Положение об организации делопроизводства на предприятии. Разделы положения о делопроизводстве. Учет и обобщение результатов контроля

Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая (учреждение, ) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Разработка положения о делопроизводстве

Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы . Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Разделы положения о делопроизводстве

Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

В разделе «Общие положения » записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если служба делопроизводства имеет свою (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи ». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции ». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность » содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

• состояние работы документации организации;
• соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
• достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

• организацию работы канцелярии;
• утечку информации;
• работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:

• проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
• требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
• запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями » закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, ɥᴛᴏбы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Стоит сказать - положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Стоит сказать - положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Разработка положения о делопроизводстве

Стоит сказать - положение разрабатывается на базе примерных положений, кᴏᴛᴏᴩые содержат максимальный набор функций службы . При этом для того ɥᴛᴏбы положение отвечало ϲʙᴏим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, кᴏᴛᴏᴩые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. К примеру, в организации создан центральный архив, в кᴏᴛᴏᴩом работают квалифицированные специалисты. В случае если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В ϶ᴛᴏм случае за службой делопроизводства данные функции в положении о службе не закрепляются

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Кстати, эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в ϶ᴛᴏй организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Разделы положения о делопроизводстве

Отметим, что текст каждого раздела излагается по пунктам, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

В разделе «Общие положения » записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

В случае если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кᴏᴛᴏᴩыми служба делопроизводства руководствуется в ϲʙᴏей работе. При ϶ᴛᴏм вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы)

В случае если служба делопроизводства имеет ϲʙᴏю печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи ». В ϶ᴛᴏм разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел будет основным в положении. Стоит заметить, что он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции ». В раздел включают описание всех видов работы, кᴏᴛᴏᴩые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность » содержит перечисление основных позиций, за кᴏᴛᴏᴩые несет ответственность делопроизводственная служба.

К примеру, в конкретном положении ϶ᴛᴏт раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

• состояние работы документации организации;
• ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документации требованиям правовых и нормативных документов;
• достоверность информации».

Возможно в ϶ᴛᴏм разделе выделение персональной ответственности руководителя. К примеру, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

• организацию работы канцелярии;
• утечку информации;
• работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, кᴏᴛᴏᴩые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. К примеру, служба делопроизводства может быть наделена правами:

• проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
• требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
• запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения ϲʙᴏих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. К примеру, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и оϲʙᴏбождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для данных процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями » закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, кᴏᴛᴏᴩые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в ϶ᴛᴏм разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Стоит сказать - положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы)

Стоит сказать - положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми в нем закреплены взаимосвязи.

Стоит сказать - положение будет документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Муниципальное общеобразовательное учреждение

Журавлевская основная

общеобразовательная школа №23

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

"Утверждаю"

«___»_________ 2010 г

Директор школы ______

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом образовательного учреждения (далее по тексту – ОУ), устанавливает единые правила делопроизводства и направлено на обеспечение единства организации системы документооборота в ОУ.

1.2. Вопросы работы с документами ОУ регулируются стоящим Положением, Уставом и законодательством Российской Федерации .

1.3. Общий контроль за документационным обеспечением деятельности ОУ, за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства,

2. Основные требования к оформлению документов

2.1. В соответствии с действующим законодательством в ОУ издаются, составляются и оформляются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма;

другие документы, необходимые для нормального функционирования ОУ.

2.2. Документы, подготовленные ОУ, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости, согласованными с юридическим отделом Управления образования.

2.3. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.4. Все виды организационно-распорядительных документов в ОУ печатаются на бланках установленного образца. В работе используются:

Ø бланк распоряжения;

Ø бланк приказа;

2.5. В отдельных случаях, когда для определенных видов приказов (распоряжений) и иных видов документов законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами установлены обязательные для применения формы, в ОУ применяются установленные формы.

Каждый вид документа должен иметь строго определенные реквизиты, порядок их расположения и оформления.

2.6. Датой документа является дата его подписания; для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

2.7. В случае если документ содержит приложения, об этом должна быть сделана ссылка в документе. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение, Приложение 2 и т. д.

2.8. Документы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности, а также иными лицами, в соответствии с законодательством РФ.

2.9. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

2.10.Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ. После этого документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом директора ОУ.

Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Проекты документов, представляемые на подпись директору ОУ, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.

Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двояких толкований.

3.2. Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.

Приказы должны иметь название, дату и номер.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.

Приказы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности.

3.3. Протокол является документом, фиксирующим ход
обсуждения вопросов и принятых решений. Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем органа последней организацией.

3.4. При необходимости оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности и соответствия законодательству российской Федерации и локальным актам ОУ. Согласование может проводиться как внутри ОУ, так и вне его.

3.5. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом ОУ, имеющим на это право. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ липа, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в ОУ, ниже подписи по левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.6. Приказы по кадрам согласовываются с начальником отдела кадров, а финансовые приказы - с главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера Управления образования.

3.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждает директор ОУ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

3.8. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ; как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

3.9. Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления Документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

В письмах следует обращаться от имени организации или его проводившего заседание, решение которого оформлено протоколом. По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческими, гарантийными, письмами-запросами, письмами ответами и другие. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и корректным.

3.10. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты оформляются на общем бланке ОУ. Если составляется не для внутреннего использования, то он должен содержать юридический адрес ОУ.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, составившей Акт.

3.11. Договоры составляются юристом Управления образования, либо согласовываются с ним. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям к нему.

3.12. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция составляется на основе документов,- содержащих сведения о полномочиях работников. Проект должностной инструкции согласовывается с юристом управления образования и утверждается директором ОУ.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником ОУ.

Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям, а именно: содержать следующие разделы - должностные, обязанности, требования к знаниям и профессиональным навыкам работника, требования к квалификации работника.

3.13. В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации в ОУ должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К. таким документам относятся:

Ø трудовые договоры;

Ø приказы по кадрам;

Ø трудовые книжки;

Ø личные карточки формы Т-2;

другие документы, оформляющие трудовые отношения с работниками. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников ОУ.

Организация документооборота

4.1. Вся поступающая в ОУ корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. После рассмотрения директором или иными компетентными сотрудниками, документы с резолюциями направляются исполнителям и доводятся до их сведения под роспись.

4.2. Документы, подписанные директором ОУ и предназначенные для отправки регистрируются в журнале исходящих документов, подготавливаются к отправке и отправляются.

Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки, в соответствии с номенклатурой дел ОУ.

4.3. Директора ОУ определяет количество экземпляров приказов либо распоряжений и наименование структурных подразделений, в которые рассылаются указанные документы.

При этом количество экземпляров документов и наименование структурных подразделений указываются на оборотной стороне документа и заверяются подписью директора.

5. Порядок контроля исполнения документов

5.1. Заместители директора осуществляют контроль за исполнением всех видов документов, содержащих поручение от директора ОУ.

5.2. Периодические проверки правильности исполнения документов проводятся представителями Управления образования.

5.3. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции директора. Если срок исполнения не установлен, то документ должен быть исполнен в срок, не превышающей один месяц.

5.4. Контроль за исполнением осуществляется на основании регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащихся в нем поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Заместители директора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2.Работник ОУ, которому поручено исполнение поручения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.

7. Порядок подготовки и передачи дел

на хранение в архив

7.1. Документация, не используемая постоянно в работе
ОУ, передается на хранение в архив. Хранение документов в архиве ОУ осуществляется в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в
частности:

Ø для финансовых документов - 5 лет,

Ø для документов по личному составу - 75 лет.

7.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Ø заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

Ø графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

Ø описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

7.3. Документы, образовавшиеся в процессе осуществления ОУ своей деятельности и имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепление информации подлежат передаче на государственное хранение. Передача дел производится по описям.

8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов

8.1. Печати и штампы, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения , а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.

8.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по ОУ.

8.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под роспись в соответствующих журналах.

8.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел ОУ, их листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками Образовательного учреждения.

9.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Образовательного учреждения.

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
"___"__________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "___"_________ _____ г.

1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.

1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

Конституция Российской Федерации;

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единая государственная система делопроизводства 1 ; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

Оргтехника и другие технические средства управленческого труда;

Основы экономики, организации производства, труда и управления;

Основы трудового законодательства;

Правила и нормы охраны труда;

Локальные акты предприятия.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Единая государственная система делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия и его подразделений;

Системы организации контроля за исполнением документов;

Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должность):

Документовед 1 ;

Делопроизводитель 2 ;

- ________________________________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов делопроизводства;

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;

Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

Систематизация и хранение документов текущего архива;

Учет объема документооборота;

Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

Подготовка документов к передаче в архив.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.

4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.

4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.

4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.

4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

5. ПРАВА

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;

Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;

Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;

Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;

Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;

Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

- ____________________________________________________________________, (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________.

6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела делопроизводства

_________________________________

Согласовано: юридическая служба

_______________________________

_______________/_______________

С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)

/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./

1 Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе "Документовед" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

2 Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе "Делопроизводитель" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

1 По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. "Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства".

Источник - Кабанов О.М.