Уведомление о начале отпуска. Правила оформления уведомления об отпуске

У каждого сотрудника организации ежегодно возникает право на получение оплачиваемого отпуска, длительностью в 28 календарных дней. У вновь трудоустроенного работника такое право возникает после полугода работы. В каждой организации должен быть оформлен график отпусков на будущий года, в соответствии с которым, сотрудники уходят на заслуженный отдых. В определенных случаях сотрудника извещают об отпуске, выслав ему письменное уведомление об отпуске.

Документ применяется для того, чтобы предупредить (известить) сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваем отпуске, который предоставляется согласно ТК РФ ст. 123. При этом необходимо уведомить каждого сотрудника минимум за две недели до запланированного отдыха, в соответствии с составленным . Однако такой документ составлять и направлять сотруднику не требуется в том случае, если работником было написано .

Уведомление отправляется в письменной форме персонально для каждого работника, в соответствии с установленным в организации общим порядком уведомлений (предупреждений). При необходимости сотрудник может быть уведомлен руководителем одного структурного подразделения, при этом делается соответствующая запись в рабочей тетради и ставится подпись уведомляемого.

Если работник был уведомлен несвоевременно, то это дает основание для осуществления переноса отпуска на другие даты, а при отказе ознакомиться следует составить соответствующий с данным приказом или уведомлением.

Порядок составления уведомления об отпуске

Форма уведомления составляется в произвольном виде, так как официального установленного вида такой документ не имеет. К тому же трудовой кодекс не конкретизирует способ уведомления работника о предстоящем отпуске.

Причем такой документ можно сделать в виде трафарета и просто поочередно вносить каждого сотрудника в форму, к тому же в документе можно предложить сотруднику разделить отпуск на части, что предусмотрено ТК РФ ст. 125.

Для придания документу юридической силы он должен содержать следующие данные:

• В документе должны быть указаны реквизиты организации.
• Присутствовать сведения об уведомляемом сотруднике – его ФИО и должности, в соответствии со .
• Документ должен быть зарегистрирован под очередным порядковым номером, на указанную в нем дату.
• Иметь содержательную информацию с указанием действий работодателя, обозначенными разрешительными статьями Трудового кодекса РФ.
• Документ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи данных документов.

После получения такого уведомления сотрудник должен с ним ознакомиться, о чем будет свидетельствовать его личная подпись, которая также будет выражать его согласие. Если данное уведомление не будет содержать выше описанную информацию, то при возникновении судебных разбирательств документ может не возыметь нужную юридическую силу при решении споров между работником и работодателем.

Бланк уведомления об отпуске сотрудника

.

Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.

Из статьи вы узнаете:

• способы уведомления о начале отпуска по графику отпусков;
• как составить образец уведомления на отпуск;
• нужно ли письменное уведомление об отпуске и кто должен подписать образец;
• что будет, если несвоевременно вручить уведомление об отпуске;
• пять типичных правонарушений со стороны работодателя.

Как можно вручить уведомление об отпуске по графику отпусков сотруднику

Образец уведомления о начале отпуска не регулируется законом, так как не установлена унифицированная форма. Именно поэтому некоторые организации устно извещают сотрудника или вовсе забывают это сделать, что приводит к нежелательным последствиям. Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель вправе самостоятельно выбирать способ информирования.

Беря во внимание статью 123 ТК РФ, работника нужно оповестить следующим образом:

• вручить уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого должен включать дату, личные данные;
• факт уведомления нужно зафиксировать росписью сотрудника.

Если работника оповещают устно, это не значит, что вносить запись в специальный журнал и расписываться в нем не нужно. Журнал следует дополнить графой, где будут ставить свою роспись работники организации.

Скачать или посмотреть журнал, в котором содержится образец уведомления на отпуск, можно .

Отметка об уведомлении может содержаться и в изданном работодателем приказе. Нужно учитывать, что датой извещения считается тот день, когда сотрудник поставил свою роспись, а не фактическое время издания документа.

Скачать образец приказа можно .

В некоторых организациях отправляют уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого представлен в виде распечатанного документа. Он должен быть выполнен в двух экземплярах, на каждом из которых следует расписаться работнику. Один хранится в организации, а другой выдается на руки.

Скачайте документы по теме:

Уведомление об отпуске по графику: образец заполнения

Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.

Образец уведомления об отпуске может включать:

• название, а также номер документа;
• наименование организации;
• дату издания уведомления;
• наименование должности сотрудника;
• фамилию и инициалы работника;
• дату начала и окончания отдыха;
• количество календарных дней.

Если вам необходимо составить уведомление о времени начала отпуска, образец можно скачать .

При необходимости документ может быть дополнен другой информацией на усмотрение руководителя или специалиста кадровой службы. В каком бы формате не было составлено уведомление, оно считается правильно подготовленным или оформленным при наличии подписи сотрудника и дат начала и окончания положенного отдыха. Помимо этого на нем должна стоять роспись руководителя организации.

Нередко сотрудники организации отказываются от отдыха в пользу компенсации, при этом продолжают трудиться по установленному графику . В этом случае нужно составить акт, в котором отражен факт своевременного уведомления о предоставлении отпуска, а также отказе от него. Следует отметить, что не все категории работников могут трудиться без положенного по закону отдыха.

Если уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска образец было вручено, но сотрудник изъявил желание получить компенсацию, он должен предъявить соответствующее заявление. Работодатель должен с ним ознакомиться, а при согласии – подписать.

Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец

Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график . Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.

Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.

Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.

Что будет, если не вручить уведомление о начале отпуска по графику отпусков

Свободная форма уведомления об отпуске по графику работнику не означает того, что ее можно не заполнять:

• когда работник был несвоевременно предупрежден о начале отдыха, он вправе потребовать его переноса на другой срок. Это регулируется ч. 3 ст. 124 ТК РФ.
• если работодатель отказывается переносить отпуск, работник может подать исковое заявление в прокуратуру города, что приведет к судебному разбирательству.

Избежать всех возможных проблем легко, если вручать уведомление на отпуск своевременно, при этом образец должен быть подписан. В этом случае будут соблюдаться права работников, выполняться обязанности работодателя. Ведением журнала должен заниматься кадровый специалист или руководитель организации.

Пять типичных правонарушений

Несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, образец которого можно заполнить в считанные минуты, - не единственное правонарушение со стороны работодателя. Трудовая инспекция обращает внимание и на другие отступления от закона.

В последние годы увеличилось число следующих нарушений, касающихся отпуска:

• несоблюдение графика отпусков – ст. 123 ТК РФ;
• нарушения оплаты отпускных за три дня до начала отпуска – ст. 136 ТК РФ.
• невыплата компенсации за несвоевременно выплаченные отпускные – ст. 236 ТК РФ.
• накопление задолженности по отпускам более двух лет – ст. 124 ТК РФ.
• несвоевременное уведомление о предстоящем отпуске образец – ст. 123 ТК РФ.

В случае любых правонарушений может быть инициировано судебное разбирательство, наложение штрафов на работодателя. Все процедуры, связанные с отпусками, компенсацией, уведомлением, следует неукоснительно соблюдать, в противном случае могут потребовать приостановление деятельности организации до устранения всех нарушений.

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

• ежегодный — оплачивается компанией;
• дополнительный;
• , повышением квалификации;
• за собственный счет;
• декретный — в случае беременности;
• для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

• название компании;
• наименование документа и его номер;
• дата составления бумаги;
• ФИО сотрудника;
• указание должности, которую занимает работник;
• срок начала и конца отпуска;
• общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

• о начале реорганизации;
• об оформлении объяснительных;
• о переводах сотрудников в другие отделы;
• о том, что были изменены условия работы;
• о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер, присвоенный после регистрации;
• выдержка текста уведомления;
• должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
• дата ознакомления с бумагой;
• данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

• уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
• обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

1. Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
2. Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

• номер п/п;
• дата составления;
• регномер документа;
• название уведомления, поясняющее его суть;
• ФИО и должность адресата;
• дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.