Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать. Опись и учет передачи документов Как оформить реестр передаваемых документов

Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• наименование сдаваемых на хранение документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

• документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
• договорные документы;
• учредительные и корпоративные документы;
• внутренние организационные документы;
• документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

• № п/п,
• Наименование документа,
• Количество листов в документе,
• Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

• наименование документа;
• номер, дата и место составления;
• перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
• наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
• подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости

Как составить реестр внутренних документов, таких как письма подрядчикам, информационные письма, входящие письма?

Ответ

Реестр, в широком смысле слова, - это список, перечень, опись, т.е. это форма систематизации и учета каких-либо объектов. Она не зависит от вида документирования и формы представления информации (на бумажном носителе, в электронном виде и др.). Также у этого термина есть специальные определения, например, «реестр Windows», которое означает иерархическую базу данных параметров и настроек операционных систем компании Microsoft Windows.

С точки зрения общего делопроизводства под реестром как правило понимается систематизированный перечень, предназначенный для облегчения поиска документов или сформированных дел. Так по сути реестром являются и номенклатура дел, и архивные описи. А базовое предназначение любой СЭД - упорядоченное хранение (тот же реестр) информации о поступающих, отправляемых документах, приказах, внутренних нормативных или иных документах, создающихся и обрабатываемых в организации.

Ведение отдельных видов реестров регламентируется законодательно, например, Федеральным законом от 22.04.1996 № 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" установлен порядок ведения репозитарием реестра договоров (ст.15.8), а Фе деральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости" регламентируется состав и правила ведения Единого государственного реестра недвижимости (ст. 7).

Если на государственном или отраслевом уровне не установлены правила и ограничения по ведению тех или иных реестров, перечней, списков, то они регламентируются внутренними нормативными документами организации, например, Инструкцией по делопроизводству.

Отвечая на Ваш вопрос нужно в первую очередь понять с какой целью необходимо составить данный реестр и о каких документах идет речь, т.к. письма (входящие, исходящие) не являются внутренними документами, а являются справочно-информационными документами. Возможны следующие варианты:

1. Необходимо в целом упорядочить массив писем, которые обрабатываются в организации. В таком случае речь идет о регистрационных базах, которые могут иметь форму журнала регистрации, электронных таблиц и ресурсов, систем электронного документооборота (СЭД). Соответственно, набор полей, лицо, ответственное за делопроизводство или исполнитель определяет самостоятельно в зависимости от необходимости поиска той или иной информации. Традиционные графы в учетных формах: дата документа, дата поступления документа, регистрационный номер, заголовок, автор документа, исполнитель, количество листов.
2. Если письма имеют важное значение и подлежат передаче в архив, то при формировании дела на них нужно составить внутреннюю опись. Форма описи регламентируется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. В остальных случаях внутренняя опись не составляется, учет документов ведется по регистрационным базам данных.

1. По такому же образцу можно составить и любой реестр в случае необходимости передачи документов внешней организации, или в структурное подразделение по запросу. Если необходимо передать документы, то обязательно составляется сопроводительное письмо, в котором указывается причина передачи и прилагается реестр документов. Если объем документов небольшой, данная информация может быть включена в текст сопроводительного письма и оформлена как отметка о наличии приложения. Если же перечень значительный - он будет являться приложением к данному письму.

В заключение следует отметить, что необходимость составления реестра любых документов, а также форма данного реестра должна определяться организацией самостоятельно, если данное требование не регламентируется какими-либо внешними нормативными документами и/или законами.

Как правило, реестр составляется в табличной форме, однако допускается оформление и в виде нумерованного списка. Соответственно, количество и содержание граф реестра определяется в зависимости от назначения данного документа.

Документы являются неотъемлемой частью любой предприятия или организации независимо от того, государственная она или частная. Все документы, договора и контракты заполняются, сортируются, принимаются, отправляются и прочее.

Составление реестра

Большое количество не рассортированных документов значительно осложняет работу каждого сотрудника компании, и именно поэтому необходимо составлять реестр документов, который поможет упростить работу не только делопроизводителей, но и других сотрудников. Кроме того, реестр позволяет сделать сотрудничество с другими организациями более комфортным.

Порядок составления реестра документов

При составлении реестра документов необходимо соблюдать определенный порядок. В первую очередь необходимо собрать все документы одной категории, отсортировать распорядительную документацию: постановления, приказы, распоряжения. После документы сортируются по авторству: распоряжения начальников отдела, приказы руководителя организации и другое. Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями. Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа.

Что необходимо учесть

Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.

Грамотно и верно составленный реестр

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке. Только если реестр документов составлен грамотно и верно, работа каждого сотрудника будет значительно упрощена и на поиски необходимых бумаг, данных и любой другой информации, будет уходить минимум времени. Однако составление реестра архива документов – достаточно кропотливый процесс, на который не всегда хватает времени и опыта подобной работы.

Услуги от профессионалов

Наша компания предоставляет такую услугу как реестр документов, контрактов, составление и ведение реестра в последующем. Большой опыт архивной работы в данной области позволяет оказывать услуги высокого качества, благодаря чему работа сотрудников вашей компании станет еще более эффективной. Кроме того, для большего удобства, мы составляем электронный реестр документов, что позволяет сохранять все необходимые данные на протяжении долгого времени и без каких-либо рисков.

Отправляясь в архив, документ либо занимает место в уже существующем деле, либо (в случае если формат дела не допускает подшивку к нему дополнительных материалов или документ является уникальным) для него создается новое дело. При этом документ вносится в реестр архива – детальную опись все дел и составляющих дело бумаг. В реестре документов содержится полная информация о каждом документе, его месте, дате помещения в архив и т.д.

Составление и ведение реестра документов

Составление и ведение реестра документов, особенно на первых порах – задача чрезвычайно сложная.Начать с того, что каждый документ необходимо соответствующим образом обработать, присвоить ему те атрибуты-признаки, которые в итоге (зафиксированные в реестре) позволят не только быстро его находить, но и вовсе избавят от необходимости поиска.

Работы по составлению реестра

Правда последнее возможно только при действительно грамотном и аккуратном ведении реестра, своевременном его заполнении, должной подготовке документа. Эти работы, в числе прочих архивных услуг, проводит компания ООО «Архивный Сервис» уже давно – в чем смогли убедиться десятки коммерческих и государственных организаций. Реестр специалисты компании вполне справедливо считают сердцем любого архива. Если учесть, что существует архив в бумажном виде, то правильное ведение реестра архива – это единственная возможность сократить время работы с документами до минимума. А иногда, как мы уже упомянули, работа с архивными документами может быть сведена просто к поиску нужного в реестре – все данные об искомом документе доступны именно в реестре.

Создание реестра включает:

• систематизацию документов с последующей разработкой категорий самого реестра;
• описание каждого дела и занесение описания в реестр;
• расположение документов и дел в хронологическом порядке в документе-реестре.

По мере появления новых документов они отправляются в ту или иную категорию, в то или иное дело – и информация о них тоже попадает в реестр, в соответствующую категорию.

Наиболее распространенные типы реестров

Организации чаще всего обращаются к нам при необходимости в составлении и ведении реестра договоров и контрактов – это один из наиболее распространенных типов реестров, наряду с реестром отдельных категорий бухгалтерских документов. Сложности, которые испытывает организация при оптимизации документооборота, невозможность создать самостоятельно реестр договоров контрактов, составление и ведение которого попросту некому поручить, риск возникновения ошибок– все это говорит в пользу того, что лучше поручить работу специалистам, обладающим и опытом, и знаниями, и чутьем.

Обращайтесь к профессионалам

За их плечами составление реестров и последующее их ведение, для десяток организаций, самой разной организационно-правовой формы и с самыми разными видами деятельности. Руководствуясь соответствующими нормами права и методическими рекомендациями, мы оперативно разработаем для вас реестр архива и поможет с его ведением. Отсутствие ошибок, полнота информации и своевременность пополнения реестра гарантируются и опытом и четким пониманием роли реестра в деятельности любой организации.