Дела постоянного хранения. Форма описи дел постоянного хранения Как составит предисловие к описи

© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.

О Г Л А В Л Е Н И Е

	В в е д е н и е ……………………………………………………………..…
	Структура и формы описей дел и документов …………………..……
	Описательная статья описи дел ……………………
	Описательная статья описи дел……………………………………………
	Заголовок и аннотация фотодокумента в описях…………………………
	Формы описей дел и документов………………………………………….
	Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов …………………………………………….
	Составление заголовков единиц хранения …………………………….
	Составление заголовков в описях на управленческие документы………
	Составление аннотаций в описях на фотодокументы……………………
	Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу ………………………….……………………………….
	Разработка схемы систематизации для составления описей управленческих документов и фотодокументов ……………………………..
	Систематизация документов постоянного хранения……………………..
	Систематизация документов по личному составу………………………..
	Систематизация фотодокументов………………………………………….
	Нумерация дел в описях ……………………………………….…………
	Нумерация описей …………………………….…………………………..
	Справочный аппарат к описи ……………………………………………
	ПРИЛОЖЕНИЯ:
	Форма описи постоянного хранения, составленной в архиве……….….
	Форма описи по личному составу, составленной в архиве…....................
	Форма годового раздела описи дел постоянного хранения, организации
	Форма годового раздела описи дел по личному составу………..………
	Форма описи фотодокументов организации………….………………….
	Форма описи фотодокументов, составленной в архиве………………….
	Форма описи фотоальбомов организации………………..……………….
	Форма описи фотоальбомов, составленной в архиве…………………….
	Форма листа – заверителя дела…………………………………………….

В В Е Д Е Н И Е

Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.

1. Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов – это архивный справочник , предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.

Состав элементов описи
1 Описательная статья	Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2 Итоговая запись	Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения.
3 Лист – заверитель	Учетный элемент описи для учета количества листов в описи.
4 Справочный аппарат к описи	Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

1.1. Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

1.2. Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание.

«, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем »;

«, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы».

3. Аннотации к портретам следует начинать с фамилии, затем дается характеристика данного лица (должность, почетное звание и т. д.). В скобках приводится указание (портрет).

«, врач Соликамской детской больницы (портрет)»;

«, преподаватель Краснокамского финансового техникума (портрет)».

4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий.

«, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»;

«, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы».

5. Порядковые числительные, употребляемые в аннотациях, следует писать словами

«Жилые дома улучшенной планировки на Второй улице Строителей»;

«, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет).

6. Числительные, которые употребляются как слова собственные, пишутся цифрами (арабскими или римскими).

«, заместитель главы администрации района, делегат II областной конференции обкома профсоюза государственных учреждений»;

«Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника».

7. Перечисление изображенных на снимке лиц в аннотации дается слева-направо и сверху-вниз.

«Работники Суксунского оптико-механического завода, награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник, инженер-конструктор, слесарь »

8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц.

«Работники Суксунского оптико-механического завода: художник (слева), инженер-конструктор (в центре)».

9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т. д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются.

«Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – , ныне глава администрации района»;

«Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – , председатель, крайний слева стоит – , главный бухгалтер »;

«Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год.

Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.»

10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко:

а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события.

б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено.

«В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы.

«, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель);

11. К пейзажным снимкам, на которых сняты городские, сельские, либо индустриальные пейзажи, в аннотациях необходимо делать пояснения о масштабности и месте съемки.

«Панорама рабочего поселка Тюлькино Соликамского района. Вид с противоположного берега Камы»;

«Панорама поселка Теплая гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»;

«Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»;

«Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»;

«Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»;

«Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета »;

«Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы».

12. При написании даты фотодокумента число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г.

Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки.

Распоряжения главы администрации по основной деятельности, с № 1 по № 32

Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г.

Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г.

Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т. п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т. п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.

V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов

5.1 Систематизация документов постоянного хранения

Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:

	Систематизация дел в описях, состоящих из одного годового раздела	Систематизация в описях, состоящих из нескольких годовых разделов	Примечание
Структурированные действующие организации и ликвидированные организации с часто меняющейся структурой	По структурной схеме , внутри структурных подразделений – по степени важности дел в том порядке, как они расположены в номенклатуре дел.	По хронологически-структурной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – названия структурных подразделений	При составлении описей организаций, имевших стабильную структуру, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных учреждений может применяться и структурно-хронологическая схема . При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.
Бесструктурные организации	По номинальной схеме (видам единиц хранения): приказы (распоряжения), протоколы, отчеты и т. д. На практике в бесструктурных организациях часто применяется функциональная схема.	По хронологически-номинальной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – виды (разновидности) единиц хранения.	Применяется также номинально-хронологическая схема , по которой единицы хранения сначала группируются по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), а внутри каждого вида – по хронологии.
Организации с часто меняющейся структурой	По функциональной схеме (видам, направлениям деятельности): организация системы управления, планирование, финансирование, учет и отчетность и т. д.	По хронологически-функциональной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами виды, направления деятельности.	Возможно применение и функционально-хронологическая схемы, в которой единицы хранения вначале группируются по функциям деятельности, а затем – по хронологическому признаку.
Организации, в которых образуется небольшое количество документов	По тематической схеме, когда внутри годового раздела единицы хранения систематизируются по отдельным темам (вопросам)	По хронологически-тематической схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – отдельные темы, вопросы.	Может применяться и тематически-хронологическая схема , в которой единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой схемы по хронологии.

5.2 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи:

1. Опись личных дел;

2. Опись невостребованных трудовых книжек;

3. Опись актов о несчастных случаях и др.

Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий.

5.3. Систематизация фотодокументов

При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме:

1. Хроникальные документы

1.1. Общественно-политическая жизнь города (района)

1.2. Народнохозяйственная тематика

1.2.1. Государственные предприятия

1.2.2. Муниципальные предприятия

1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия

1.3. Транспорт и связь

1.4. Строительство и архитектура

1.5. Образование

1.6. Культура

1.7. Здравоохранение

1.8. Физкультура и спорт

1.9. Религия

2. Портреты

2.1. Индивидуальные

2.2. Групповые

3. Пейзажи

3.1. Городские

3.2. Сельские

3.3. Индустриальные

4. Фоторепортажи

5. Фотоэтюды

В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия.

В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т. д.

VI Нумерация дел в описях

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел.

VII Нумерация описей

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л. с.» (личный состав): 3л. с., 4л. с. , «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т. д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л. с.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2.

В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях.

Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л. с.», например, 3л. с., 4л. с. и т. д. К описи №2 буквенный индекс «л. с.» обычно не добавляется.

Примеры:

«Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9.

«Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4.

«Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке.

Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря , в течение которого в учреждении документы формируются в дела.

Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы:

1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т. д. дела, инвентарные дела и др.);

2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.);

Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения.

Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения.

Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3.

См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14.

«Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4.

Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23.

«Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1.

Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т. д.)

Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов , протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т. п.)

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34.

См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2.

См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23.

В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист

Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам.

К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров.

Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

К описи составляется титульный лист

Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве - при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве - при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила).Следует учитывать, что для организаций - источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса - какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй - в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 - принятый номер отдела в организации;

сп - префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 - количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела обеспечения

Комкова А.П. Комкова

(подпись) (расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

		Заголовок дела		Количе- ство	хранения	Примечание
		Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Дон-Зык»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Ике-Каи»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Кир-Куз»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Лео-Пик»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Сты-Ящи»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК

В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 7 , в том числе:

литерные номера: 2а ______

пропущенные номера: 5, 6

Старший бухгалтер

Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

СОГЛАСОВАНО

Начальник канцелярии

Гиляровская Л.Е. Гиляровская

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

и нет регистрационно-контрольных карточек к документам

Ведущий специалист Рыжкова Я.П. Рыжкова

(подпись) (расшифровка)

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 - № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации - источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количе- ство листов	Примечание
		Секретарь
		Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним
		Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.
		Финансово-экономический отдел
		Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему
		Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

"Каска" Генеральный директор

(ОАО "Каска") ОАО "Каска"

Копылов Н.С. Копылов

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
		Приказы № 01-к-82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)
		Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.
		Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)
		Личные дела работников, уволенных в 2010 г.
		Афиногенов Николай Григорьевич
		Смирнова Татьяна Викторовна

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения - это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 - 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.