Акт хранения материальных ценностей. Особенности акта приема-передачи товара на хранение

Ответственное хранение – это передача владельцем (юридическим лицом) товара на склад обслуживающей компании. Это платная услуга, которая предполагает наличие у обслуживающего агента хорошо оборудованных складских помещений. Компания, принимающая товар на хранение, несет за него полную ответственность.

Такое хранение может быть выгодно, если склад не требуется постоянно, а компания совершает отдельные сезонные или разовые закупки. В таких случаях оснащение собственного склада не окупится, а хранение товара в неприспособленных помещениях может привести к их порче. Любая передача материальных ценностей должна быть документально оформлена. Ответственное хранение сопровождается составлением акта передачи.

Правила оформления акта передачи на ответственное хранение

Если товар передается по договору, не требующему нотариального удостоверения, акт может быть составлен в простой письменной форме. Каждая из сторон договора получает экземпляр акта передачи. Если сторонами договора выступают юридические лица, акт скрепляют подписью руководителей и печатями обеих сторон.

В тексте акта необходимо подробно описать передаваемые материальные ценности, указав идентификационные данные, индивидуальные номера, заводские реквизиты, государственные номера и т. п. Кроме материальных ценностей, передаваться могут сертификаты и паспорта товаров. Этот факт также должен быть отражен в акте передачи.

При передаче материальных ценностей присутствуют представители передающей и принимающей стороны с документами, подтверждающими права представления (доверенности в простой письменной или нотариальной форме). Доверенности приобщаются к пакету документов, дополняющему акт передачи. Документ должен быть действительным и полномочия поверенного лица достаточными для совершения передачи материальных ценностей на ответственное хранение.

В российском законодательстве нет понятия «ответственное хранение», официально такой вид передачи материальны ценностей относится к складским услугам. При учете переданных на хранение товаров используют форму МХ-1. Этот документ применяется для бытового хранения и для услуг специализированных фирм.

Товар переходит на ответственное хранение в момент подписания сторонами акта приема-передачи. Форма МХ-1 может называться:

• Акт приема-передачи на склад.
• Акт об ответственном хранении.
• Акт приемка на ответ хранение.
• Акт на передачу товаров на хранение.
• Акт передачи ТМЦ.

Договор ответственного хранения предполагает, что материальные ценности передаются на склад при условии их возврата. Этот признак отличает хранение от охраны, так как при охране объект не передается и не возвращается. Если подписан договор ответственного хранения, передачу можно проводить оформлением накладных. При этом в накладной нужно указать, что товар передается на ответственное хранение.

Кроме договора, передачу товара на ответственное хранение необходимо фиксировать документально. Существует ряд сделок, при которых факт передачи товаров должен быть отражен в документах установленной формы. Операция хранения товара на складе относится к числу таких сделок.

В текущей деятельности любой компании может случиться ситуация, при которой возникнет необходимость передачи имущества на временное сохранение другому предприятию. В этом случае создается специальный документ – акт приема передачи на ответственное хранение.

ФАЙЛЫ 2 файла

Что входит в понятие «ответственное хранение»

Вообще, в российском законодательстве такой термин отсутствует. На практике под ним понимается передача товарно-материальных ценностей от одного лица другому (физическому или юридическому) на какой-либо промежуток времени под полную материальную ответственность за определенную плату. Местом хранения обычно является склад или иное помещение, для этого предназначенное (например, ангар, гараж, база и т.д.).

Какие товары можно передавать на ответственное хранение

Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.

Зачем нужен акт, его значение

Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.

С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.

Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.

Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.

В какой момент делается документ

Акт всегда оформляется непосредственно в момент приема-передачи товарно-материальных ценностей. Именно эту дату и надо ставить в документе. Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы.

Как сформировать акт, особенности бланка

Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.

Во-первых , имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу. Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа. Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы. Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия.

Во-вторых , вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании. Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы.

Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара. По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями.

Сведения об акте внесите в специальный журнал учета – он должен быть в каждой организации, предоставляющей услуги по хранению чужого имущества. Акт храните на протяжении периода, который установлен по закону или же в течение срока, обозначенного в учетной политике вашей компании.

Образец акта приема-передачи на ответственное хранение

Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.

• Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
• затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
• Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
• Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
• После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.

Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).

Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.

В соответствии с законодательными нормами процедура торговли должна осуществляться с документальным сопровождением. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода затруднений.

При этом нужно помнить о множестве нюансов. Основным документом, который нужно во всех без исключения случаях при приеме и передаче товара на хранение составлять, является специальный акт.

Он имеет определенную установленную в нормативных документах формах. При этом возможно отступать от данного формата в определенных случаях. Некоторые организации составляют свой собственный шаблон акта.

Подобное не всегда допустимо. Нужно в обязательном порядке заранее рассмотреть все нормативные документы, которые определяют этот вопрос. Только так возможно будет избежать проблем, осложнений с контролирующими органами.

Основные моменты

Процесс товарооборота должен осуществляться в соответствии с определенными требованиям законодательных норм. Нарушение их может привести к достаточно серьезным осложнениям.

В первую очередь – к штрафам со стороны налоговой службы . Налоговики достаточно часто проверяют именно документы, которые отражают процесс осуществления каких-либо операций.

Сегодня почти все без исключения предприятия перешли на автоматизированную систем учета товара. Аналогичным образом обстоит дело с различными сопутствующими документами.

Специальные автоматизированные программы имеют заготовленные шаблоны, в них достаточно ввести необходимые данные.

Именно в случае несоответствия составленного акта обозначенному закону документ попросту признается недействительным.

На данный момент рассматриваемый НПД включает в себя следующие обязательные для рассмотрения разделы:

Стоит избегать различного рода нарушений при составлении документов различного типа. Это позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Существует достаточно большое количество самых разных нюансов. Со всеми необходимо разобраться заранее. Только так возможно будет избежать различных неприятностей.

Возникающие нюансы

Сегодня процедура составления документов рассматриваемого типа автоматизирована. Что позволяет свести к минимуму вероятность каких-либо ошибок.

Тем не менее, стоит обязательно ознакомиться с некоторыми требованиями к шаблонам документов. Найти их не составит труда через интернет. Но при этом нужно использовать только авторитетные, хорошо себя зарекомендовавшие источники.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся следующие:

Порядок составления

Непосредственно алгоритм составления актов рассматриваемого типа является стандартным. Но важно помнить о существенных различиях, связанных непосредственно с причиной составления документа.

Именно в зависимости от этого необходимо выбирать определенный формат документа. Например, в стандартном случае при приеме и передачи товаров используется только МХ-1.

Если же имеются претензии, товар необходимо будет вернуть – необходимо использовать .

Акт МХ-1

В случае просто приема и передачи товара необходимо составлять акт по форме МХ-1.

Данный документ включает в себя следующие обязательные пункты:

• полное наименование самого документа;
• ссылка на законодательную норму на основании которой он составляется;
• код по , ОКПО;
• вид деятельности по ОКДП, ОКПО;
• номер договора, дата составления договора;
• номер документа и дата составления;
• полное наименование структурных подразделений сторон, их юридический адрес и контактные данные;
• наименование места хранения конкретного товара;
• продолжительность хранения;
• полный перечень товарно-материальных ценностей в виде составленной заранее таблицы:

1. Номер по порядку.
2. Наименование товара, код.
3. Характеристики.
4. Единицы измерения.
5. Количество или же масса – в зависимости от способа измерения.
6. Оценка стоимости.

• условия хранения – обычно прописывается «в соответствии с договором»;
• особые отметки;
• товарно-материальные ценности;
• подписи с расшифровками должностных лиц:

При наличии таковой обязательно внизу должна стоять печать предприятия.

Форма МХ-3

При составлении формы МХ при возврате ценностей или же в случае наличия претензий необходимо включать следующие основные разделы в данный документ:

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение – документ отражающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение. После заключения данного акта, вся материальная ответственность передается хранителю. Вместе с ним необходимо составить сделку, в которой будут прописаны оказания услуг. Сделка заключается и подписывается обеими сторонами.

Акт приема-передачи ТМЦ имеет типовую рекомендуемую форму МХ-1, используется достаточно часто, и относится к числу типовых документов. Данная форма может видоизменяться для удобства отражения дополнительной информации. В ней зафиксирован акт, связанный с приемом-передачей тех или иных материальных ценностей на хранение. Его ценность заключается в том, что именно в этом акте фиксируется факт передачи ценности между двумя лицами (от поклажедателя к хранителю)

Поклажедателем считается лицо, которое дает на хранение ту или иную материальную ценность. Хранитель отвечает за то, чтобы принять эту ценность. В акте прописаны все необходимые сведения о ТМЦ и особенности, связанные с их хранением.

Акт приема-передачи материальных ценностей. Образец заполнения

Рассмотрим данные, которые должны в обязательном порядке присутствовать в акте о приеме-передачи ТМЦ:

• ФИО индивидуальных предпринимателей либо физических лиц;
• наименование организации;
• адресс и контактные данные покладежателя и хранителя;
• срок, условия и список ТМЦ переданных на ответственное хранение;
• название акта и дата его заключения;
• подпись обоих участников, печать.

Бланк документа «Акт передачи (к договору хранения)» относится к рубрике «Договор хранения, документы на хранение». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.

Акт передачи

(к договору хранения)

г. [вписать нужное] [число, месяц, год]

[Ф. И. О. и паспортные данные (для физических лиц)/полное наименование, Ф. И. О. и должность руководителя, документ, подтверждающий его полномочия (для юридических лиц)], именуемый в дальнейшем "Хранитель", с одной стороны

и [Ф. И. О. и паспортные данные (для физических лиц)/полное наименование, Ф. И. О. и должность руководителя, документ, подтверждающий его полномочия (для юридических лиц)], именуемый в дальнейшем "Поклажедатель", с другой стороны, а вместе именуемые "Стороны", составили настоящий акт о том, что:

1. Поклажедатель передает, а Хранитель принимает на хранение следующее имущество: [указать какое имущество, его индивидуальные характеристики] в количестве [вписать нужное], общей стоимостью [вписать нужное], которые Хранитель обязуется хранить и возвратить в сохранности на условиях договора хранения N [значение] от [число, месяц, год].

2. Состояние передаваемого имущества [вписать нужное] и соответствует оговоренному в договоре хранения.

3. Настоящий акт является неотъемлемой частью договора хранения N [значение] от [число, месяц, год].

4. Настоящий акт составлен в двух аутентичных экземплярах, по одному для каждой Стороны, имеющих одинаковую юридическую силу.

Хранитель Поклажедатель

[вписать нужное] [вписать нужное]

• 
  Не секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника. Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много.
• 
  На работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться.
• 
  Сплетни в рабочем коллективе – вполне обыденное явление, причем не только среди женщин, как это принято считать.
• 
  Предлагаем вам ознакомиться с антисоветами, которые подскажут, как не надо разговаривать с начальником офисному работнику.