Главная » Права инвалидов » Универсальный передаточный документ УПД: использование и заполнение. Универсальные передаточные документы Где взять код товара в УПД

Универсальный передаточный документ УПД: использование и заполнение. Универсальные передаточные документы Где взять код товара в УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет объединить передаточный акт и счет-фактуру в одном первичном документе. Какая форма УПД действует сегодня, как правильно заполнить УПД, образец ее заполнения – все это вы найдете в нашей статье.

Форма УПД и сфера ее применения

Форма УПД была опубликована в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Она носит рекомендательный характер, то есть налогоплательщики не обязаны использовать ее вместо привычных форм документов, а налоговики не могут оштрафовать за ее неприменение.

УПД (образец заполнения см. в конце статьи) включает в себя реквизиты, обязательные для документов по передаче материальных ценностей и счета-фактуры, что позволяет объединить в нем информацию следующих унифицированных документов:

товарная накладная ТОРГ-12 ,
накладная на отпуск материалов на сторону М-15 ,
акт приема-передачи основных средств ОС-1 ,
товарно-транспортная накладная 1-Т (товарный раздел),

Таким образом, оформление УПД (образец заполнения вы найдете ниже) возможно для операций:

отгрузки товара,
оказания услуг,
передачи результата выполненных работ,
отгрузки/передачи товара/работ/услуг комиссионером/агентом комитенту/принципалу,
передачи имущественных прав.

Применяя бланк УПД, налогоплательщик не нарушает законодательства о бухучете и налогообложении, и вправе использовать его для бухгалтерского учета передачи товара, выполненных работ, услуг и имущественных прав, для заявления налогового вычета по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов, в т.ч. на прибыль.

Заполняя универсальный передаточный документ, бланк (скачать можно ) разрешено дополнять новыми строками и графами, не изменяя при этом реквизитов счета-фактуры, а также обязательных реквизитов документа, предусмотренных ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ. Применяемая форма УПД утверждается руководителем вместе с остальными формами «первички», прилагаемыми к учетной политике фирмы.

Может использоваться не только печатная форма УПД, но и электронная, формат которой утвержден приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155.

Правила оформления УПД

В приложениях № 2-4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96 приводится инструкция по заполнению УПД, включая и перечень операций, для оформления которых может использоваться данная форма. Особенности оформления УПД различны в зависимости от статуса документа:

Статус «1» означает, что УПД сочетает счет-фактуру и акт передачи, значит, заполняются все строки, обязательные для этих документов (поля счета-фактуры оформляют с учетом правил для их заполнения, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в последней редакции). Наш пример заполнения УПД приведен для статуса «1».
Статус «2» – УПД включает только передаточный акт и используется, как первичный документ. В этом случае не заполняются поля, обязательные для счета-фактуры: строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11; остальные поля нужно заполнить. Неверное указание статуса «2», вместо «1», не лишает покупателя права на налоговый вычет по НДС, если в УПД правила заполнения всех показателей, относящихся к счету-фактуре, соблюдены. Статус «2» применим для «упрощенцев» и тех, кто не является плательщиком НДС, поскольку выставление УПД не влечет для них обязанности уплаты данного налога.

Правильное оформление УПД (образец заполнения которой мы приводим) предполагает, что документу, имеющему статус «1», присваивается номер, согласно хронологии нумерации счетов-фактур.

УПД со статусом «2» нумеруются в порядке, соответствующем нумерации «первички»: актов, накладных и т.п.

Нужна ли печать на УПД?

Для печати фирмы в УПД предусмотрено поле «М.П.». При ее наличии можно не заполнять строки о наименовании составителя документа 14 и 19.

В то же время, печать организации не является обязательным реквизитом для счета-фактуры и первичного передаточного документа, поэтому в УПД она также не обязательна. Вычету НДС и подтверждению расходов в целях налогообложения отсутствие печати не препятствует.

Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры

В 2017 г. форма счета-фактуры меняется уже второй раз, ее новую версию нужно будет применять с 1 октября 2017 г. (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Что касается электронных УПД, то их форматы утверждены одновременно с новыми форматами счетов-фактур, а вот «бумажный» бланк УПД до сих пор остается неизменным, ведь ФНС его обновленную форму не утверждала. Как быть в такой ситуации?

Учитывая, что правила заполнения УПД образец бланка разрешает дополнять новыми полями, рекомендуем привести с 01.10.2017 г. свою форму УПД в соответствие с новой формой счета-фактуры, например, скорректировав бланк УПД в «эксель» или иной программе (утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 19.08.2017).

Универсальный передаточный документ: образец заполнения

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

первичного документа.

В электронном виде — вместо:

пакета «счет-фактура + первичный документ»;
первичного документа;
счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

поставку товаров, услуг или работ;
передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

как счет-фактура (СЧФ);
как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, где это необходимо;
налоговая ставка;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

название документа;
число, месяц, год его создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумма или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Комментарий к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры"

При отгрузке товаров продавец передает покупателю , в состав которого помимо счета-фактуры входит накладная на отгруженные материальные ценности (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т.д.). Информация о товаре в счете-фактуре дублирует сведения, включенные в отгрузочные документы. При этом организации не могут отказаться от применения этих документов, поскольку они имеют различные цели.
Накладная относится к первичным учетным документам, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы служат основанием для ведения бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения прибыли (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Счет-фактура служит для принятия покупателем к вычету НДС, предъявленного продавцом товаров (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Специалисты ФНС России считают, что налогоплательщики могут объединить накладную и счет-фактуру в единый документ, который будет соответствовать как требованиям Закона о бухгалтерском учете, так и нормам НК РФ - гл. 25 "Налог на прибыль организаций" и 21 "Налог на добавленную стоимость".
Дело в том, что с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.), перестали быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012), и у организаций появилась возможность разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Для применения таковых экономическому субъекту достаточно утвердить их приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Свою позицию по этому вопросу налоговики высказали в комментируемом Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры".

Примечание. Нельзя не заметить, что "новорожденный" первичный документ возник не случайно. Первый шаг на пути его появления был сделан год назад, когда был обнародован проект дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" (СНА).
В перечне целей этого документа были указаны усовершенствование принципов документооборота, устранение устаревших форм документов, отказ от ведения налогового и иных форм регламентированного учета параллельно бухгалтерскому учету. В качестве одной из мер по реализации этих целей указывалось сокращение избыточного документооборота. В итоге это должно привести к снижению трудозатрат на подготовку отчетных бухгалтерских документов.
А сама дорожная карта СНА была создана в качестве реализации мер по выполнению поручений, данных Правительству РФ в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике". В целях повышения темпов и обеспечения устойчивости экономического роста страны Кабинету министров поручалось в области налоговой политики реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности для отдельных категорий субъектов экономической деятельности. А для улучшения условий ведения предпринимательской деятельности - до 2015 г. обеспечить меры налогового стимулирования и налогового администрирования, в том числе при реализации дорожных карт по совершенствованию делового климата, разработанных в рамках национальной предпринимательской инициативы по улучшению инвестиционного климата в РФ. Позже меры по реализации этих поручений нашли свое отражение в Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года (утв. Председателем Правительства РФ 31.01.2013).
Мероприятия, предусмотренные дорожной картой СНА, отмечены и в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (одобрены Правительством РФ 30.05.2013, комментарий к документу опубликован в "720 часов" N N 7, 8 и 9 за 2013 г.).

Как объединить счет-фактуру и накладную в один документ

Основой для создания является форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. В форму счета-фактуры можно вносить дополнительные реквизиты, поскольку это не запрещено ни гл. 21 НК РФ, ни Постановлением Правительства РФ N 1137 (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (направлено нижестоящим налоговым инспекциям Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@).
Следовательно, организация вправе дополнить счет-фактуру теми реквизитами, которые являются обязательными с точки зрения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). После утверждения формы УПД организация может использовать ее при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг .
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Следовательно, УПД необходимо составлять в день отгрузки товаров, передачи выполненных работ или оказанных услуг.
В комментируемом Письме N ММВ-20-3/96@ налоговики приводят форму такого универсального передаточного документа - УПД (Приложение N 1). Если организации будут оформлять операции по отгрузке товаров (передаче выполненных работ, оказанных услуг) этим документом, то его можно использовать и в бухгалтерском учете, и при расчете налога на прибыль, и при вычете предъявленной суммы НДС. При этом никаких налоговых рисков в этом случае у организации не возникает.
Разработанная налоговиками форма УПД носит рекомендательный характер . Следовательно, организациям не обязательно переходить на его применение, отказавшись от традиционной формы счета-фактуры и унифицированных форм накладных.

Операции, в которых может быть использована форма УПД

В Приложении N 2 к Письму N ММВ-20-3/96@ налоговики перечислили операции, для оформления которых может быть использована форма УПД. Рассмотрим этот Перечень подробнее.

Продажа товаров

Прежде всего, УПД можно использовать при отгрузке товаров. Напомним, что товаром для целей НК РФ признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (п. 3 ст. 38 НК РФ).
Следовательно, УПД может применяться при отгрузке любого имущества (кроме объектов недвижимости):

без транспортировки с передачей товара покупателю;
с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) или иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.

Передача имущественных прав

Еще одна группа операций, при осуществлении которых может использоваться УПД, - это передача имущественных прав. В этом случае универсальный передаточный документ передается при:

заключении договора об отчуждении исключительного права - правообладателем, передающим исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, приобретателю этих прав (ст. 1234 ГК РФ);
заключении лицензионного договора - лицензиаром лицензиату (ст. 1235 ГК РФ);
заключении договора коммерческой концессии - правообладателем пользователю по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ);
передаче права требования другому лицу - кредитором, передающим права (требования) на возмездной основе, лицу, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ).

Выполнение работ и оказание услуг

По новой форме может оформляться передача результатов выполненных работ, а также оказания услуг. В этом случае УПД составляется при заключении договора:

подряда - подрядчиком (субподрядчиком) их заказчику (генподрядчику) (ст. 702 ГК РФ);
о выполнении научно-исследовательских работ - исполнителем НИР их заказчику (ст. 769 ГК РФ);
возмездного оказания услуг - исполнителем услуг их заказчику (ст. 779 ГК РФ);
транспортной экспедиции - экспедитором клиенту при составлении документа на вознаграждение экспедитора (ст. 801 ГК РФ);
финансирования под уступку денежного требования - финансовым агентом клиенту (ст. 824 ГК РФ);
хранения - хранителем поклажедателю (ст. 886 ГК РФ);
договора доверительного управления - доверительным управляющим доверителю управления (ст. 1012 ГК РФ).

Посреднические договоры

При заключении посреднических договоров, в которых посредник действует от своего имени, УПД оформляется и передается:

при покупке товаров (работ, услуг) для комитента (принципала):

а) продавцом товаров (работ, услуг) комиссионеру (агенту);

б) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);

при продаже товаров (работ, услуг), принадлежащих комитенту (принципалу), - комиссионером (агентом) покупателю товаров (работ, услуг).

Обратите внимание : при передаче товаров комиссионеру (агенту) комитент (принципал) составляет только накладную на передаваемые материальные ценности. Счет-фактуру он выставляет комиссионеру (агенту) только после реализации им товаров покупателям.
Кроме того, УПД может использоваться в качестве документа, отражающего начисление комиссионного, агентского вознаграждения или вознаграждения поверенному. В этом случае УПД оформляется и передается при заключении договора:

поручения - поверенным доверителю (ст. 971 ГК РФ);
комиссии - комиссионером комитенту (ст. 990 ГК РФ);
агентского - агентом принципалу (ст. 1005 ГК РФ).

Порядок заполнения УПД

Статус документа

Его необходимо указать в левом верхнем углу УПД.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и передаточного документа (накладной, акта и т.д.), то в этом поле проставляется код 1 . При этом отдельный счет-фактуру составлять не следует.
Форма УПД может быть использована только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни. В этом случае в поле "Статус" проставляется код 2 , а показатели, установленные в качестве обязательных для счетов-фактур, не заполняются . В частности, необходимо оставить незаполненными строки (графы) или поставить прочерки:

в строке 5 "К платежно-расчетному документу";
в графе 6 "В том числе сумма акциза";
в графе 7 "Налоговая ставка";
в графе 10 "Цифровой код страны происхождения товара";
в графе 10а "Краткое наименование страны происхождения товара";
в графе 11 "Номер таможенной декларации".

В качестве первичного учетного документа УПД могут использовать организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются плательщиками НДС. При этом они не заполняют графы 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога, предъявляемая покупателю". Несмотря на то что в названии УПД указаны слова "Счет-фактура", оформление УПД с кодом 2 (первичного документа) не приведет к необходимости перечислять в бюджет НДС.
Помимо этого, форму УПД можно использовать и при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД будет выступать в качестве первичного документа на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. При заполнении УПД комитент (принципал, доверитель) в строке 8 "Основания передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывает договор на оказание посреднических услуг, а строки 2 "Продавец", 2а "Адрес", 2б "ИНН/КПП продавца" и 6 "Покупатель", 6а "Адрес", 6б "ИНН/КПП покупателя" не заполняет.

Обратите внимание : статус документа, указанный организацией в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием или отсутствием в нем всех обязательных реквизитов, установленных Законом N 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов, или обязательных реквизитов, определенных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.

Реквизиты и показатели счета-фактуры

При составлении УПД со статусом "1" необходимо заполнить строки 1 - 7, в которых приводятся реквизиты, обязательные для счетов-фактур, а также графы 1 - 11. Заполнять эти строки и графы следует в соответствии с Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137.

Внимание, неясность: в комментируемом Письме ничего не говорится о порядке присвоения номеров УПД в случае, когда организация выставляет покупателям и счета-фактуры, и УПД. По нашему мнению, в этом случае целесообразно вести сквозную нумерацию указанных документов, чтобы номера счетов-фактур и УПД не повторялись.

По мнению ФНС России, строку 3 "Грузоотправитель и его адрес" можно дополнить информацией об ИНН и КПП грузополучателя, а строку 4 "Грузополучатель и его адрес" - информацией об ИНН и КПП грузоотправителя.
Если счет-фактура подписывается иным лицом, уполномоченным на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации, в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Реквизиты и показатели первичного документа

Чтобы УПД можно было использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерском учете, необходимо заполнить строки 1, 1а, 2 "Продавец", 6 "Покупатель", 7 "Валюта: наименование, код" и графы 1 "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права", 2 "Единица измерения", 3 "Количество (объем)" и 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего". Кроме того, можно заполнить и другие строки, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, а именно строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графы 4, 5, 6 и др.

Графы А и Б

Для удобства поиска и визуального выделения позиций в форму УПД включена графа А, в которой отражается порядковый номер в таблице.
В графе Б "Код товара/работ, услуг" в отношении товаров следует указать артикул, а в отношении работ и услуг - вид деятельности, в рамках которого они выполнялись, в соответствии с ОКВЭД или ОКУН. Подобная информация может использоваться для обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налога), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
Обратите внимание: заполнять графы А и Б не обязательно, поскольку законодательно этот реквизит в качестве обязательного не установлен.

Строка 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)"

По этой строке отражаются сведения о договоре (соглашении, поручении и т.д.), на основании которых осуществляется операция.

Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе"

Эта строка уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом или силами сторонних организаций , при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д. Здесь отражаются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другая уточняющая информация о перевозке. В частности, по этой строке может быть указана масса груза нетто (брутто) и т.д.
Кроме того, в этой строке можно указать базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и прочее с возможным использованием Международных правил толкования торговых терминов "Инкотермс 2010" (публикация МТП N 715)) или наименование организации, которая несет транспортные расходы, и др.

Строка 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал"

По этой строке может быть указана должность лица, совершившего отгрузку товара, или ответственного за передачу результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и расшифровка подписи.

Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)"

По этой строке отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : эта дата может не совпадать с датой составления документа.

Пример 1 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день.
В строке 11 в этом случае следует указать дату "12.11.2013".

Если дата в строке 11 не указана, это будет основанием полагать, что дата совершения отгрузки товаров совпадает с датой составления документа (строка 1).

Строка 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче"

Здесь отражается иная существенная информация об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшая в форму УПД. Это могут быть данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Строка 13 "Ответственный за правильное оформление акта хозяйственной жизни"

По этой строке следует указывать должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (13а, 13б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц. Строка содержит подпись указанных лиц.
Если таковым является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в этой строке можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если этим лицом является лицо, поставившее подпись в строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то в строке 13 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 14 "Наименование экономического субъекта - составителя документа, в т.ч. комиссионера (агента)"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны продавца. Речь в данном случае идет об организации (ИП), ведущей бухгалтерский учет организации-продавца на основании договора.
Кроме того, УПД может быть составлен комиссионером (агентом) в случае передачи комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг), приобретенных у продавца от своего имени. В этом случае в строке 8 следует указать реквизиты посреднического договора, а по строке 14 - сведения об организации-посреднике.
В случае когда субъект, составивший документ, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строку 14 он может не заполнять .

Строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял"

В этой строке может быть указана должность лица, получившего товар, или уполномоченного на принятие результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и Ф.И.О.

Строка 16 "Дата получения (приемки)"

Здесь отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата получения товара, оказания услуги, принятия результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : дата, указанная в строке 16, не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты отгрузки товара (строка 11). При этом дата по строке 16 может не совпадать с датой составления документа (строка 1) и с датой отгрузки товаров (строка 11).

Пример 2 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически отгрузка состоялась 12 ноября. Покупатель получил товар 15 ноября.
В строке 16 УПД в этом случае следует указать дату "15.11.2013".

Если дата в строке 16 не указана, это будет основанием полагать, что дата принятия товаров совпадает с датой передачи товаров (строка 11), а в случае, когда в строке 11 дата не проставлена, - с датой составления документа (строка 1).

Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке"

Эта строка предназначена для отражения иной существенной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД. Например, в ней мог быть отражены:

сведения о наличии или отсутствии претензий;
данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка 18 "Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни"

Здесь указывают должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки со стороны покупателя. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц.
Если таковым является лицо, поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны покупателя.
Речь в данном случае идет об организации (ИП), которая ведет бухгалтерский учет организации-покупателя на основании договора.
В случае когда субъект, принимавший участие в составлении документа, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строка 19 может не заполняться.

Регистрация УПД со статусом "1" в книге продаж и в книге покупок

Примечание. В Приложении N 5 к Письму N ММВ-20-3/96@ приведен описываемый далее автором порядок отражения показателей УПД со статусом "1" в книге покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этот порядок нацелен на налогоплательщиков, которые реализуют товары (работы, услуги, имущественные права), облагаемые по налоговым ставкам в размере 10 и 18% либо освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ. Рекомендации по отражению показателей даны в разрезе двух ситуаций для продавца : в день совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 1), а также при составлении УПД как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 2).
Для покупателя в этом Приложении приведены особенности составления и использования УПД со статусом "1", позволяющие определить дату получения этого документа.

Учет у продавца

Счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выданных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При регистрации показатель из строки 1 УПД переносится в журнал в графу 6 "Дата составления счета-фактуры".
Продавец обязан регистрировать счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Моментом определения налогового обязательства является день отгрузки товаров, работ, услуг, имущества (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
При реализации товаров (работ, услуг) счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
На практике возможны две ситуации.

Ситуация 1: УПД составлен продавцом непосредственно в день совершения факта хозяйственной жизни , то есть:

в день передачи товара (груза) покупателю или в день доставки товара (груза) покупателю;
в день передачи имущественного права;
в день оказания услуг, а при длящихся услугах - в последний день налогового периода (Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142);
в день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

В этой ситуации даты составления и выставления счета-фактуры покупателю будут совпадать. Поэтому никаких проблем при регистрации УПД в ч. 1 журнала учета счетов-фактур и книге продаж у продавца не возникнет.
УПД регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж в том налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. При этом дата выставления УПД (строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)") совпадает с датой составления УПД (строка 1). Исключением являются случаи сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка 16). При передаче результатов работ в графу 2 "Дата выставления" счета-фактуры ч. 1 журнала переносится показатель из строки 16 УПД.

Пример 3 . Организация 26 ноября 2013 г. заключила договор подряда с обществом на выполнение ремонтных работ. Вместо акта выполненных работ и счета-фактуры продавцом (производителем работ) 30 ноября 2013 г. был составлен УПД.
Фактически работы были закончены 30 ноября (строка 11 УПД), а приняты заказчиком 4 декабря (строка 16 УПД).

в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" была указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Ситуация 2: УПД составлен продавцом перед или непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни .
В этой ситуации датой выставления счета-фактуры является дата отгрузки товаров (передачи выполненных работ, оказанных услуг), указанная в строке 11 УПД. Следовательно, регистрировать в журнале учета и книге продаж такой УПД необходимо в том налоговом периоде, к которому относится дата, указанная в строке 11 УПД, за исключением случаев передачи результатов работ, когда дата выставления счета-фактуры определяется по дате, указанной в строке 16.

Пример 4 . Организация А 25 ноября 2013 г. заключила договор купли-продажи с обществом В. Вместо накладной по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры 30 ноября 2013 г. в адрес покупателя был оформлен УПД. Фактически товар был отгружен 1 декабря 2013 г., получен покупателем 2 декабря.
Продавец зарегистрировал УПД в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "01.12.2013" (из строки 11 УПД);
в графе 6 "Дата составления" указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Помимо этого, продавец зарегистрировал УПД в книге продаж за IV квартал 2013 г., в графе 1 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (строка 1 УПД).

Учет у покупателя

Покупатель должен регистрировать полученные счета-фактуры в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Эта дата определяется на основании показателя по строке 16 "Дата получения (приемки)" УПД. Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 2 "Дата получения" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а показатель из строки 1 - в графу 6 "Дата составления счета-фактуры" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
По мере возникновения права на налоговые вычеты счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п. 2 разд. II Приложения 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При использовании УПД дата получения счета-фактуры и дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) совпадают (строка 16). Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 4 "Дата принятия на учет товаров (работ услуг), имущественных прав" книги покупок, а показатель из строки 1 УПД - в графу 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" книги покупок.

Пример 5 . Используем условия примера 3.

в графе 2 "Дата получения" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г.:

в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "04.12.2013" (из строки 16 УПД).

А теперь проиллюстрируем примером порядок регистрации у покупателя в ситуации, когда УПД составлен продавцом непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни.

Пример 6 . Используем условия примера 4.
Покупатель зарегистрировал УПД в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

в графе 2 "Дата получения" была указана дата "02.12.2013" (из строки 11 УПД);
в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" - дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г. следующим образом:

в графе 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (из строки 1 УПД);
в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "02.12.2013" (из строки 11 УПД).

Отражение показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете

Примечание. Порядку отражения показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ посвящено Приложение N 6 Письма N ММВ-20-3/96@. Оно содержит рекомендации как для продавца, так и для покупателя. При этом в сноске к Приложению указано, что при использовании УПД только в качестве учетного документа (статус "2") учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.

Учет у продавца

Доходы от реализации товаров отражаются в налоговом учете на основании УПД в зависимости от условий договора.
Если право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи продавцом покупателю или перевозчику товаров, то доходы продавец признает на дату оформления отпуска груза, указанную по строке 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)".
Если право собственности на товар переходит в момент вручения вещи покупателю, то доходы продавец признает на дату получения груза, указанную по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 7 . Используем условия примера 4, дополнив их числовыми показателями. Организация А по договору купли-продажи реализовала обществу В пять металлических дверей по цене 23 600 руб. за штуку, в том числе НДС 3600 руб.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Выручку от реализации товара организация А отражает в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1

118 000 руб. (23 600 руб. x 5 шт.) - отражена выручка от реализации металлических дверей;

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

18 000 руб. (20 000 руб. x 5 шт. x 18%) - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

Доходы от реализации выполненных работ или оказанных услуг продавец признает по наиболее позднему показателю из указанных по строкам 1, 11 или 16.

Учет у покупателя

На основании УПД покупатель может учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение материалов, товаров, основных средств, имущественных прав, на получение результатов работ и на потребление услуг. При этом дата признания соответствующего расхода не может быть ранее даты, указанной по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 8 . Вновь используем условия примера 4.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Поступление металлических дверей общество В отразит в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 41 Кредит 60

100 000 руб. (118 000 - 18 000) - приняты на учет металлические двери;

Дебет 19 Кредит 60

18 000 руб. - выделена сумма НДС, указанная продавцом в УПД;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

18 000 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.

Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

Внимание!

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — по ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

графа 6 «В том числе сумма акциза»;
графа 7 «Налоговая ставка»;
графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

	Значение	Особенности заполнения
	Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права	Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права	Заполняется всегда, независимо от статуса документа
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

строка 1 — дата составления документа;
строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Просмотров