Табель форм документов, применяемых в деятельности организации. Табель форм документов и альбом форм унифицированных документов Табель форм информационно справочных документов

На каждом предприятии, независимо от его форм собственности, надлежащим образом должен вестись учёт всех форм документов. На больших фирмах, с достаточным количеством сотрудников, этим делом обычно занимается отдел делопроизводства или отдел кадров (для кадровых документов). Служба делопроизводства должна стремиться в своей работе к совершенствованию форм и методов своей работы. Большим подспорьем стало появление электронно-вычислительной техники. Им стало гораздо проще вести учёт, хранение разных форм документов.

На практике руководитель предприятия утверждает заранее разработанные внутренние нормативные документы. К ним относят альбом унифицированных форм и табель форм документов. Ведением, внесением в них изменений, контролем за их применениями занимается служба делопроизводства или уполномоченное на это лицо. Какого-либо нормативного акта, который должен регламентировать ведение кадрового учета, их форм, а также порядок заполнения таких документов по личному составу предприятия нет.

Но существуют основные нормативные акты, предназначенные для разработки форм кадровых документов. К ним относятся:

1. Принятый на Федеральном уровне закон за № 402-ФЗ от 06.12.2011 года “О бухгалтерском учете”;
2. Постановление Госстандарта Российской Федерации № 65-ст от 03.03.2003 года «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003 года).
3. Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации;
4. Постановление Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Формы кадровых документов. Унифицированные или свои”:

Некоторые особенности при ведении форм

В законе о бухгалтерском учете сказано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. В бюджетных организациях такие формы документов регламентируют нормативные акты. С 01 января 2013 года все организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы документов. Рекомендательный характер носят все унифицированные формы документов по личному составу, кроме личной карточки работника по форме Т-2.

На практике подавляющее число компаний продолжает пользоваться унифицированными формами. Это удобно, практично, да и многие уже к ним привыкли.

К ним можно отнести:

• Инструкции по кадровому делопроизводству;
• Учетную политику;
• Приказы по основной деятельности предприятия, об утверждении формы первичных учетных документов по учету труда.

Табель форм документов используют для упорядочения всех кадровых документов предприятия. При его помощи руководство и работники ОК получают информацию о документах, которые были созданы в течение какого-либо промежутка времени.

В него обычно вносят:

• наименование каждого вида созданного кадрового документа;
• сведения о наличии либо отсутствии унифицированной формы для его составления;
• код формы каждого отдельного документа (для унифицированных форм - код по ОКУД или отраслевому классификатору, для самостоятельно разработанных форм - код по локальному классификатору, принятому организацией);
• условия заполнения документа.

Кроме того, в табель вносят ссылку на приказ, которым он был утвержден. Созданный табель подписывает лицо, которое его разработало. Может также поставить свою подпись юрист или главный бухгалтер. Сам приказ утверждает руководитель личной подписью и его отдают лицу, которое ответственно за его заполнение.

Все кадровые документы можно систематизировать по алфавиту или по их функциональному признаку. Например, можно отдельно сгруппировать документы, связанные с приемом на работу, отдельно - документы на увольнение, кадровые перемещения и прочее.

Скачать образец заполнения можно пройдясь по этой ссылке:

Надеемся, что наши документы пригодятся Вам в своей работе.

Табель унифицированных форм документов учреждения представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Процесс составления табеля позволяет проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). Применение табеля позволяет:

• · исключить возможность неоправданного создания новых форм;
• · установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
• · учесть количество видов и форм документов.

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

• 1. предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов;
• 2. выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника;
• 3. определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов;
• 4. отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля уже можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Разработанный табель унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Д.

Отдел Организационно-аналитический

Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.

Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.

В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.

Унификация формы документов предполагает:

Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

Установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

Унификацию текстов документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.

Различают несколько форм представления унифицированных текстов:

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

Таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:

Прошу Вас назначить на должность


(наименование до лжности с указанием структурного подразделения)

(фамилия, имя, отчество)
с окладом согласно штатному расписанию.

года рождения,
(фамилия, инициалы)
образование,

в 19 году окончил(а)
(наименование учебного заведения)
по специальности.

Имеет большой опыт работы в области.

Продолжительное время занимался(ась) .

В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».

Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:

управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда

I. Общие сведения

1. Управляющий предприятия-должника

(фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия-должника

(фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник.
(наименование, юридический адрес,

ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,

наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.

(наименование)
Срок действия договора-подряда.

Отчетный период.

Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).

Табель форм документов предназначен для:

• · оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• · классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
• · унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
• · унификация форм документов организации;
• · упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• · соответствие используемых форм документов решаемых задач;
• · юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
• · оперативность реализации управленческих функций организации;
• · сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

• · Предпроектное обследование.
• · Выбор формы Табеля.
• · Формирование структуры Табеля.
• · Отбор форм документов для включения в Табель.
• · Согласование Табеля.
• · Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

• · определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
• · формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
• · выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
• · определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

• · документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
• · организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
• · распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
• · комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
• · документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

• · полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
• · функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);
• · сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

• - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
• - классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• - унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
• - упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.

Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:

• 1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• 2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
• 3) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991;
• 4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
• 5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2005;
• 6) Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002;
• 7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
• 8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. - М., 2007.

Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.