Главная » Недвижимость » Опись в архив. Окончательный переплет дела. Что такое объявленная ценность

Опись в архив. Окончательный переплет дела. Что такое объявленная ценность

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Организация работы в архиве

Мы считаем, что такой подход должен применяться как к надзору, так и к строительному надзору. присуждаются только на основе их оценочной стоимости. Учитывая важность рассматриваемых услуг, мы рассмотрим вопрос о существовании систематической связи между инвестиционным дизайном и авторским надзором.

К чему приводят неучтенные документы?

Среди них - процедуры предоставления услуг для выполнения авторского надзора по смыслу ст. 162, пункт. 2 ТДА. В подтверждение нашего мнения отметим, что строительные работы обязательно должны выполняться в соответствии с подробными планами развития и в соответствии с согласованными и утвержденными инвестиционными проектами. Закон предоставил организации-заказчику возможность оценить, какие этапы - концептуальный, технический или рабочий проект, и какие части проекта должны вести переговоры в соответствии со спецификой сайта для реализации инвестиционного намерения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Основным обязательством дизайнера по договору на проектирование является разработка инвестиционного проекта в соответствии с требованиями организации-заказчика и применимого права, определение требований к техническим характеристикам строительных изделий и т.д. на более позднем этапе инвестиционного процесса в течение периода строительства цедент обязан обеспечить выполнение строительного надзора проектировщиком, сделавшим инвестиционный проект. Это обязательство основано на норме ст. 162 ТДА, а также в отношении авторских прав на имеющиеся авторские права в отношении подготовленного проекта, т.е. единственным применимым правовым порядком в этом случае является согласованная процедура без уведомления в соответствии со ст. 90 п. 1, пункт 3 Закона о государственных закупках.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Образец описи документов в личном деле работника

Конкретные условия и порядок осуществления авторского надзора во время строительства определяются отдельным письменным договором между цедентом и проектировщиком. Авторизация всех частей обязательна для всех конструкций от первой до пятой категории включительно. Предметом Контракта на получение разрешения является следующее: цедент назначает, а подрядчик принимает на себя авторский надзор при выполнении строительно-монтажных работ. Нормативные положения о сфере деятельности в соответствии с Соглашением об авторском праве налагают на Подрядчика ответственность за.

Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Законное начало строительства; полноту и правильность составления актов и записей во время строительства; выполнение строительных работ в соответствии с утвержденными инвестиционными проектами и требованиями ст. 169, пункт. 1 и 2 ТДА; контроль за соблюдением условий безопасности труда, включая проект по организации и проведению строительства, где это необходимо; избежание ущерба третьим сторонам и имущества в результате строительства; пригодность здания для выдачи разрешения на использование. В заключение, с учетом вышеизложенного, можно было бы привести следующие аргументы в отношении отсутствия систематической связи между авторским надзором и авторским надзором, хотя обе услуги обычно выполняются одним лицом.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

хранение документации;
учет;
передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Мнение экспертов, изложенное в этом документе, охватывает лишь некоторые из гипотез, которые делают анализ, чтобы предотвратить разделение государственных закупок, но в то же время они дают нам основание для размышлений. В этом смысле мы считаем, что в результате предстоящего создания новой нормативной базы в области государственных закупок законодатель и все ответственные учреждения должны оказать содействие организации-заказчику в определении так называемого системной связности, с тем чтобы он мог получить юридическую определенность юридически назначать его.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

Именно этот законодательный подход, а не принятие отягчающих и нечетких текстов в национальном законодательстве, защищает общественные интересы, выраженные в качественных и эффективных государственных закупках. Разрешение на строительство выдается для всего строительства.

Разрешение на строительство можно также выдать на отдельные этапы строительства, которые могут быть выполнены и использованы сами по себе, а также для жилых зданий и отдельных этажей здания - при условии, что архитектурное, пространственное и фасадное формирование каждого этапа строительства завершено строительство. Один хочет, другой должен уметь, а третий и четвертый - делать это. В этой цитате из Хайтова мы часто можем описать несоответствие между намерением и успехом конкретных шагов, предпринятых для его реализации.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :

электронным;
рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

В контексте государственных закупок символическим примером, позволяющим проиллюстрировать такое несоответствие между целями и последствиями, между ожидаемыми и достигнутыми результатами являются положения о так называемых сохраненные заказы. Характер зарезервированных заказов. Сохраненные заказы являются мерилом для поощрения возможностей трудоустройства для людей с ограниченными возможностями и других людей, находящихся в неблагоприятном положении, которые по объективным причинам имеют временную или постоянную неспособность участвовать в конкурентных рыночных отношениях.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

Это достигается путем бронирования определенных аукционов только для организаций, в которых задействованы представители этих групп. Именно потому, что они не только обеспечивают соблюдение определенных требований в отношении социального и трудового законодательства, но также обеспечивают соблюдение ряда международных обязательств в этих областях, но в то же время разрабатывается более социальная модель солидарности, социальной ответственности и интеграции, они требуют особого внимания в европейском законодательстве.

Последнее также применимо к правилам Сообщества, регулирующим присуждение государственных контрактов. В нем говорится, что занятость и доступность являются ключевыми элементами обеспечения равных возможностей для всех и содействия интеграции в общество. Прояснено, что защищенные предприятия и программы создания рабочих мест помогают эффективно интегрировать или реинтегрировать инвалидов на рынок труда, но не могут, однако, получать контракты в стандартных конкурентных условиях. Поэтому преамбула к этому закону объясняет, что уместно предусмотреть условие, согласно которому государства-члены могут сохранять право участвовать в процедурах закупок для таких предприятий или поддерживать выполнение программ закупок для создания защищенных рабочие места.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

Нормативная реализация вышеизложенного делается в ст. 19 Директивы, согласно которой государства-члены могут сохранять право участвовать в процедурах закупок для охраняемых предприятий или предусматривать, чтобы такие контракты осуществлялись в рамках защищенных программ занятости.

Идея предоставления зарезервированных заказов сохраняется и развивается в новых директивах о государственных закупках, требования которых должны быть преобразованы в национальные законы государств-членов ЕС. Исходное положение максимально приближено к такому Директивой и предусматривает, что организация-заказчик оставляет за собой право участвовать в процедурах закупок для специализированных предприятий или кооперативов инвалидов, когда предмет договора включен в список, утвержденный Советом министров; контракт выполняется по программам защиты занятости инвалидов.

если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах , как:

лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

По их словам, участвуют специализированные предприятия или кооперативы инвалидов при условии, что они могут выполнить не менее 80 процентов объекта контракта с собственным производством и ресурсами или с субподрядчиками, которые также являются специализированными предприятиями или кооперативами инвалидов. В законе также указывается, что национальные представительные организации инвалидов и для людей с ограниченными возможностями ежегодно публикуют информацию о возможностях своих членов к 30 сентября текущего года на портале государственных закупок.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Новым моментом здесь является то, что, когда подрядчик не был выбран после процедуры зарезервированного заказа, организация-заказчик может открыть новую процедуру, не сохраняя права на участие в специализированных предприятиях или кооперативах инвалидов. В таких случаях закупающая организация должна указать в решении об открытии причины прекращения предыдущей процедуры.

В частности, в соответствии с новым ст. 16 г закона, когда предмет заказа включен в список по ст. 30 Закона об интеграции людей с инвалидностью, договаривающиеся органы обязаны заявить, что заказ предназначен для осуществления специализированными предприятиями или кооперативами инвалидов.

Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Кроме того, предусматривается, что договаривающиеся органы могут определять контракты государственных закупок, осуществление которых осуществляется только в рамках программ по созданию защищенной занятости, в условиях рассматриваемых программ поддержание порядка не является обязательным и осуществляется по усмотрению организации-заказчика. В случае обязательного удержания в нормативном тексте указывается, что критерии отбора, установленные договаривающимися органами, не применяются к кандидатам и участникам, которые являются специализированными предприятиями или кооперативами инвалидов, а также ассоциациями, в которых участвуют только такие лица.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом , – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Таким образом, законодательные требования к участникам должны применяться на общих основаниях. К числу важных новых элементов, введенных в правовой структуре, относится требование о том, чтобы заявление включалось в заявку кандидата или участника, включенного в заявку или предложение, соответственно указывающее, является ли кандидат или участник или каждый из участников регистрация зарегистрирована в реестре специализированных предприятий и кооперативов инвалидов, поддерживаемых Агентством по делам инвалидов или в эквивалентном регистре государства-члена Европейского Союза.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Закон также делает важное разъяснение о том, что, когда кандидат или участник торгов указал, что он будет использовать субподрядчиков, требование о внесении в реестр специализированных предприятий и кооперативов инвалидов, поддерживаемых Агентством по инвалидности или в эквивалентном регистре, также относится к тем субподрядчикам.

Применять национальные правила хранения. Мы согласны с тем, что такой тезис звучит потрясающе с его категорическими и крайними выводами. Однако в какой степени объективный наблюдатель достигнет своего завершения, когда через восемь лет после введения первоначального текста проект поправок к закону направлен на «защиту работы и создание реальных возможностей для государственных закупок специализированными предприятиями или кооперативами людей с ограниченными возможностями».

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

номенклатуру дел за соответствующий год;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
количество листов в деле;
срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

	УТВЕРЖДАЮ
	Начальник отдела обеспечения
	Комкова		А.П. Комкова
	(подпись)		(расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

Заголовок дела		Количе- ство	хранения	Примечание

Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
То же, «Дон-Зык»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
То же, «Ике-Каи»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
То же, «Кир-Куз»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
То же, «Лео-Пик»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
То же, «Сты-Ящи»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК

В данную опись внесено
	(цифрами и прописью)
		В том числе:

Старший бухгалтер	Непоседова	Д.А. Непоседова
	(подпись)	(расшифровка)

СОГЛАСОВАНО
Начальник канцелярии
Гиляровская			Л.Е. Гиляровская
(подпись)			(расшифровка)

		6 (шесть) ___________________________________ ед. хр.
	(цифрами и прописью)
нет ____________ (цифрами и прописью)

Старший бухгалтер	Непоседова	Д.А. Непоседова
	(подпись)	(расшифровка)

		6 (шесть) _________________________________ ед. хр.
	(цифрами и прописью)
нет ______________			регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)

Ведущий специалист	Рыжова	Я.П. Рыжова
	(подпись)	(расшифровка)

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

Индекс дела	Заголовок дела		Количе- ство листов	Примечание

	Секретарь
	Приказы № 1- 168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним	25 января – 22 декабря
	Распоряжения № 1- 79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.	11 февраля – 30 декабря
	Финансово-экономический отдел
	Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему
	Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

приказы и распоряжения по личному составу;
списки личного состава;
протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
документы о награждении;
документы о проведении служебных проверок;
личные дела и личные карточки;
лицевые счета работников по заработной плате;
акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание

	Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)	09 января –
	Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.
	Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)	06 августа – 02 октября
	Личные дела работников, уволенных в 2010 г.
	Афиногенов Николай Григорьевич	10 октября 2005 г. – 04 сентября
	Смирнова Татьяна Викторовна	29 декабря

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Просмотров