Опись и учет передачи документов. Реестр документов – порядок применения и правила оформления Как заполняется реестр сдачи документов
Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.
Составление реестра
Большое количество не рассортированных документов значительно осложняет работу каждого сотрудника компании, и именно поэтому необходимо составлять реестр документов, который поможет упростить работу не только делопроизводителей, но и других сотрудников. Кроме того, реестр позволяет сделать сотрудничество с другими организациями более комфортным.
Порядок составления реестра документов
При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения. После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое. Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями. Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа.
Что необходимо учесть
Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.
Грамотно и верно составленный реестр
Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.
Услуги от профессионалов
Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем. Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной. Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.
Для чего составляют реестр документов
Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов - это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.
Кропотливый труд
Правильно составленный реестр документов - это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:
- В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
- Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
- На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.
Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.
Что это даёт
Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.
Опыт и экономия
Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр...».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel - «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР("Печать ДМО"!G1;"Реестр ДМО"!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.
Отправляясь в архив, документ либо занимает место в уже существующем деле, либо (в случае если формат дела не допускает подшивку к нему дополнительных материалов или документ является уникальным) для него создается новое дело. При этом документ вносится в реестр архива – детальную опись все дел и составляющих дело бумаг. В реестре документов содержится полная информация о каждом документе, его месте, дате помещения в архив и т.д.
Составление и ведение реестра документов
Составление и ведение реестра документов, особенно на первых порах – задача чрезвычайно сложная.Начать с того, что каждый документ необходимо соответствующим образом обработать, присвоить ему те атрибуты-признаки, которые в итоге (зафиксированные в реестре) позволят не только быстро его находить, но и вовсе избавят от необходимости поиска.
Работы по составлению реестра
Правда последнее возможно только при действительно грамотном и аккуратном ведении реестра, своевременном его заполнении, должной подготовке документа. Эти работы, в числе прочих архивных услуг, проводит компания ООО «Архивный Сервис» уже давно – в чем смогли убедиться десятки коммерческих и государственных организаций. Реестр специалисты компании вполне справедливо считают сердцем любого архива. Если учесть, что существует архив в бумажном виде, то правильное ведение реестра архива – это единственная возможность сократить время работы с документами до минимума. А иногда, как мы уже упомянули, работа с архивными документами может быть сведена просто к поиску нужного в реестре – все данные об искомом документе доступны именно в реестре.
Создание реестра включает:
- систематизацию документов с последующей разработкой категорий самого реестра;
- описание каждого дела и занесение описания в реестр;
- расположение документов и дел в хронологическом порядке в документе-реестре.
По мере появления новых документов они отправляются в ту или иную категорию, в то или иное дело – и информация о них тоже попадает в реестр, в соответствующую категорию.
Наиболее распространенные типы реестров
Организации чаще всего обращаются к нам при необходимости в составлении и ведении реестра договоров и контрактов – это один из наиболее распространенных типов реестров, наряду с реестром отдельных категорий бухгалтерских документов. Сложности, которые испытывает организация при оптимизации документооборота, невозможность создать самостоятельно реестр договоров контрактов, составление и ведение которого попросту некому поручить, риск возникновения ошибок– все это говорит в пользу того, что лучше поручить работу специалистам, обладающим и опытом, и знаниями, и чутьем.
Обращайтесь к профессионалам
За их плечами составление реестров и последующее их ведение, для десяток организаций, самой разной организационно-правовой формы и с самыми разными видами деятельности. Руководствуясь соответствующими нормами права и методическими рекомендациями, мы оперативно разработаем для вас реестр архива и поможет с его ведением. Отсутствие ошибок, полнота информации и своевременность пополнения реестра гарантируются и опытом и четким пониманием роли реестра в деятельности любой организации.
