Главная » Защита вещных прав » Приказ о расчетах с подотчетными лицами образец. Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм. Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Приказ о расчетах с подотчетными лицами образец. Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм. Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.

К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.

К данным целям относятся следующие:

Командировки – для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
Представительские расходы – с целью заключения договоров, совершения презентаций;
Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
Операционные и хозяйственные расходы;
Экспедиции и прочие.

Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.

Как составить приказ о назначении подотчетного лица?

Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.

Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.

Кто может быть подотчетным лицом?

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:

Через 3 дня после их получения;
Через 3 дня после прибытия из командировки;
Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
Через время указанное в приказе.

Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.

Реквизиты и образец приказа

Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.

Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:

В шапке

Реквизиты и название организации;
Дата составления и утверждения документа;
Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫ

Кого называют подотчётными лицами?

секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными .

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера , тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

номер и дату составления;
наименование компании;
полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить .

Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки. Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки). Можно ли обойтись без распоряжения руководителя Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств.

Приказ о подотчетных лицах

Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств. Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:

в шапке - наименование компании;
дату (даты) составления/утверждения документа;
список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);

И. О. и подпись руководителя;

Ф. И. О.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью. Порядок выдачи средств под отчет

Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц (2017) Скачать Образец о разовой выдаче Скачать Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где удобно.

Как грамотно составить приказ о назначении подотчетных лиц

Максимальная сумма в подотчет в 2018 году Покупка путевок в санаторий для работников вредного производства Приобретение товара через комиссионера и возмещение его затрат за хранение Кто отвечает за нарушение договора поставки Документы

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

© 1997 — 2018 PPT.RUПолное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования в рамках Политики в отношении обработки персональных данных.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
В документе обязательно укажите следующие реквизиты:

Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

Внимание

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена. Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Образец приказа о подотчетных лицах на 2018 год

Инфо

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным. Можно ли обойтись без приказа Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Выдача денежных средств в подотчет

Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов. Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет. Однако с 2019 г. этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке.

Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях. Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ. Для снижения вероятности появления проблем необходимо соблюдать все правила, которые устанавливаются законодательством.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В 2019 г. вступили в силу новые правила, в соответствии с которыми будет проходить выдача подотчетных средств. Если раньше средства могу получить только штатный персонал, то теперь деньги могут получить и внештатные сотрудники.

Для того чтобы сократить затраты времени на оформление заявления о выдаче подотчетных денег организации, специалистам можно создать самостоятельно или найти в интернете бланк заявления. При необходимости его останется только распечатать и внести в него всю необходимую информацию.

Позиция в законе

В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.

Составляется такое заявление в произвольной форме. Оно должно содержать дату его составления и подпись руководителя предприятия. Также заявление должно включать информацию о сумме средств и о периоде, на который эти средства будут выданы. Наличные средства выдаются сотрудникам на расходы, которые связаны с деятельностью организации.

В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.

Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.

Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.

В этом приказе должны быть указаны такие данные:

период, на который могут быть выданы средства;
их максимальный размер;
порядок, в соответствии с которым должны представляться авансовые отчеты.

Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.

Директор организации является как руководителем организации, так и ее сотрудником. Из этого следует, что он также вправе получить подотчетные средства. Из-за того, что в подобных случаях воля подотчетного лица и руководителя организации всегда совпадает (так как это один и тот же человек), многие специалисты считают, что надпись директора предприятия в заявлении не обязательна.

Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.

Общие моменты приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

покупка необходимых предметов;
оплата расходов, потраченных на командировки;
расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
товар должен быть приобретен в рабочее время;
на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

Если была потрачена не вся выданная сумма, то ее остаток возвращается в кассу организации. Для этого нужно оформить . Если же сотруднику на осуществление поставленной цели не хватило средств, то вся сумма перерасхода должна быть отправлена сотруднику на счет, указанный в авансовом отчете. Данная операция также должна быть оформлена РКО.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника. Если работник не даст согласие на взыскание, то оно будет осуществлено на основании судебного решения, но взыскание не может быть более 20% от зарплаты сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Дополнительная информация

Изменения в порядке

Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:

Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и .
Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.

Как избежать штрафов и ответственность

За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:

нарушение порядка, в соответствии с которым должны храниться свободные наличные средства;
нарушение порядка, в соответствии с которым должны вестись кассовые операции.

Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.

При налоговой проверке на предоставление всех необходимых документов отводится один день. За этот день могу быть оформлены все отсутствующие заявления на получение средств. Их нужно будет прикрепить к РКО.

Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.

Правила и особенности

Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:

Выдача средств может быть осуществлена только в случаях траты средств на цели, которые относятся к деятельности организации.
Между сотрудником и организацией должен быть заключен либо трудовой, либо гражданско-правовое соглашение. Только при заключении соглашения сотрудник может получить подотчетные деньги.
Обязательным условием является подтверждения заявления о выдаче средств у руководителя предприятия. Если средства были перечислены на карточку сотрудника, то должны быть также представлены соответствующие документы.
Передача средств как руководителю, так и другим сотрудникам должна происходить при оформлении РКО.
Средства будут выданы только при условии отсутствия задолженности у сотрудника. После получения средств нужно будет представить отчет по расходам и все необходимые документы.
Представленные документы подвергаются тщательной проверке. После проверки, руководитель компании, должен установить период, в течение которого нужно погасить выданную сумму.

Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.

У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.

В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:

Как сказано в ТК РФ, директор организации имеет с ней такие же трудовые отношения, как и другие сотрудники, поэтому процесс выдачи подотчетных средств директору ничем не должен отличаться от стандартного процесса.
Второй особенностью является то, что директор предприятия должен сам заверить свое заявление. В случаях, когда организация имеет несколько директоров, процесс подписания заявления значительно проще: если средства выдать необходимо одному директору, то заверить его заявление вправе другой руководитель.

Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.

Когда бумага не нужна

На многих форумах можно найти советы или примеры ситуаций, когда заявление о выдаче денег организации под отчет не требуется, например:

Первый случай – когда сотрудник получает средства, перечисленные на банковскую карту. Из-за того, что законодательством регулируется только работа с наличными средствами, при перечислении средств на карту пропадает необходимость оформления заявлений и приказов.
Если работнику были возмещены потраченные средства.
При условии выдачи суточных. Организация оплачивает командировки сотрудников. Проезд и плату за жилье можно оплатить со счета предприятия, а сотруднику наличными средствами выплатить только суточные. Основанием для их выдачи будет приказ о направлении сотрудника в командировку.

Просмотров