Письмо работнику о получении трудовой книжки. Как уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку с места увольнения. Расписка в получении книжки

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:

• дата составления;
• адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
• адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
• рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.

Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.

Уведомления о явке за трудовой книжкой

Трудовая книжка

Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.

Исключением из этого правила являются случаи:

• первого оформления гражданина на работу;
• отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией , введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Несоблюдение предписаний, содержащихся в вышеназванных нормативных актах, может повлечь за собой порчу трудовой книжки или признание записей, содержащихся в ней, недействительными.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

Согласно пункту 35 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

• подписью должностного лица;
• печатью компании;
• собственноручной подписью бывшего сотрудника.

Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

Работник не получил трудовую книжку

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

Пунктом 36 Правил , введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ , уведомление работника должно содержать:

• фамилию, имя, отчество гражданина;
• его адрес жительства;
• наименование предприятия, направляющего сообщение;
• исходящий номер и дату;
• дату увольнения сотрудника;
• указание на факт неполучения трудовой книжки;
• информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
• адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
• фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
• печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками?

Одной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя.

Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие. Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку.

Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий .

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику , который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую .

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии.

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе .

На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.

В каких случаях отсылают?

Причины пересылки

Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.

Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой , в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой.

Как забрать из другого города?

Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

Как получить по почте?

Заявление на пересылку

Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление , которое подается работником в отдел кадров. Заявление составляется в произвольной форме.

В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником.

Форма заявления

В заявлении работник формулирует просьбу, согласно которой в определенную дату работодатель должен оправить ему на указанный адрес трудовую книжку письмом.

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом.

Как написать?

Заявление должно быть написано в произвольной форме , но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу – необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец.

Согласие на отправление

Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки , то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.

Письмо-уведомление

Отправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте – достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.

Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ , все же есть.

Прекращаем трудовой договор

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8)*(1), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения*(2). Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде*(3). По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).

Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

┌───────────┐ │ Код │ ├───────────┤ Форма по ОКУД│ 0301006 │ ├───────────┤ по ОКПО│ │ Общество с ограниченной ответственностью "Актив" └───────────┘ ─────────────────────────────────────────────────── наименование организации ┌───────────────────┬──────────────────┐ │ Номер документа │ Дата составления │ ├───────────────────┼──────────────────┤ Приказ │ 35 │ 12 марта 2013 г. │ (распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от "01" января 2009 г. N 57 , ── ──────── ── ────── уволить "12" марта 2013 г. ── ──────── ── (ненужное зачеркнуть) ┌─────────────┐ │ Табельный │ │ номер │ ├─────────────┤ Караськин Иван Васильевич │ 7715 │ ──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘ фамилия, имя, отчество Отдел закупок ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── структурное подразделение экономист ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата работников организации) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) _________________________________________________________________________ Основание (документ, номер, дата): приказ N 38 от 10.01.2013 г. "О сокращении штата", ───────────────────────────────────────────────────── уведомление исх. N 015-32 от 10.01.2013 г., уведомление исх. N 015-33 от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── 10.01.2013 г., письмо исх. N 015-33 от 10.01.2013 г. "О предложении ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий", акты от 10.01.2013 г. и от 06.03.2013 г. "Об отказе от ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── вакансий" ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Руководитель организации генеральный директор Султанов А.Я. Султанов ──────────────────── ────────── ────────────── должность личная расшифровка подпись подписи С приказом (распоряжением) работник ознакомлен С содержанием приказа ознакомлен ────────────────────────────────────────────── личная подпись "12" 03 2013 г. от подписи отказался (акт от 12.03.2013 г. ── ───────────────── ── ─────────────────────────────────────────── прилагается) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от "05" марта 2013 г. N 35) рассмотрено ── ───────── ── ──────────

Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).

Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.15.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела кадров ООО "Актив" В.П. Кистановой, секретаря ООО "Актив" О.И. Марченко, экономиста отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськина В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину было предложено ознакомиться с его содержанием под роспись, от чего он отказался, после чего содержание указанного выше документа было зачитано ему вслух. На мой вопрос, заданный экономисту отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськину о причинах его отказа от ознакомления с приказом под личную роспись, он ответил, что не согласен с увольнением. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин ────────────────── ......................................................................... Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин от подписи в настоящем акте отказался, в связи с чем содержание акта ему было зачитано вслух, что подтверждаем личными подписями. Начальник отдела кадров ООО "Актив" Кистанова В.П. Кистанова ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ─────── Секретарь ООО "Актив" Марченко О.И. Марченко ──────────── ────────────────── "12" 03 2013 г. (17.18) ──── ──── ── ───────

Заметки на полях. Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Возвращаем трудовую книжку

По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(4), а также произвести с ним окончательный расчет*(5).

Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение*(6). Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться*(7). Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.

Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8).

Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).

Образец акта о невозможности вручить трудовую книжку

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Акт Дата составления акта: "12" марта 2013 г. ──── ──────── ── Время составления акта: 17.30.ч. (местное) ─────────────────── Место составления акта: ООО "Актив", г. Салават, ул. Промышленная, д. 19, ────────────────────────────────────────────────── здание управления, 2-й этаж, каб. 23 ────────────────────────────────────────────────── Мною, ──── специалистом отдела кадров ООО "Актив" С.В. Шаминой, в присутствии: ────────────── начальника отдела закупок ООО "Актив" И.Д. Шуваловой, экономиста отдела закупок ООО "Актив" Д.П. Носикова В связи с изданием приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) N 35 от 12.03.2013 г. в трудовую книжку И.В. Караськина (АТ N 453258) внесена запись об увольнении из ООО "Актив" в связи с сокращением штата работников организации по п. 2 ст. 81 ТК РФ (запись N 6). Экономист отдела закупок ООО "Актив" И.В. Караськин сегодня, 12.03.2013 г., в течение всего рабочего дня с 08:30 до 17:30 отсутствовал на рабочем месте по неизвестным причинам, в связи с чем не представляется возможным ознакомить его с записями в трудовой книжке и вручить ему трудовую книжку. Содержание акта подтверждаем личными подписями: Начальник отдела закупок ООО "Актив" Шувалова И.Д. Шувалова ──────────── ────────────────── Специалист отдела кадров ООО "Актив" Шамина С.В. Шамина ──────────── ────────────────── Экономист отдела закупок ООО "Актив" Носикова Д.П. Носикова ──────────── ──────────────────

Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте»*(9). Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм*(10).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации*(11).

По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»)*(12). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.

В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?

Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?

По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.

Порядок составления уведомления

Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.

В нем отражаются следующие данные:

1. Наименование организации.
2. Ф.И.О. адресата.
3. Название документа.
4. Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
5. Подпись руководителя организации.
6. Дата.

Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.