Главная » Права потребителей » Универсальный передаточный документ правила заполнения. Считается ли такой документ правильно оформленным. Заполнение универсальных документов

Универсальный передаточный документ правила заполнения. Считается ли такой документ правильно оформленным. Заполнение универсальных документов

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

снижение расходов на бумагу;
единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

экономию времени на оформление документов;
сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
использовать право на вычет по НДС;
подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.

Подскажите пож-та если наш покупатель возвращает упд с печатью, в которой написано складское хозяйство и только наименование компании ООО, ни города, ни инн в печати не прописаны.

Да, считается. Ставить печать на УПД не обязательно. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить (Приложение 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@). Ведь этот реквизит для первички необязателен. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.

Следовательно, в УПД покупатель

может поставить не печать, а штамп организации, такой способ заполнения УПД не противоречит законодательству

В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит именно печать компании. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица.

Вопрос - ответ

Какая печать должна стоять в товарной накладной № ТОРГ-12

Круглая печать организации должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на его местонахождение. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ ( «Об акционерных обществах», Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Таким образом, действующее законодательство не содержит запретов по вопросу возможности внесения в печать дополнительных реквизитов.

Отвечала Е.С. КЛЕВЦОВА,
консультант «МКПЦН»

Обоснование

Из правовой базы

Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Как заполнить УПД

УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов ( ) и для счета-фактуры ( п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов и статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль.В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях и к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 .

Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура - он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы - обычными цифрами, например графа 3.

Данные о перевозке - строка . В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Семинары

Как работать с новым универсальным передаточным документом

ПЕЧАТИ

Ставить печать на УПД не обязательно. Но если поставщик либо покупатель заверит документ печатью, на которой указано полное наименование компании, строки или можно не заполнять.

Кроме того, налоговики ввели некоторые дополнительные реквизиты в таблицу. Это порядковый номер записи, который можно указать в графе А таблицы. В графе Б поставщик может привести артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.

Вопрос - ответ

Требования к печати на накладной

Какая печать должна стоять в товарной накладной № ТОРГ-12 ? Многие поставщики ставят печать «Для документов». Верно ли это?

Отвечала Е.С. КЛЕВЦОВА,
консультант «МКПЦН»

Быстрый справочник о том, какая печать подходит «первичке»

Тему для этой статьи нам подсказала Елена Демакова, главный бухгалтер ООО «ЗдравСервис», г. Калуга

Недавно чиновники приравняли «первичку» без печати к отсутствию документа как такового*. За это покупатель рискует потерять вычеты по НДС и расходы, а продавца налоговики могут оштрафовать на 30 тыс. рублей**. Но отсутствие печати критично не для всей «первички». Разобраться, когда на документах печать необходима, а когда не обязательна, поможет таблица.

Обычно компании ставят на всех документах фирменную круглую печать. Но на практике используют дополнительные печати для филиалов, подразделений компании, вида документов. Например, «Филиал № 1», «Отдел кадров», «Для накладных». Нарушения в этом нет, так как закон не запрещает иметь несколько печатей и включать в них дополнительную информацию. Главное, чтобы на них были реквизиты, которые обязательны для круглой печати: полное наименование компании и адрес местонахождения (

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в таблице . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

Скачайте формы

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
день передачи имущественного права;
день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
застройщики;
компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

Просмотров