Для писем с уведомлением что нужно. Как отправить заказное письмо, бандероль, посылку

Эта статья о том, как самому отправить письмо по обычной почте (Почта России), максимально ускорив доставку письменной почтовой корреспонденции.

Итак, как быть уверенным, что письмо дойдет

При отправке бумажного письма в обычном почтовом конверте (в синий ящик Почты России) надо помнить, что в случае потери письма, ответственность за него почта нести не будет. Конечно, стоит отметить, что вероятность потери письма на автоматических сортировочных линиях близка к нулю. Но в случае неверного указания адреса или индекса адресата эта вероятность повышается. Чаще всего письма теряются вне зоны почтового ведомства, то есть в неисправных почтовых ящиках подъездов.
Для того, чтобы почтовое отправление гарантированно дошло Вашему получателю, существуют такие виды отправлений, как заказные и ценные письма. Стоимость отправки таких писем значительно выше. Но в этом случае каждому письму присваивается уникальный номер (РПО – Российское почтовое отправление), по которому можно отследить движение письма от отправителя до получателя по 14-значному коду на специальном сервисе Почты России. Это очень удобно и надежно.

Какие виды отправления бывают

Простым письмом называется почтовое отправление, принимаемое Почтой России к отправке без регистрации и без выдачи квитанции. В таких письмах обычно ведется частная переписка, отправляются фотографии, открытки, различного рода извещения и т.п. Обычное письмо должно весить не больше 20 г (вес 3-4 печатных листков А4 вместе с конвертом). Если письмо будет иметь больший вес, то его вернут отправителю. За каждые последующие 20 гр. веса, необходимо будет доплачивать. Если обратный адрес не будет указан, то письмо дойдет до адресата, но тот его получит только после доплаты.

Для отправки простых писем предусмотрены стандартные конверты формата С6 - 114 х 162 мм и формата евро - 110 х 220 мм. Толщина конверта - не более 5 мм. Согласно почтовым правилам, в конверте не должно быть денежных купюр, пластиковых карточек, ценных документов. Возможна пересылка нескольких фотографий.

Заказным письмом называется почтовое отправление, регистрируемое при отправке в отделениях Почты России с обязательной выдачей квитанции и присвоением уникального номера РПО. Так отправляются документы, требующие гарантированной доставки. Это бланки, квитанции, отчеты, счета.
Ценное письмо отличается от заказного тем, что отправляется с объявленной ценностью и с описью вложения в 2-х экземплярах. Одна копия вкладывается в конверт, а вторая остается на руках у отправителя. В описи вложения создается список отправляемых документов. Таким способом пересылаются дипломы, сертификаты, ценные бумаги и т.п.
Заказные и ценные письма вручается адресату с распиской о получении. Отправляются эти виды писем как в обычных конвертах, так и в больших под формат бумаги А5 и А4. Максимальный вес такой письменной корреспонденции должен быть не более 100 гр. В случае большего веса, почтовое отправление перейдет в класс бандеролей (заказных или с объявленной ценностью, соответственно).
Все регистрируемые почтовые отправления (заказные или ценные) могут пересылаться с уведомлением о вручении. В этом случае, после получения письма адресатом, Вы получите уведомление о том, что письмо было вручено. Уведомление о вручении также бывает простым или заказным.

Как ускорить доставку

Правило № 1 – обязательно указывайте почтовый индекс адресата. Все письма сортируются на автоматических линиях, где индекс считывается компьютером. При отсутствии индекса, письмо обрабатывается вручную, что занимает много времени.
Правило № 2 – простые письма желательно отправлять непосредственно в почтовом отделении, а не бросать в синий ящик на улице, где оно может пролежать до следующего дня.
Правило № 3 – отправлять письма лучше с главпочтамта (при наличии возможности), так как все отправления в любом случае сначала следуют на главный почтамт города, за исключением того, когда письмо идет внутри зоны обслуживания местного почтового отделения.
Правило № 4 – для ускорения доставки письма можно воспользоваться услугой отправления 1 класса. За счет специальной маркировки эти письма обслуживаются быстрее.
Правило № 5 – отправляйте письма через сервис Это избавит Вас от похода на почту, стояния в очередях и потери времени. Это особенно важно, учитывая, что тарифы на отправку практически такие же, как и на почте.

Как отслеживать отправления

При отправке регистрируемого письма (заказного или ценного) на руки выдается квитанция (в виде чека). В нем указан номер вида: 1626002201115 5 , где 162600 - индекс почтового отделения, 22 - служебный номер, 01115 - номер квитанции, 5 - контрольное число. На странице отслеживания отправлений на сайте Почты России нужно ввести весь код без пробела, т.е. в данном примере 16260022011155 .

Письмо, которое может содержать важные документы или должно быть гарантировано доставлено адресату, лучше оформлять как заказное. Заказное письмо почта России в обязательном порядке регистрирует и присваивает ему номер, по которому возможно отслеживание. Отправка осуществляется только через сотрудников почтовых отделений и имеет ряд отличительных особенностей.

Заказное письмо всегда доставляется быстрее обычного, но помимо этого имеет и другие принципиальные отличия:

1. Отправитель всегда имеет возможность отследить заказное письмо при наличии доступа в интернет, в отличии от . Однако стоимость простых писем и самая не дорогая, поэтому их можно использоваться, если ваше письмо не несет большой ценности.
2. Срок доставки обычно составляет от суток до двух недель.
3. Отправитель может отправить такое письмо с уведомлением о вручении, благодаря которому можно узнать, когда адресат получил письмо и получил ли его вообще.
4. Заказное письмо согласно правилам работы почты хранится в отделении в течение пяти суток с момента доставки. Такое письмо не опускается в ящик адресата по месту жительства: человек, получив соответствующее извещение, сам забирает конверт.

Такой вариант рекомендуется при отправке заграницу: к таким письмам сотрудники почты относятся бережнее, чем к простым, ведь при необходимости отправитель может отслеживать местонахождение отправленной почты. Были прецеденты, когда по истечении всех возможных сроков доставки отправители подавали в суд на «Почту России», и такие дела выигрывались в подавляющем большинстве случаев, поэтому сотрудники почты заинтересованы в том, чтобы таких эксцессов не было.

Такую отправку писем можно применять также и для отправки отчетов в налоговую, однако лучшим решением будет это делать при помощи с описью вложения, где перечисляются прилагаемые документы. В результате при наличии описи в налоговой уже не смогут сказать, что какой-то документ вами не был предоставлен.

Ограничение по объему и весу письма

По размерам все письма, отправляемые «Почтой России», должны соответствовать определенному размеру и весу, максимальные значения которых составляют 229х324 мм и 100 г соответственно. Для размера существует и нижний порог: габариты конверта не могут быть меньше 110х220 мм (по России) или 114х162 мм (для отправки за рубеж).

В зависимости от веса письма зависит и стоимость отправки. Несмотря на то, что это небольшие деньги, необходимо помнить: если адресат не получит письмо в течение месяца, оно высылается обратно отправителю, который должен будет повторно оплатить отправку по тем же тарифам.

Как отправить заказное письмо

Отправка заказного письма происходит в следующем порядке:

• отправитель выбирает конверт, который может быть обычным бумажным или более дорогой прочный пакет;
• на запечатанном конверте указываются адреса отправителя и получателя;
• заполняется бланк регистрационной формы, в которой необходимо продублировать указанные на конверте данные, а также указать, доставлять ли письмо с уведомлением;
• сотрудник почты клеит на конверт марки и ставит на нем штамп заказного письма, после чего на нем указывается уникальный номер, необходимый для отслеживания.

Как отследить заказное письмо

Идентификационный номер (трек-код) используется для отслеживания, а так как узнать где находится письмо отправленное почтой другим способом невозможно, выданный на почте чек с этим номером необходимо сохранять до получения письма адресатом.

Этот номер, который состоит из 14 цифр, используется для ввода в соответствующем разделе на сайте «Почты России», где по трек-коду можно узнать, в каком месте находится письмо. Не стоит проверять такую информацию сразу же после того, как вы оформили отправку: в течение дня (иногда больше) письмо может находиться в почтовом отделении, пока его со всей партией не оправят.

Например, если письмо идет из Санкт-Петербурга в Ставрополь, скорее всего оно будет идти через Москву. В этом случае в первый день вы сможете в лучшем случае получить на сайте информацию о том, что письмо покинуло «родное» постовое отделение.

В некоторых ситуациях этот статус может не меняться несколько дней. Это не значит, что письмо все время находится на одном месте. Оно может уже находиться в одном из сортировочных центров Москвы, однако до тех пор, пока его сотрудники не внесут в базу данных эту информацию, письмо так и будет числиться «на пути в Москву». Более подробно о том, можно почитать в этой статье.

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма

В случае, ели документы в заказном письме очень важные, лучше перестраховаться и оформить уведомление о вручении. Это специальная форма, в которую вносятся данные о получателе и адресате. При получении письма адресат расписывается в этом приложенном уведомлении, после чего оно совершает обратный путь.

От получателя требуется только поставить подпись в соответствующем поле документа, а от отправителя требуется ответственный подход. Дело в том, что уведомление имеет две стороны: на лицевой указываются данные получателя, на обороте – данные отправителя. На типовом бланке указания об этом сделаны так неудачно, что отправители часто путают и на лицевой стороне указывают информацию о себе. Это не страшно – ведь письмо дойдет до адресата в любом случае. Но вы не можете быть уверены в том, когда это произошло, а и при невозможности связаться с получателем другими способами это может быть критично.

Нюансы

При отслеживании письма можно пользоваться не только трек-кодом. «Почта России» предлагает такой альтернативный вариант, как SMS-уведомления. В этом случае трек-номер также присваивается письму, но вносится в базу данных специальной рассылки, где будет привязан к номеру телефона отправителю. Информация о промежуточных этапах пути письма при этом не приходят, однако отправитель получит сообщение о получении письма, а адресат, если его номер телефона будет указан отправителем, получит SMS о том, что письмо уже можно забрать в почтовом отделении.

Отправка писем все еще актуальна в наше время. Обратившись в любое отделение Почты России, у вас есть возможность отправить письмо на любой адрес – как в России, так и за ее пределами.

Отправка письма осуществляется непосредственно в отделениях Почты России. Если вы не знаете, где именно находится отделение или какое ближе всего к вашему местонахождению, воспользуйтесь сервисом поиска филиала и отделения на официальной странице организации. Установить свое отделение вы сможете по карте или по точному адресу. Письмо бывает простым, заказным либо с объявленной ценностью, и предусмотрено лишь для пересылки письменного сообщения. Максимальный вес письма – 100 г. Для почтового отправления потребуется приобрести конверт соответствующего размера. На внешней стороне конверта указываются данные отправителя и получателя. Скорость доставки напрямую зависит от правильности заполнения. Для пересылки внутренней письменной корреспонденции реквизиты указываются на русском языке, а на международных – на английском или государственном языке получателя.

Реквизиты указываются в таком порядке:

• фамилия, имя и отчество;
• название улицы, номер дома и квартиры;
• название района;
• название республики, края, области;
• название страны только для международных отправлений;
• индекс.

Данные отправителя пишутся в верхнем левом углу конверта разборчивым почерком, получателя – в нижнем правом. Почтовый индекс – обязательное требование при заполнении адресных данных, который вы можете узнать в отделении почты или посмотреть в разделе сайта . Некоторые виды конвертов имеют кодовый штамп адресата, где вписывается индекс стилизованными цифрами.

Вложив письмо в конверт, следует обратиться к работнику отделения, который занимается письменной корреспонденцией. Он взвесит ваше послание и приклеит марку, в зависимости от веса и адреса назначения. С тарифами на внутреннюю и международную пересылку вы можете ознакомиться в следующих таблицах.

Если вам необходимо отослать документ или ценные бумаги, воспользуйтесь услугой отправки письма с объявленной ценность. Для этого оцените вложения по своему усмотрению, но за каждый рубль оценки следует уплатить 4 копейки. В бланке описи укажите наименование письменных вложений. Такие письма подлежат нумерации, по которой возможно самостоятельно отследить этап пересылки.

Скачать бланк можно здесь: .

Посмотреть пример заполненного бланка можно у нас: .

Если для вас очень важно знать, когда адресат получит письмо, отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении. В отделении почты следует заполнить бланк и обязательно выбрать вид письма. При этом такое письмо будет почти в два раза дороже обычного.

Ну вот настал тот момент когда мне понадобилось отправить письмо, да не простое, а заказное … 🙂 Если честно, в последний раз писал письмо лет 20 назад, в деревню бабушке, ну а потом появились стационарные телефоны, и необходимость в письмах отпала. И я был уверен, что пользоваться услугами почты больше не придется.

Но буквально вчера, по работе пришлось направить документацию в другой город. И само собой возник вопрос, как отправить заказное письмо по почте России? Сперва думал, что достаточно все оформить в виде обычного письма, но смущал тот факт, что мои документы могли затеряться во всей этой бумажной суматохе. Думаю знаете, как это бывает… И было решено послать свои «бумажки» заказным письмом. Так как предоставляется трек номер и весь маршрут можно отслеживать на сайте почты России, да и сами сроки доставки немного меньше. Как это можно осуществить, можете прочитать ниже.

Как можно отправить заказное письмо по почте России

Как оказалось ничего сложного в этом нет. Все, что от вас потребуется:

• Взять письмо или вашу документацию и посетить ближайшее почтовое отделение
• Обратиться к сотруднику с просьбой отправить заказное письмо
• Заполняете конверт
• Сотрудник почты, все проверяет, взвешивает (так как если письмо будет тяжелее 100 гр., то это уже бандероль), наклеивает марки
• Оплачиваете стоимость конверта, марок и пересылки (около 50 руб.)
• Сохраняете чек. На нем указан номер почтового идентификатора. По этому номеру на сайте Почты России, вы можете проверить местонахождение почтового отправления.

Как заполнить конверт для письма по России. Образец

Заполнение почтового конверта, также не представляет особой сложности. Вам достаточно знать:

1. Кому предназначено письмо (ФИО либо название организации или отдела)
2. Куда. Указываете адрес, по которому требуется доставить письмо
3. Почтовый индекс получателя
4. Соответственно свой почтовый индекс

Образец письма

В нижней левой части, заполняйте индекс в соответствии правилами заполнения почтового индекса. Образец вы найдете на обороте конверта.

Но если вам недостаточно простого заказного письма, то можно воспользоваться услугой «с уведомлением о получении».

Заказное письмо с уведомлением

Смысл данного почтового отправления заключается в уведомлении, бланк которого приклеивается к конверту, и после доставки получателю, оно отклеивается и отправляется вам, тем самым вы точно знаете, что письмо дошло до получателя.

Оформляется так же, как и обычное заказное письмо, только вам нужно будет сказать сотруднику почты, что хотите послать заказное письмо с уведомлением. Вам выдадут бланк который нужно будет заполнить (на лицевой стороне: заполняете свой адрес, на оборотной — адрес получателя письма).

Надеемся наша статья была вам полезна и теперь у вас не возникнет трудностей с тем, как можно отправить заказное письмо по почте России с уведомлением и без.

Письмо - почтовое отправление внутри которого находится текст (текстовое сообщение) или иное вложение. Письма различают следующих видов:

• простые;
• с объявленной стоимостью;
• заказные.

Более подробно разберемся, что же такое заказное письмо. Заказными письмами пересылают только письменные тексты (сообщения), и вручается оно получателю лично под роспись почтальоном.

Почтальон доставляет письмо домой, но если получателя дома не было, то в почтовый ящик работник почты кладет извещение о получении заказного письма. С этим извещением получателю необходимо лично прийти на почту, предъявить паспорт и получить письмо. Все заказные письма регистрируются в единой системе и их можно отслеживать на специальных сайтах в Интернете.

Стоимость отправки заказного письма весом до 20 г. без учета НДС составляет 46,00 руб. За перевес заказного письма необходимо доплачивать 2,50 руб. без НДС за каждые 20 грамм.

Как рассчитать стоимость заказного письма

• Например, вы хотите отправить заказное письмо весом 60 г. из Санкт-Петербурга в Москву;
• Для этого складываем стоимость пересылки заказного письма и доплату за перевес в 40 г.;

На деле это будет выглядеть следующим образом: 46,00 ₽ + 2,50 ₽ + 2,50 ₽ = 51,00 ₽, без учета НДС;

В итоге получаем сумму 51,00 руб., она и представляет полную стоимость отправления заказного письма из примера, без учета НДС, стоимости конверта и наклеивания марок.

Существуют еще письма первого класса и они также бывают простые, с объявленной стоимостью и заказные.

Письма первого класса — это ускоренные письма, доставка таких писем происходит по самым коротким маршрутам. Благодаря этому, сроки доставки таких писем значительно меньше, чем период доставки стандартных писем. Допустимы такие параметры писем 1 класса – наименьший размер — 114х162мм, наибольший — 250х353мм, предельный вес – не более 0,5 кг.

Цены на отправку писем 1 класса зависят от места отправления и веса, дальность пересылки на стоимость никак не влияет. Следовательно, стоимость заказного письма 1 класса будет зависеть только от его массы и места отправления.

В отделениях почты установлены отдельные почтовые ящики для приема писем 1 класса, изъятие писем из них происходит значительно чаще, чем из простых ящиков. Для самой быстрой сортировки писем 1 класса они всегда отправляются в конвертах с желтой окантовкой и логотипом «первый класс».

Если вам необходимо переслать что-то очень ценное, то существует такая дополнительная услуга, как опись вложения письма. Такая опись заполняется в двух экземплярах по форме 107 почты России. Один экземпляр остается у вас, второй, вместе с письмом, отправляется получателю. Такие письма принимаются сотрудниками почты в открытом виде. Если вы хотите знать стоимость заказного письма с описью вложения , то, к сожалению, такая услуга для заказных писем не предусмотрена. Услугу описи вложения почта России предоставляет только при отправке ценных писем.

Если вы хотите узнать стоимость и отправить заказное письмо почтой России для этого вам достаточно посетить любое из отделений почты России, где ее сотрудники проконсультируют, рассчитают стоимость и отправят ваше письмо.