Срок хранения кадровых документов с года. Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Постоянный срок хранения

Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами установлены сроки хранения документов;
• каковы сроки хранения документов в организации;
• как часто надо производить экспертизу ценности документов.

Как определить сроки хранения документов 2016

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558;
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
• Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988 г;
• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).

Полезная информация для кадровика: изучаем .

Срок хранения документов в организации в 2016 году

Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.

Расскажет эксперт.

Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.

Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:

• для приказов и распоряжений по личному составу, тарификационных ведомостей, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним — 75 лет;
• для направлений и уведомлений о трудоустройстве, анкет и заявлений не принятых на работу лиц — 3 года;
• для приказов о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, предоставлении отпусков — 5 лет;
• для табелей и графиков рабочего времени при нормальных условиях труда — 5 лет, при вредных и(или) опасных условиях труда — 75 лет;
• для личных карточек работников — 75 лет;
• для подлинников трудовых книжек, дипломов, аттестатов и прочих личных документов — до востребования работниками, невостребованные подлинники хранятся 75 лет.

Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.

Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Экспертная комиссия

Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

• разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
• экспертизы ценности документов;
• розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
• упорядочения и оформления документов.

Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело завершено, личное дело окончено) (п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях.
Их уничтожают по истечении срока хранения.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее (временное);
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Хранение кадровых документов

Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

• с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
• постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
• хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
• хранения до замены новыми;
• хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и командировках хранят не менее пяти лет.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация-страхователь должна хранить шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Любая компания должна строго соблюдать сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица с указанием сроков хранения документов организации поможет разобраться, что передать в архив, а что можно уничтожить.

Как посчитать сроки хранения документов

Сроки хранения первичных документов отсчитываются с момента окончания периода, в котором этот документ использовался.

В каком виде хранить документы

Компания может хранить документы и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, ст. 80, 314 НК РФ). Документы нужно подписать электронной цифровой подписью.

Важно! Если на момент проведения налоговой проверки срок хранения первичного документа не истек, компания должна хранить его до окончания проверки. То есть, срок хранения документа истекает в середине проверки - уничтожать его нельзя.

Таблица. Сроки хранения документов в организации в 2016 году.

Российский бухгалтер, N 6, 2016 год
Ирина Семенченко,
эксперт журнала

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Именно такое определение приведено в законе от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" . Федеральным законом от 2 марта 2016 года N 43-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" были установлены сроки временного хранения таких документов. В данной статье рассмотрим основные изменения, которые были внесены в этом году.

Согласно ст.3 Федерального закона N 125-ФЗ архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч.1 ст.17 Федерального закона N 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

- на государственные органы;

- на органы местного самоуправления;

- на организации;

- на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч.1 ст.13 Федерального закона N 125-ФЗ).

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.82013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" , утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года N 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч.5 ст.14 Федерального закона N 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч.3 ст.6 и ч.1 ст.23 Федерального закона N 125-ФЗ).

Частью 3 ст.6 Федерального закона N 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень);

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Наряду с документированием и сопровождением трудовых отношений в перечень основных функций кадрового делопроизводства включены операции с оформленными документами, в частности, их хранение, сдача на архивное хранения и проведение экспертизы ценности. Хранение кадровых документов-2016 регламентируется:

• Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»», утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558;
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Сроки хранения кадровых документов в 2016 году

Перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Минкультуры России, считается основным нормативным документом, в соответствии с которым определяются сроки хранения кадровых документов организации и осуществляется их отбор для проведения экспертизы ценности и уничтожения. Приведенные в Перечне сроки распространяются на всех работодателей независимо от количества сотрудников, при этом хранение кадровых документов в организации в 2016 году должно осуществляться по всем правилам, с обязательным формированием дел и обеспечением их сохранности.

Продолжительный, составляющий более 10 лет срок хранения — важная характеристика целого ряда кадровых документов: например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним нельзя уничтожать в течение 75 лет, равно как списки работников, занятых на производстве с вредными или опасными условиями труда, и многие другие виды документации по личному составу организации.

Различают две стадии хранения документов - текущее и архивное. Первая стадия предполагает хранение в делопроизводстве, вторая - передачу в архив. Ежегодно работодатель должен проводить экспертизу ценности документов и ряд связанных с ней организационных и технических работ по формированию дел, составлению описей и уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения, не имеющих научной или практической ценности.

Архивное хранение кадровых документов в 2016 году

Текущее хранение кадровой документации осуществляется в помещении кадровой службы, которое нужно оборудовать специальным шкафом или сейфом. Архивное хранение кадровых документов продолжительного или постоянного срока хранения предполагает их передачу в государственный или муниципальный архив при наличии договора комплектования. В случае отсутствия такого договора бумаги передаются в архив организации. Если есть возможность, лучше выделить для этой цели отдельное помещение и обеспечить в нем нормативные условия хранения. Архив нельзя располагать в ветхих, сырых и пожароопасных строениях. При отсутствии подходящего помещения можно организовать хранение архивных документов в кадровой службе.

В крупных организациях обычно предусматривается должность архивариуса, но иногда его функции по совместительству выполняет другой сотрудник. Подготовка кадровых документов к архивному хранению и их передача в архив происходит по заранее утвержденному графику, который согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела. Выдача документов из архива по заявкам сотрудников и представителей других организаций также происходит в соответствии с четким регламентом, который необходимо заранее разработать и утвердить. При этом срок выдачи дел во временное пользование не может превышать трех месяцев.

Правила хранения кадровых документов

При хранении кадровой документации следует учитывать ее социально-правовой характер и обеспечивать целостность, сохранность и достоверность каждого документа. Если документы хранятся в кадровой службе, необходимо отделить архивную часть помещения от места, в котором ведется прием посетителей. Самые ценные документы хранятся в сейфах и надежно запирающихся шкафах.

С наступлением нового календарного года документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой, принятой в организации. Данная процедура существенно облегчает хранение и поиск информации, а также упрощает дальнейшую работу по подготовке документов к передаче в архив. Правила хранения кадровых документов в 2016 году предлагают раздельную группировку:

• документов временного и постоянного хранения;
• оригиналов и копий;
• разных видов распорядительных документов.

Порядок хранения кадровой документации на электронных носителях определяется приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Порядок хранения кадровых документов

Во избежание штрафов и возможных рисков работодатель обязан соблюдать предписанный архивным законодательством порядок хранения кадровых документов в 2016 году. Нередко утрата или порча оригинала важного документа влечет негативные последствия для всей организации, особенно если речь идет о первичной документации. Если по какой-либо причине такой документ уничтожен, работодатель должен назначить комиссию по расследованию причин происшествия и принять все доступные меры по восстановлению утраченной информации.

Необходимо следить не только за сохранностью дел, но и за правильностью их оформления: все папки должны нумероваться и прошиваться. Оформленные папки с делами вертикально расставляются на полках архива в соответствии с последовательностью их расположения в применяемой номенклатуре, личные дела уволенных сотрудников расставляются в алфавитном порядке.