Правила оформления реквизитов основной части. Правила оформления реквизитов основной части Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно
Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей
в первой части указываются причины, основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Реквизит 20 – Текст документа
Текст может содержать одну заключительную часть (например,
приказы – распорядительную часть без констатирующей
письма, заявления – просьбу без пояснения
справки, служебные записки – оценку фактов, выводы
присутствует в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам, располагается после текста документа перед подписью.
Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно,
например:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:
Приложение:
1. Положение об Управлении кредитования на 4 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов на 2 л. в 3 экз.
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается.
В документах, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений
например:
Приложение № 2
к приказу директора Росархива
от 05.01.2008 № 318
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция т.п.), в соответствующем пункте приказа делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа
Реквизит 22 – Подпись
является обязательным реквизитом, обеспечивающим удостоверение документа и придающим ему юридическую силу.
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке.
При оформлении документа на бланке в состав реквизита «Подпись» входят следующие элементы:
краткое наименование должности лица, подписывающего документ
-
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- - от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);
- - от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.
12 . Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15 . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. резолюция - реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Помните!
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
Реквизит 01. Государственный герб РФ
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
Президента Российской Федерации;
Палат Федерального Собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
Федеральных судов;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека;
Счетной палаты;
Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
Помните!
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
Помните!
Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
Реквизит 08. Наименование организации
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09. Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.
Помните!
В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.
Порядок написания адреса адресата :
1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка);
4) название области, края, автономного округа, республики;
5) страна (для международных почтовых отправлений);
6) почтовый индекс;
7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
Реквизит 10. Наименование вида документа
Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Помните!
В письме вид документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа
Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:
2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты:
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Реквизит 15. Сведения об адресате
Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:
Генеральным директорам предприятийгазового комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:
Ул. Тулупная, 10, кв. 32
пос. Алексеевка,
Самарской обл., 419108
И.С. Шептуну
При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.
Помните!
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
Реквизит проставляется на бланке документа справа.
Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
На документе может быть указано не более четырех адресов.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
Должностным лицом (руководителем);
Изданием соответствующего распорядительного документа;
Коллегиальным органом.
При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.
Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Реквизит 17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
И.С. Боткину
Подготовить проект контрактак 26.12.2005
Подпись 12.12.2005
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок текста – это краткое содержание документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа
Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.
В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.
Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
1.1.Подраздел
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Подпункт
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.
Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
1) федеральные органы государственной власти;
2) в органы государственной власти субъектов РФ;
3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
Приложение 1
от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение 1
к приказу директора ЗАО «Атлант»
от 26.12.2005 № 76
Реквизит 22. Подпись
Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.
Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.
Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля
Реквизит 23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).
При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по связямс общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подписи С.Б. Маркин
29.12.2005
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания акционеров
26.12.2005 № 6
Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Президиума РАН
от 26.12.05 № 08-124
Помните!
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.
Реквизит 24. Визы согласования документа
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
Замечания прилагаются
Директорзавода «Красная заря»
Подпись А.С. Антоненко
29.12.2005
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати организации
Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).
Печати бывают гербовыми и простыми.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
Помните!
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
6) справки, подтверждающие юридический факт;
7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Помните!
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа
Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
Слово «В дело»;
Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
Подпись исполнителя документа;
Дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.
Желательно указывать полный путь к файлу:
С: Приказы по личному составу Измайлов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).
Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2) бланк письма;
3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,
Из книги Как правильно применять «упрощенку» автора Курбангалеева Оксана Алексеевна8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийГлава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с
Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий АвтондиловичПриложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.Оформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами
Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об
Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября
Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в
Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс Уильям6 Оформление отчета о НИР
Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья Анатольевна Из книги автораОформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов излагаются от
· 1 лица единственного числа (приказываю подготовить…, прошу рассмотреть…);
· 3 лица единственного числа (Правительство постановляет…, комиссия одобрила…);
· 1 лица множественного числа (просим рассмотреть…, представляем на рассмотрение…).
В совместных документах текст излагают от 1 лица множественного числа (приказываем…, решили…).
В текст документа могут включаться фрагменты в виде анкеты или таблицы.
В анкете, включенной в текст документа, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа, настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Список слушателей ЗАОЧНОГО отделения Учебно-консультационного центра «ГЗОС» в 2009 / 2010 учебном году № п/п Фамилия, Имя, Отчество Место жительства Образование Год рождения Пол 1. Авилов Владимир Анатольевич г. Москва высшее м 2. Агишева Наталья Глебовна Московская область,г. Клин, сред/спец ж 3. Алексанина Елена Анатольевна г. Белгород высшее ж 4. Алферова Ольга Викторовна г. Хабаровск высшее ж 5. Аюшинов Артур Геннадьевич Республика Бурятия, г. Улан-удэ н/сред м 6. … Графы и строки таблицы, входящей в текст документа, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице (Рекомендации. Приложение № 13).
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.
Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
· наименование документа;
· дату принятия или утверждения документа;
· регистрационный номер документа;
· заголовок к тексту, заключенный в кавычки
Например: «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти … разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на пронумерованные разделы, подразделы, пункты и подпункты 11 .
Подробнее о содержании текстов, их стиле и лексике вы узнаете при рассмотрении конкретных видов документов.
Реквизит 21 (дополнит.) отметка о наличии приложения
Данный реквизит располагается после текста документа от границы левого поля и оформляется, как показано в примере.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2011 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить на утверждение график …. по форме, указанной в Приложении № 1».
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием вида основного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2).
Если приложением к документу является утверждаемый документ, то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Реквизит 22 (обязат.) – подпись 12
В состав этого реквизита входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением , например:
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей (по числу сторон).
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Часто возникает вопрос: как правильно подписать документ, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует? Вот как на этот вопрос отвечают Рекомендации. «Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ» (Рекомендации. Приложение № 11).
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в Федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» и Федеральном законе «Об электронной подписи».
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.
Реквизит 23 (дополнит.) - гриф согласования
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе – ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ или грифом согласования – ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ.
Гриф согласования документа состоит из:
· слова СОГЛАСОВАНО;
· должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
· личной подписи;
· расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
· даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Внешнее согласование 13 может быть оформлено грифом согласования непосредственно с должностным лицом, представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа или служебным письмом.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании “Планета”
от 21.06.2010 № 10
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «подпись») 14 .
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.
«Согласование документа осуществляется с:
Вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
Федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
Органами власти, осуществляющими контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
Подведомственными организациями;
При необходимости, с общественными организациями».
