Документы по закупке товара. Конкурсная документация госзакупок: какие документы и что в них содержится? Подготовка документов для тендера

Все документы, которые нужны для тендера нумеруются и прошиваются, а затем вместе с описью они пакуются в конверт, он оформляется специальным образом. Чтобы все сделать правильно, следует использовать образец описи документов для тендера. В противном случае есть вероятность, что заявку отклонят.

Документы, необходимые для открытого конкурса

Подготовка документов для участия в тендере в 2016 - 2017 годурегламентирована статьей 51 ФЗ №44. В данном случае важно, чтобы содержание и оформление документов отвечали требованиям, которые прописаны в тендерной документации, а также в извещении о . Здесь будет иметься информация о месте и времени приема заявок.

Заявка должна включать опись документов. При этом у заказчика нет прав требовать от участника документы, которые не оговорены статьей 51 ФЗ №44. Участник, который подает заявку, должен предоставить:

1. фирменное наименование и название - для юридических лиц, включая юридический и фактический адрес вместе с индексом. ФИО, место жительства, данные паспорта, а также номер телефона - для физического лица;

2. выписка из ЕГРИП (для ) или ЕГРИП. Также это может быть нотариально заверенная копия. Физическим лицам будет нужно отправить документы, которые удостоверяют личность;

3. документы, которые подтверждают соответствие компании требованиям заказчика (лицензии, сертификаты и тому подобное);

4.доверенность на право подписи документов для тендера: приказ об избрании или назначении на должность и так далее;

5. копии учредительных документов;

6. коммерческое предложение: фирма-производитель, страна, объем, цена предлагаемого товара и тому подобное;

7. если у заказчика имеются конкретные требования к качеству услуг или товаров, то участнику будет нужно предоставить документальное подтверждение того, что он способен выполнить условия;

8. может потребоваться обеспечение заявки: это банковская гарантия или подтверждение перечисления денег.

У участника появляется ответственность за подлинность отправляемых документов, так как они подписываются, нумеруются и прошиваются.

Документы для индивидуального предпринимателя регламентируется статьей 30 ФЗ № 44.

Документы для электронных торгов

Основные правила, а также порядок проведения устанавливаются статьей 66 ФЗ № 44. Главная особенность указанных торгов – вся процедура выполняется на электронной торговой площадке. Предоставить документальный пакет и подать заявку для торгов в этом случае может лишь участник, который прошел аккредитацию. Заявка включает две части:

1. первая часть определяется формулировкой тендерной документации. При необходимости детализации определенной услуги, технологии – участнику нужно подтвердить оговоренный пункт.

2. документация второй части включает информацию об участнике. В данном случае будет нужно подготовить все бумаги, которые включают список документов на тендер. Он соответствует требованиям для проведения открытых торгов. При этом вся необходимая информация для электронных торгов следует предоставлять в электронном виде. Для идентификации участника документы для участия подлежат заверению электронной подписью представителя организации, у которого есть соответствующие полномочия.

11.06.2019

Тендерная документация — это пакет документов, содержащий извещение о закупке, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам, условия заказчика передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете закупки.

Участие в тендерах и аукционах подразумевает под собой выполнение определенных условий, предоставление информации и документов, указанных в документации закупки. Сюда входят требования к компаниям-участникам, качеству и количеству необходимых товаров, работ или услуг.

Подготовка документов для тендера

Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник тендера должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный перечень — важнейшее условие участия в закупке.

Документооборот при проведении тендера регулируется Федеральными законами:

• государственные торги — ФЗ №44;
• закупки компаний с государственным участием — ФЗ №223.

Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия в аукционах может быть любым.

Документы для участия в открытом конкурсе

Процедура подачи заявок регламентирована ст.51 ФЗ №44. Главное, чтобы оформление и содержание документов отвечали требованиям, установленным в конкурсной документации и извещении о проведении открытого конкурса. Там же содержится информация о сроках и месте приема заявок.

Заявка на участие должна содержать опись документов. Требовать от участника документы, не оговоренные в ст. 51 ФЗ №44, заказчик не имеет права.

1. Информация и документы об участнике закупки, которые необходимо предоставить в составе заявки на участие в открытом конкурсе:

— для юридических лиц - название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом, ИНН учредителей, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (обычно, это Генеральный директор); для физических лиц — фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;

— выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц — документы, удостоверяющие личность;

— документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса: решение или протокол о назначении или избрании на должность, а также при необходимости - доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;

— документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям установленным в конкурсной документации (лицензии, сертификаты, декларации и т.д.);

— копии учредительных документов;

— решение об одобрении или о совершении крупной сделки;

— документы, подтверждающие отнесение участника к учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы или к организациям инвалидов;

— в случае применения национального режима: документы, подтверждающие соответствие такому режиму;

— документы, подтверждающие принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям в случае, если такое ограничение установлено Заказчиком в извещении и документации о проведении открытого конкурса.

2. Коммерческое предложение: цена предлагаемого товара (в случае осуществления поставки товара - цена за единицу товара), объем, страна происхождения;
3. в случаях, предусмотренных конкурсной документацией, копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации (сертификаты, паспорта качества и пр.);
4. если цена контракта в предложении участника ниже начальной максимальной цены контракта на 25% и более, то участнику необходимо предоставить подтверждение добросовестности, а именно копии ранее исполненных контрактов со всеми приложениями, а также все закрывающие документы по этим контрактам;
5. обеспечение заявки на участие в тендере: подтверждение перечисления денежных средств в виде платежного поручения или банковской гарантии.

Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.

Документы для участия в электронном аукционе

Основные правила оговорены в ст. 66 ФЗ №44.

Электронный аукцион отличается тем, что весь документооборот и заключение самой сделки происходит на электронных торговых площадках. Поэтому подать заявку на участие в электронном аукционе может только компания, которая прошла процедуру аккредитации.

Заявка состоит из 2 частей:

Содержание первой части зависит от того, какого рода закупка проводится (поставка товара, выполнение работ или услуг). Если в аукционной документации есть конкретные требования относительно любых качеств товара (размеры, внешний вид, функциональные характеристики и т.д.), участник должен согласиться на поставку или использование для выполнения работ именно такого продукта, а также указать конкретные характеристики требуемого товара в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком и нормативно-технической документацией.

Вторая часть - информация о компании-участнике. Во второй части заявки участник декларирует свое соответствие установленным Заказчиком требованиям к поставщикам, а также подтверждает это необходимыми документами (решение или протокол о назначении, решение или протокол об одобрении крупной сделки, лицензии, свидетельства допуска к различным видам работ и пр.).

Очень важный момент: все документы для участия в торгах должны быть заверены электронной цифровой подписью ответственного лица — представителя компании-участника, который имеет на это полномочия.

Чтобы подготовить всю необходимую тендерную документацию в срок, и быть уверенным в правильности ее оформления, обратитесь к профессионалам. Специалисты «РусТендер» всегда Вам помогут.

Особенности участия субъектов малого предпринимательства в аукционах

Согласно 44-ФЗ Заказчик имеет право разместить закупку с установлением определенных преимуществ. Наиболее часто устанавливается преимущество участия субъектов малого предпринимательства. Кроме того, согласно 44-ФЗ, преимущества также могут предоставляться:

учреждениям уголовно-исполнительной системы;

организациям инвалидов;

социально ориентированным некоммерческим организациям.

Чаще всего, субъектами малого предпринимательства являются Индивидуальные Предприниматели.

Документы для участия ИП в тендерах почти никак не отличаются от тендерной документации юридических лиц.

Основное отличие: вместо выписки из единого государственного реестра юридических лиц предоставляется выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

Выписку достаточно загрузить на площадке во время прохождения процесса аккредитации. Главное требование к выписке повторяется в законе несколько раз: она должна быть получена не ранее, чем за 6 месяцев до того, как информация о закупке была размещена в единой информационной системе.

Кроме этого, ИП необходимо будет прикрепить на площадку в процессе аккредитации копии документов, удостоверяющих личность, а иностранной организации — нотариально заверенный перевод на русский язык документов о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

В случае, если Вы нуждаетесь в помощи при составлении заявки на участие в торгах или не уверены в правильности заполнения, Вы можете воспользоваться нашей услугой оформления заявки или получить бесплатную консультацию наших специалистов .

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Любой конкурс сопровождается конкурсной документацией, которая представляет собой совокупность информации, необходимой потенциальным участникам для оформления и подачи заявки на участие. Цель документации: донести до потенциального участника условия проведения закупки, обозначить ее предмет и технические характеристики, информировать его о методах рассмотрения и оценки заявок и выявления победителя. Состав конкурсной документации в открытых запросах предложении достаточно стандартен, рассмотрим все ее элементы по порядку.

Извещение о проведении конкурса

Извещение – это документ, объявляющий конкурс. В нем содержатся основные сведения о конкретной закупке. Здесь указываются:

• номер закупки;
• название закупки;
• валюта конкурса;
• способ закупки;
• дата публикации;
• сведения об организаторе, в том числе наименование, тип, юридический и почтовый адреса, контакты ответственного лица;
• срок проведения процедуры, в том числе дата и время окончания срока приема заявок, их вскрытия и подведения итогов;
• предмет договора;
• начальная цена, ставка НДС, валюта;
• требования к денежному обеспечению заявки или исполнения договора;
• условия договора;
• имеющиеся ограничения по участию в конкурсе;
• сведения о заказчике, с которым подписывается договор (организатор и заказчик могут быть разными лицами или одним лицом);
• перечень товаров и указание их номенклатурной направленности.

Извещения на ЭТП формируется автоматически при заполнении организатором конкурса необходимой информации.

Документация по конкурсу

Сама документация по конкурсу обычно представляет собой инструкцию для участника, в которой рассматриваются следующие вопросы:

• описываются общие положения проводимой закупки (общие сведения, термины, требования к потенциальным участникам, прочие вопросы);
• приводится инструкция по участию в закупке (приводится общий порядок проведения конкурса, порядок публикации извещения и предоставления данной документации участникам, вопросы подготовки и подачи заявок возможными претендентами, вопросы проведения вскрытия заявок, их анализа и оценки, проведения процедуры уторговывания и последующего подписания договора);
• приводится инструкция по подготовке заявок участников (указывается перечень необходимых документов и требования к их заполнению и оформлению);
• представляется информационная карта конкурса (содержит информацию, аналогичную той, которая представлена в извещении);
• приводятся образцы всех форм, которые потенциальный участник должен заполнить и приложить к заявке;
• приводится проект договора (и при необходимости проект спецификации на поставку);
• указываются технические характеристики предмета закупки или иные требования, предъявляемые к нему;
• приводится методика оценки заявок потенциальных участников и выявления среди них победителя.

Документация по конкурсу – сводный документ, максимально раскрывающий все условия проведения закупки.

Проект договора

В документацию обязательно входит проект договора, с которым потенциальный участник должен ознакомиться. Практически всегда в документации есть пункт о том, что этот проект обязателен к подписанию поставщиков в случае его победы, поэтому ознакомиться с его текстом надо заранее. Если у вас есть какие-то возражения, то стоит рассмотреть вопрос либо об отказе от участия в конкурсе, либо попытаться решить имеющиеся противоречия с заказчиком.

Перечень позиций закупки

Перечень закупаемых товаров, работ, услуг присутствует в конкурсной документации обязательно, ведь это одна из основных частей конкурса. Здесь указывается: что хочет заказчик, в каком количестве, в какие сроки, с какими техническими характеристиками и другими условиями.

Проект спецификации на поставку

Проект спецификации обычно идет как приложение к проекту договора, здесь указывается перечень продукции, сроки и иные условия поставки. Проект спецификации может дополнять собой перечень позиций закупки или заменять его.

Техническое задание

Техническое задание – документ, содержащий технические требования заказчика к закупаемым товарам, работам, услугам. Здесь отражаются:

• общие требования;
• требования к стандартам на заявленные позиции и их сертификации;
• требования к безопасности и охране окружающей среды;
• требования к сопроводительной документации на товар, работы, услуги;
• требования к контролю качества продукции;
• требования к приемке продукции, ее транспортировке, хранению;
• условия поставки: условия, место, сроки поставки и грузополучатели;
• прочие условия, важные для заказчика.

Перечень лимитных цен

В конкурсах, по которым установлена лимитная сумма (максимальная сумма предложения потенциального участника с учетом НДС и всех расходов), конкурсная документация может содержать перечень лимитных цен попозиционно. В этом случае, в документации по конкурсу в требованиях к оформлению коммерческого предложения заказчик прописывает, что предложение участника не может превышать общую сумму лимита, в том числе отдельно по каждой позиции.

Методика анализа и оценки заявок

Методика включает в себя перечень критериев, по которым проводится оценка заявок, а также правила выставления оценок каждой заявке. В этой части конкурсной документации прописываются условия отклонения заявок и порядок выявления победителя среди тех, чьи заявки были допущены к оценке.

Приложения

В число приложений к конкурсной документации могут входить:

• формы документов, которые участник должен заполнить и приложить к заявке – они могут быть приведены по отдельности, в одном приложении или вставлены в документацию по конкурсу;
• форма уведомления о намерениях принять участие в закупке – документ, который необходимо заполнить и отправить заказчику, для выражения своих намерений стать участником конкурса. На ЭТП такое уведомление подается в электронном виде с помощью функционала площадки, никаких файлов заполнять не надо.
• схема оформления конверта – для закупок, проводимых в бумажном виде. Конверт с вашей заявкой должен быть оформлен надлежащим образом по образцу, чтобы заказчик мог идентифицировать его и принять.

Это основные элементы конкурсной документации практически всех закупок. При необходимости заказчик может добавить какие-либо другие документы, если они содержат важную информацию, необходимую для проведения конкурса.

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.

В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:

• конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
• документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.

Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.

Таблица сроков хранения

Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:

Как установить сроки

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Нормативные документы по закупкам, документы подтверждающие соответствие участника закупки требованиям - важная составляющая в вопросе получения положительного результата при . Закупочная деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Это касается и обычных сделок такого рода, и, особенно, сферы государственных заказов. В первом случае предприятие или организация, закупающая товары, услуги или нечто иное, должна опираться на основной документ Российской Федерации - его Конституцию. Также подобные сделки регулируются на уровне Гражданского Кодекса РФ, если они проводятся на конкурсной основе, в форме аукциона, организуемого для выбора главного претендента на заключение договора по закупкам.

Помимо этого в отношении них действуют положения Федерального Закона №223-ФЗ, Федерального Закона №135-ФЗ и Федерального Закона №161-ФЗ, иных нормативных документов, например, регионального значения. Наши адвокаты помогут Вам во всем разобраться, документы закупок 44-ФЗ и иных нормативов будут соблюдены, Ваша будет сделана только после разъяснения всех деталей будущего мероприятия.

Как подготовить документы к тендеру?

Тендером называется электронный аукцион, когда заказчиком выступает государственное предприятие, а исполнителем может быть любая компания, имеющая необходимые характеристики. Предприятие выполняется по определенным свойствам, главенствующим из которых является наиболее выгодная стоимость. Смысл аукциона - предложить заказчику самую выгодную стоимость выполнения работ. Участие в тендерах для предприятий налагает на них определенные требования. Существует установленный перечень документов для участия в тендере на строительство или выполнение других услуг или работ. Для этого от будущего нанимателя потребуется следующая информация:

1. непосредственно само оповещение о необходимости выполнения услуги или закупки товара;
2. подробная информация о предмете сделки;
3. условия работы на будущем проекте или поставка товара по определенной стоимости;
4. требования заказчика к будущему исполнителю.

Требования к документам:

Важным условием является правильно оформленные документы для участия в электронном аукционе. При несоответствии или неполном предоставлении перечня участник к торгам не допускается или предпочтение заказчиком отдается другому исполнителю.

Какие необходимы документы для участия в тендере ИП и как их правильно оформить, регулирует федеральное законодательство. Также то, какие документы нужны для тендера в конкретной ситуации, можно уточнить на площадке, где проходят торги в разделе требований к исполнителям.

ПОЛЕЗНО : смотрите видео и узнаете как участвовать в тендерах правильно, задайте свой вопрос в комментариях ролика и получите бесплатный совет адвоката по госзакупкам уже сегодня

Список документов для участия в тендере:

Список документов для участия в тендере для юридических и частных лиц различен. Для компаний он содержит следующие:

• информация об организации: название, юридический адрес, перечень учредителей, исполняющих руководящие функции, копии;
• выписка из единого реестра юрлиц. Для ИП выписка из ЕГРИП;
• документ, подтверждающий, что лицо, которым осуществлялась подготовка документов к тендеру, имеет на это полномочия;
• подтверждение того, что исполнитель может профессионально выполнять заказ, в аукционе, на котором он принимает участие (лицензии, свидетельства, сертификаты и прочие).

Для физического лица требуется предоставить следующее: информацию об исполнителе: паспортные данные, адрес, номер телефона и сам паспорт.

Перед тем, как подготовить документы к тендеру, необходимо проанализировать примерный объем работ заказчика и составить смету. Далее потенциальному заказчику в процессе торгов исполнители направляют коммерческие предложения. Существует правило на демпингование цены. Если подрядчик озвучивает стоимость, заниженную более, чем на четверть от минимальной указанной, то ему потребуется доказать свою добросовестность. Это можно сделать, приложив ранее исполненный контракт с приложениями о его исполнении.

Наш адвокат советует изучить нормативные документы при закупке товаров или услуг перед началом участия в конкурсе:

Если закупочная деятельность осуществляется в стандартном порядке и не связана с проведением конкурсов и аукционов, то на причастное к ней предприятие на накладывается большого объема обязательств. Закупки иного рода регулируются Гражданским Кодексом РФ, в частности, о порядке их проведения можно узнать из статей 447-449 первой части ГК РФ и из статей 1057-1061 второй части ГК РФ.

Отдельно следует отметить и нормативные документы регламентирующие закупки, осуществляемым в рамках государственных заказов. Их достаточно много, поскольку данный вид деятельности связан с интересами государства и должен иметь устойчивую правовую базу. Важность их изучения поможет избежать в будущем неприятности, связанной с . Основными среди них являются:

• Федеральный закон, касающийся порядка работы контрактной системы закупок товаров, услуг, предназначенных государственных и муниципальных нужд, который регулирует самые основные положения, относящиеся к сфере госзакупок.
• Федеральный Закон, определяющий порядок осуществления закупок товаров, работ, услуг юридическими лицами разного уровня, документы участия в закупках, в котором прописаны основные моменты правоотношений в процессе осуществления госсзакупок организациями и предприятиями.
• Федеральный Закон об электронной подписи, в котором указан порядок использования электронных средств подтверждения личности в процессе разного рода сделок, в том числе и в сфере закупок.
• Постановления Правительства на основе Федерального Закона №44-ФЗ от 05.04.2013, и т.п. документы в сфере закупок.

Список правовых документов по закупкам насчитывает не один десяток наименований, поэтому разобраться в них сможет только компетентный юрист, который уже имел опыт практической деятельности в данной сфере. Поэтому всем, кто решил принять участие в закупках на конкурсной основе, рекомендуется заручиться поддержкой квалифицированного адвоката. Наша юридическая помощь поможет добиться положительного результата, Ваши документы подтверждающие соответствие участника закупки единым требованиям будут проверены и проанализированы до начала процедуры.

ПОЛЕЗНО : смотрите ВИДЕО по теме участия нашего адвоката в антимонопольном споре и подпишитесь на канал YouTube, чтобы иметь возможность получать совет адвоката через комментарии к ролику.

Читайте еще по вопросам закупок:

С нашим адвокатом будет простым делом

Мы проведем профессионально