Акт списания вкладыша в трудовую книжку образец. Акт на списание трудовых книжек. Образец. Как составить акт на списание трудовых книжек
Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.
Общие особенности
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Оформление списания
Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.
Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.
ИНФОРМАЦИЯ
При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.
Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.
Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:
- состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
- комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
- после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.
|
Утверждаю Генеральный директор ООО «Гуру» Краснов В.В. Краснов (подпись) 01.10.2018 (дата утверждения) о списании трудовых книжек Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе: · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова; · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной; · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова. Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки: · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784); · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177). Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении. Подписи членов комиссии: Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова (подпись) Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина (подпись) Зотов И.Н. Зотов (подпись) |
Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:
- сожжение бумаг в специально отведенном месте;
- измельчение их ножницами вручную.
Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.
вопрос: как поступать если трудовая книжка(новая) испорчена при оформлении? как ее списать?
Ответ
Ответ на вопрос:
Если трудовая книжка испорчена, то ее нужно списать как бланк строгой отчетности.
Наименование организации
ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов, а также последующего уничтожения документов
г. Москва 15.02.2011
В связи с ___________________________________, а также уничтожения испорченных бланков строгой отчетности
ПРИКАЗЫВАЮ:
Председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева
;
- члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева
, секретарь Е.В. Иванова
.
2. Комиссии провести экспертизу ценности документов ЗАО «Альфа» (далее - экспертиза).
3. Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года, по завершении экспертизы представленных документов произвести уничтожение следующих бланков :
- удостоверения сотрудников в количестве ___________________ штук;
- бланк письма ____________ в количестве _________________ штук ;
- испорченных бланков трудовых книжек в количестве ________________штук;
……. .
4. Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.
Мы рекомендуем почитать о том, как выдать работнику трудовую книжку материал по этой ссылке.
5. Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения, в том числе и все подлежащие уничтожению документы.
6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года, по факту уничтожения бланков (п. 3. Приказа) оформить Акт по форме 0504816
7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
| Генеральный директор | А.В. Львов | |||
| С приказом ознакомлены: | ||||
| Руководитель архива | А.В. Дежнева | |||
| 15.02.2011 | ||||
| Бухгалтер | В.Н. Зайцева | |||
| 15.02.2011 | ||||
| Секретарь | Е.В. Иванова | |||
| 15.02.2011 |
- Сформируйте комиссию . Для этого можно использовать прилагаемый приказ или приказ , подготовленный в произвольной форме :
- По результатам работы комиссии создайте Акт, в котором отразите все подлежащие уничтожению документы, уничтожение документов произведите любым способом из описанных в п. 1. Приложения к ответу. По факту уничтожения в акте произведите соответствующие отметки, подпишите акт. Подписанный членами комиссии акт передайте на утверждение руководителю организации
Утверждаю
| АКТ № |
| Дебет счета | Кредит счета |
Комиссия в составе
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
| в том, что за период с “ | ” | 20 | г. по “ | ” | 20 | г. |
подлежат списанию:
| Бланк строгой отчетности | Причина списания | Дата уничтожения (сжигания) | |
| Номер | серия | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Члены комиссии: | |||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
| “ | ” | 20 | г. |
Подробности в материалах Системы:
1.Ответ: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы.
Выявление документов с истекшим сроком хранения
Как выявить документы с истекшим сроком хранения
Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, ( Правил, одобренных ).
В ходе проведения экспертизы комиссия , в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, одобренных ). акта приведена в , одобренных
В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года ( Правил, одобренных ).
Требования к уничтожению документов
Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, ().
Способы уничтожения документов
Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
- порвать вручную;
- измельчить в шредере;
- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.
Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей ( ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).
Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в .
В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен Правил, одобренных
Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее
Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с . Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .
При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей . Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.
Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек
м.п. утверждаю руководителю предприятия (подпись, фамилия и инициалы) акт на списание испорченных бланков трудовых книжек г. "" 20 г. нами (перечисляются должности, инициалы и фамилии чл...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание основных средств. Форма № ос-3 (постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)
Код по окуд (предприятие, организация) +-+ утверждаю руководитель предприятия (подпись) (ф.и.о.) "" 20 г. акт +-+ на списание основных средств номер дата код вида документа составле- операции ния +-+-+- +-+ +-+ дебет кр...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Форма № мб-8
Приятие, организация) код по окуд +-+ утверждаю (должность) (подпись) (и., о., фамилия) "" 20 г. акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов комиссия, назначенная приказом от "" 20 г. nо. , осмотрела п...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные. Форма № мб-5
Тверждена постановлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие, организация) код по окуд +-+ акт утверждаю на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные (должность) (подпись) (и., о., фамилия) ...
акт на списание акт на списание
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт на списание технических средств
акт на списание технических средств утверждаю "" 20 г. акт на списание (вид техники) г. ""20 г. к...
Документы делопроизводства предприятия → Акт списания моторесурсов
Гтк рф от 02.10.96 nо. 609 утверждаю начальник (наименование управления) (фамилия и инициалы) "" 20 г. акт nо. списания моторесурсов комиссия в составе: председателя (должность, фамилия и, членов комиссии инициалы)...
Бухгалтерские и финансовые документы → Акт о списании материалов на текущий ремонт
... "" 20 г. акт о списании материалов на текущий ремонт № от "" 20 г. комиссия в составе: председателя и членов...
Документы делопроизводства предприятия → Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а)
документ "акт о списании автотранспортных средств (унифицированная форма n ос-4а)" в формате excel вы можете получить по ссылке "ск...
Бухгалтерские и финансовые документы
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел
(наименование предприятия) утверждаю акт наименование должности "" 20 г. nо. руководителя предприятия гор. (подпись, и.о. фамилия) о выделении к уничтожению...
Документы делопроизводства предприятия → Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-8)
Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним. На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко. Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если трудовую книжку приходится уничтожить.
Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности
Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.
Если образец документа уже устарел
В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности. Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого. Процедура долгая, но все-таки она необходима.
Если документ испорчен
Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.
- Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
- Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
- В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.
Если документ перестал быть востребованным
В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.
Как списать трудовые книжки правильно
- По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
- Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
- Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:
- сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы}
- составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание}
- Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
- наименование предприятия}
- наименование документа}
- дату составления акта}
- содержание операции по списанию трудовых книжек}
- количество списанных трудовых книжек}
- стоимость ликвидируемой трудовой книжки}
- причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки}
- дату списания}
- серию и номер трудовой книжки}
- ФИО и должности лиц, отвечающих за списание}
- подписи лиц, отвечающих за списание}
- ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии}
- подписи членов ликвидационной комиссии}
Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.
К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.
- К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
- Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
- Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.
Дальнейшие действия с документами
Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.
После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.
Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.
Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.
В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ - русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык - на двух языках одновременно.
Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне. Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания. Только после этого можно начинать действовать. Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек.
Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону. А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр. Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию.
Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия.
Списание трудовых книжек: особенности процедуры
Правил ведения и хранения трудовых книжек). В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь. Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
Списание и ликвидация трудовых книжек
На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки. Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы.
Внимание
Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание. Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме.
Акт на списание трудовых книжек. образец
Инфо
При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).
Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.
Как списать трудовые книжки
Важно
Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).
Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины? Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться.
Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки - в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся. Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации.
Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения. Списание и уничтожение испорченных бланков Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место. Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале. Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.
Причины списания испорченных бланков трудовой могут быть самые разнообразные, чаще всего это:
- неправильное заполнение информации на титульном листе}
- недостоверность записей на вкладышах трудовой}
- ошибки в заполнении раздела «Сведения о работе».
Чтобы уменьшить вероятность допущения ошибок в бланках трудовой книжки, рекомендуется тщательно и аккуратно переписывать нужную информацию о новом работнике из предъявляемого им паспорта или же другого документа, который удостоверяет его личность. Распространенные ошибки допускаются в имени и фамилии работников. К примеру, заполняя трудовую книжку, кадровик может написать в графе внесения имени «Наталия», вместо правильного «Наталья» и другие подобные случаи.
Какие могут пыть причины для списания трудовой книжки
Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.
