Номенклатурой дел называется. Номенклатура дел от а до я. Виды номенклатур дел

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.

Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Изучим ее основные функции:

• Номенклатура дел будет основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и будет пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и будет нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кᴏᴛᴏᴩые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Стоит заметить, что они будут методическими пособиями и могут быть использованы организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, кᴏᴛᴏᴩые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рисунок № 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.)

Рисунок № 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр)

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2)

В первой графе указывается индекс дела. Стоит заметить, что он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Стоит сказать - положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»)

Во вторую графу включается ключевой элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с кᴏᴛᴏᴩым связано содержание документов;
• даты (период), к кᴏᴛᴏᴩым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.) Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. В случае если документов образуется больше, заводится следующая папка с данным же заголовком и индексом. Стоит сказать, для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. По϶ᴛᴏму информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Важно заметить, что одним из основных справочников для определения сроков хранения будет Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения будут типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Стоит сказать, для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в ϶ᴛᴏй графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, кᴏᴛᴏᴩая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. В случае если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его крайне важно делить на тома (части) В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рисунок № 5.3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3)

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание

1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

1.2 Оформление сроков хранения дел

Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения

2.3 Формирование и хранение дел

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Цель курсовой работы - рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

Проанализировать понятие номенклатуры дел;

Рассмотреть оформление сроков хранения дел;

Рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;

Выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖ А НИЕ

1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел -- это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел -- это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

Соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;

Применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

Следить за стабильностью индексов.

Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.

С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая -- обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.

Каждый документ характеризуется рядом признаков.

Одни из них -- существенные, постоянные, другие -- несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».

Принято выделять шесть таких признаков. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.

2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.

4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.

5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись" о количестве заведенных дел (томов).

1.2 Оформление сроков хранения дел

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел

В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

Изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях -- его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;

Составление и оформление проекта номенклатуры дел;

Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях -- его уточнение и дооформление;

Утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.

Рисунок 1 - Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения

Рисунок 2 - Вариант оформления сводной номенклатуры дел

При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

Учредительными документами предприятия;

Положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

Номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

Документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.

В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.

Первая из них -- «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

Сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

Сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;

Сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, -- в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

Название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);

Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

Название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.

1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка -- в скобках -- указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».

2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются -- вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».

В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются -- вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».

Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».

3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:

4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».

5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».

Если предполагается, что дело -- например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, -- будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем -- при необходимости -- заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:

При формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), -- заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.

Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный -- при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового -- по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

Уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;

Уточнение заголовков дел, их индексов;

Включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.

Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;

В графе 2 указываются заголовки дел;

В графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;

В графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;

В графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем -- в течение всего срока действия номенклатуры дел -- в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») -- о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

Отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;

Сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

Отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.

Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы -- например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

Руководителем архива предприятия;

Руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия -- только проектов сводных номенклатур дел;

Службой ДОУ (делопроизводством) -- только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразд е ления

Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3, а сводной номенклатуры дел -- на рис. 4. Остановимся далее на организации работы со сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.

Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

Рисунок 3 - Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения

С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:

В делопроизводство (службу ДОУ) -- в качестве рабочего экземпляра;

В архив;

В архивное учреждение.

Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.

Рисунок 4 - Особенности разработки сводной номенклатуры дел

Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работе как в бумажном, так и в электронном виде.

2.3 Формирование и хранение дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.

Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.

Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.

Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.

Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.

Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.

Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.

На заведенное дело оформляется обложка, на которой указываются следующие данные:

Методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам и хронологии с относящимися к Ним приложениями.

Коллегиальные документы надо группировать в два дела:

В первое -- протоколы и решения коллегиального органа;

Во второе -- документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшивается инициативный документ.

Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме на работу (направление или представление);

3) анкета;

4) листок по учету кадров;

5) автобиография;

6) документы об образовании;

7) выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

8) дополнение к личному листку по учету кадров;

9) дополнение к личному делу по учету поощрений;

10) справки и другие документы.

Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.

Предложения и заявления граждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Каждое заявление или жалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляются дополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.

Переписку следует группировать в дела за период учебного или календарного года. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

На каждое рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов:

Рацпредложения -- заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов);

Справки заявителю о получении от него рационализаторского предложения;

Письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;

Решения о внедрении или отклонении рацпредложения;

Переписки по рацпредложению.

На каждую заявку о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы:

Внутренняя опись документов;

Заявление о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;

Описание предполагаемого открытия, изобретения (чертежи);

Справка о приеме заявки к рассмотрению;

Дополнения и исправления к описанию изобретения, открытия и чертежам;

Заключение о наличии новизны (либо ее отсутствии);

Заключение о полезности предполагаемого изобретения;

Данные экспертизы на новизну;

Публикации в Бюллетене изобретений;

Переписка по заявке на изобретение, открытие.

В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.

Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.

Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.

В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.

5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998.

10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

14. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.

15. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

16. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007.

17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

Подобные документы

Общие требования к номенклатуре дел. Классификационная схема номенклатуры дел при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Виды номенклатуры дел. Унифицированная форма текста. Правила составления и оформления номенклатуры дел.

презентация , добавлен 13.03.2010


Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел.

реферат , добавлен 21.10.2013


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа , добавлен 27.07.2008


Оценка и ее место в формировании информационной системы бухгалтерского учета. Сущность калькуляции, ее разновидности и содержание. Порядок разработки номенклатуры статей затрат. Формирование расширенного воспроизводства валового внутреннего продукта.

реферат , добавлен 26.06.2010


Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.

контрольная работа , добавлен 01.03.2009


Номенклатура дел - оформленная соответствующим образом сводная ведомость заглавий дел, ведущиеся в организации на протяжении года. Порядок формирования и ее удостоверения. Срок хранения дела и номера статей по перечню. Индекс, заголовок и количество дел.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.

курсовая работа , добавлен 09.09.2014


Классификация затрат для расчета себестоимости продукции. Учет расходов по экономическим элементам. Расшифровка информации о затратах бухгалтерской отчетности. Выбор номенклатуры синтетических и аналитических счетов производства и объектов калькуляции.

контрольная работа , добавлен 25.04.2016


Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010


Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры.

Новая страница 1

Номенклатурадел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

- распределения исполненных документов в дела;

- систематизации дел;

- закрепления индексов дел;

- установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организациидел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. Вноменклатуру дел должны быть включенывсе документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельностиорганизации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

р азделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

· условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

· порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняе тся в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

· о заведении дел;

· о переходящих делах;

· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

· о выделении дел к уничтожению;

· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено »). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел могут быть индивидуальными , примерными и типовыми .

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Как правило, типовой номенклатурой дел устанавливается единая индексация документов для учреждений данной системы. Например, во всех подразделениях министерства дела с копиями приказов министра будут учтены под одним номером – 02. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.

Примерные и типовые номенклатуры служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел .

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; её согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения передаётся в службу ДОУ, где составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которую подписывает руководитель службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления её на утверждения руководителю организации, а также срок введения в действие.

Сводная номенклатура дел печатается в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр находится на постоянном хранении, 2-й выдаётся для работы, 3-й передаётся в архив организации в качестве учётного документа, а 4-й экземпляр остаётся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учёту как самостоятельное дело. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся не менее 10 лет.

Трудовой договор.

Трудовой договор – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

В трудовом договоре устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания о долгосрочному расторжению.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится на предприятии, 2-й – у сотрудника.

При заключении контракта соглашением сторон может оговариваться срок испытания в целях проверки соответствия работника поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приёме на работу. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовые договоры заключаются на неопределённый срок и на определённый срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

После подписания обеими сторонами трудового договора администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60 Трудового кодекса РФ).

Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора, в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.

Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

§ Место и дата составления трудового договора;

§ Наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руководителя и работника;

§ Общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчинённость и т.д.);

§ Функции, обязанности и права работника;

§ Условия организации труда работника;

§ Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;

§ Ответственность сторон и разрешение споров;

§ Изменение и расторжение трудового договора;

§ Срок действия договора;

§ Юридические адреса сторон.

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Трудовой договор должен быть заключён не позднее трёх дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

3. Требования к составлению и оформлению номенклатуры.

Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

§ Единство в подходе к учёту, систематизации, описанию и поиску документов;

§ Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;

§ Стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции учёта документов.

Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно-распорядительной, планово-отчётной и других групп документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также: штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы, экспресс-информации.

Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (для учебных заведений – с 1 сентября нового учебного года).

Номенклатуру дел пересогласовывают с отраслевым архивом не реже, чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока её предыдущего согласования.

Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно-отраслевого типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учёте организационной структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утверждённой структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать секретариат (канцелярию).

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку, названиями разделов и подразделов являются управленческие функции, которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре учреждения в течение делопроизводственного года.

Каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь собственный строго определённый индекс, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

Как правило, в номенклатурах дел структурных подразделений следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.

В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о «переходящих» делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для продолжения.

Заголовки дел указываются в соответствующем разделе номенклатуры дел. Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

В основном используют следующие признаки документов при составлении заголовков дел:

§ Номинальный – за основу берётся вид документа, которые помещаются в дело (приказы по личному составу);

§ Корреспондентский – определяется по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке (например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам распределения молодых специалистов);

§ Предметно-вопросный (основной признак), отвечающий на вопрос «о чём документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

§ Хронологический – содержит указание о том, за какой временной период сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом России за 2000 – 2002 годы);

§ Географический – используется в случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединённых признаком территории, на которой они расположены (отчёты глав администраций Центрального района Воронежской области).

Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», входящие письма», «разное»

Элементы заголовка располагают в такой последовательности:

§ Наименование вида документа (приказы, протоколы, отчёты);

§ Наименование организации, которой адресована или от которой будет получена документация (адресат или корреспондент документа);

§ Название местности, с которой связано содержание документов дела;

§ Даты (период времени) документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады). Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например, «Приказы по основной деятельности».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей) и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнений.

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведётся. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».

Термины «материалы» и «документальные материалы» ГОСТом не предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не рекомендуется.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов). Дела группируют и подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая – «переходящие» дела.

Составляет и подписывает итоговую запись (рис. 29) сотрудник (секретарь), работающий с номенклатурой дел.

Оформление номенклатуры дел.

Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.

Реквизиты номенклатуры дел:

§ Наименование организации;

§ Наименование вида документа;

§ Индекс;

§ Место составления;

§ Гриф утверждения;

§ Заголовок к тексту («На 2012 год»);

§ Текст (табличная форма);

§ Подпись, отметка о согласовании.

Реквизиты оформляются по ГОСТ Р. 6.30 – 2003, второй и последующие листы нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф (рис. 30).

1. «Индекс дела» – обозначается арабскими цифрами, состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома (т.2). Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе – в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше, формируют следующий том.

2. «Заголовок дела (тома, части) – включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

3. «Количество дел (томов, частей)» - заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Её данные используют при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведённых в определённом году в организации.

4. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее время основным нормативным документом при определении срока хранения документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых управленческих документов.

5. «Примечания» - вносятся сведения о «переходящих» делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.

Требования к условиям труда работников службы ДОУ. Организация рабочих мест.

Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1) чёткое организационное построение службы ДОУ, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников;

2) правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов - инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3) нормирование труда работников службы ДОУ, которое призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника;

4) внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;

5) рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6) организационное и методическое руководство службой ДОУ.

Один из способов улучшения организации труда - взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем, чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

В служебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовал». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению обей освещённости помещений и сокращению утомляемости. Главное - мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.

В то же время необходимо учитывать, что шум в определённых дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодичную или ритмичную музыку.

Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы – обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъёмно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов *папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы).

Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители.

ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие требования:
1) устанавливать оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2) размещать предметы и средства труда с учётом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3) материалы, не требующие срочной обработки, должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4) следует размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определённых местах в целях достижения автоматизма движений: все используемые материалы должны быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.

Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.

Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78x156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.

Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на с толе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.

Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.

Личная карточка формы Т-2.

Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приёме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утверждённую постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», и обязательная для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации (рис 18).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы (секретарём) на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слова самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учётных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких-либо сокращений. Профессия записывается в точном соответствии с её названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий. Графа «стажа работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении, указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учёте», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приёме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника – владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьёй Трудового кодекса Российской Федерации.

В конце карточки обязательно проставляется дата её заполнения и личная подпись работника, её заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трём первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет минус В (возраст сотрудника) (согласно Перечню типовых управленческих документов).

Требования к формированию дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914 – 72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае – утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нём подписи, а на копии – заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нём проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которые есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. В дело помещают документы одного делопроизводственного года, за исключением дел «переходящих». Личные (либо судебные) дела ведутся в течение всего времени, пока лицо работает на данном предприятии (либо находится под следствием).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщённость структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждения не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твёрдых папках. Различаются две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используют папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведённым после включения в в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.

К расположению материалов внутри дела предъявляются определённые требования. Документы в делах могут располагаться в такой последовательности:

1) Вопросно-логическая – предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса: сначала помещается основной документ с относящимися к нему приложениями, а затем в хронологической последовательности размещаются документы, возникшие в ходе решения вопроса;

2) Хронологическая – материалы внутри дела располагаются начиная с более ранних дат (протоколы, приказы);

3) Алфавитная – документы располагаются в алфавитном порядке по начальной буквы фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);

4) Нумерационная – располагаются бухгалтерские документы, относящиеся к определённому учётному реестру (номер печатается типографским способом).

Резюме.

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа как резюме. Его назначение – дать полное представление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества¸ организаторские способности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение – заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или факсу. Оно должно профессионально выглядеть и быть визуально привлекательным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя места работы, учёбы, их надо указывать в обратном хронологическом порядке. В резюме обязательно указывается дата составления, подпись автора не оформляется. Например:

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде‑тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким - такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя.

Классификация документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).