение категории ECM по отношению к более общим понятиям. Прежде всего следует сказать, что термин «ECM» используется для обозначения не только класса программного обеспечения, но и концепции организации управления контентом на предприятии.

Согласно рис. 1, ECM можно представить как комбинацию стратегий, методов и инструментов, находящуюся на пересечении средств управления информацией и ИКТ-инструментария, как средство повышения эффективности HR и управления знаниями на предприятии.

Рис. 1. Соотношение понятий KM (Knowledge Management)
и ECM (Enterprise Content Management)

ECM имеет отношение к организационному обучению (Organizational learning) - области знаний, которая изучает, как организация получает новые знания и адаптируется к изменениям окружающей среды. Организационное обучение включает такие аспекты, как обучение сотрудников общим принципам управления информацией, конкретным инструментам ECM и использованию этих инструментов таким образом, чтобы соблюдать политики и процедуры, регламентируемые HR-отделом. ЕСМ-системы (ECMS) призваны обеспечить управление информационными активами с учетом прав собственности, адаптировать лучшие практики, способствовать изменению поведения сотрудников, эффективному обмену информацией между инстанциями и управлению знаниями, применению передового опыта в области управления информацией на предприятии.

Системы управления контентом - взгляд снизу

Под «взглядом снизу» мы понимаем анализ ключевых элементов, входящих в ECM. Прежде всего рассмотрим условную схему ECM (по данным AIIM) - рис. 2 .

Таким образом, CMS/WCMS - это технология, которая поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и может интегрироваться с системой управления документами. CMS-cистемы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

ПО для управления вебконтентом предусматривает:

создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации в веб;
доставку и администрирование информации для наполнения вебсайта;
автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации.

Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare)

ПО для совместной работы - это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

совместное использование баз данных;
совместную одновременную контролируемую обработку информации;
применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
применение социального ПО для совместной работы;
интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент - это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент - это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform - гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления вебконтентом по своей направленности на мультимедиаресурсы - изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Управление записями (Records Management)

Запись - это документ или набор данных, который считается законченным и неизменяемым, в то время как документ - это единица контента, которая может быть доработана или изменена. Записи - это свидетельства о событиях и политиках, действующих в данной организации. Запись может существовать на бумаге, в виде сканированного изображения или другого электронного файла. Если управление документами обычно осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла: создание, коллективная работа с документами, управление версиями, контроль доступа и архивирование, - то управление записями предполагает их сохранение без изменений и предоставление доступа к ним. Управление записями направлено на обеспечение работы с архивами документов длительного хранения и связано с процессами архивирования, возвращения или удаления.

Как правило, записи имеют жесткие требования относительно их сохранения и уничтожения. Обычно необходимо, чтобы записи хранились в их оригинальном формате на тот случай, если они понадобятся в ходе юридического разбирательства.

Таким образом, RM-приложения предназначены в первую очередь для идентификации, хранения и управления данными, которые используются для описания событий в технологическом цикле организации, связанных с соблюдением нормативных или финансовых правил или оперативной деятельностью. Данное ПО позволяет компаниям специфицировать правила хранения электронных архивных материалов, которые могут основываться на государственных законах или бизнес-требованиях компании.

Среди функций Records Management обычно выделяют следующие:

визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
управление графиком хранения и уничтожения записей;
защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Типовое ЕСМ-решение

Схема, представленная на рис. 2 , отражает траекторию движения информации в ECM-системе. Для того чтобы лучше представить технологическую схему типового ECM-решения, обратимся к рис. 3. Как следует из этой схемы, решения по управлению документами и контентом могут иметь общие элементы. То есть из отдельных модулей может строиться то или иное ECM-решение.